Coworking Spaces ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên như thế nào

“Tôi cảm thấy rất cô đơn trong công việc của mình. Tôi cảm thấy chán ngấy với việc làm việc tại nhà và không có ai để trò chuyện nhưng cũng cảm thấy mất kết nối không kém khi phải đến văn phòng để họp nhóm trực tiếp.” — Người được phỏng vấn nghiên cứu, một nhà quản lý dự án ở Vương quốc Anh

Nhân viên và người sử dụng lao động phải đối mặt với một thách thức: làm thế nào để tối ưu hóa các chính sách làm việc kết hợp để tối đa hóa lợi ích cho cả hai bên, bao gồm giảm tác động suy nhược của sự cô đơn của nhân viên. Những nhân viên cô đơn như người trên có xu hướng cảm thấy hạnh phúc kém hơn và hiệu suất làm việc thấp hơn — cả hai vấn đề đều ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.

Thật không may, công việc từ xa và kết hợp có thể làm trầm trọng thêm cảm giác cô đơn của nhân viên. Tuy nhiên, điều này không ngụ ý rằng người sử dụng lao động nên vội vàng đưa nhân viên trở lại văn phòng. Sự cô đơn nơi làm việc ngày càng leo thang trước đại dịch khi hầu hết các công việc tri thức đều được tiến hành tại văn phòng. Ngoài ra, việc quay trở lại hoàn toàn văn phòng sẽ hạn chế sự linh hoạt và quyền tự chủ mà nhân viên mong muốn, bao gồm cả cách họ đáp ứng các nhu cầu xã hội của mình trong ngày làm việc.

Một lựa chọn tốt hơn cho sức khỏe xã hội của nhân viên là nghĩ xa hơn chỉ là văn phòng hoặc địa điểm nhà riêng. Có “không gian thứ ba” mà từ đó nhân viên cũng có thể làm việc, bao gồm quán cà phê, hành lang khách sạn, nhà của bạn bè và các địa điểm làm việc chung. Nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng, trong số các lựa chọn này, các trang web làm việc chung cho thấy lời hứa đặc biệt trong việc giải quyết sự cô đơn của nhân viên.

Chúng tôi đã khảo sát 819 nhân viên làm việc trong các vai trò văn phòng trên toàn bộ phạm vi địa lý và ngành. Kết quả cho thấy, thật ngạc nhiên, những người được hỏi trải nghiệm làm việc từ không gian thứ ba như trang web làm việc chung sẽ thỏa mãn về mặt xã hội hơn là làm việc tại văn phòng (64%) hoặc tại nhà (67%). Một lý do chính là không gian làm việc chung không chỉ mang lại sự linh hoạt mà nhân viên mong muốn về nơi họ làm việc mà còn với ai.

Giá trị của các trang web Coworking để tạo công việc liên quan

Cuộc khảo sát của chúng tôi và các cuộc phỏng vấn sau đó đã làm sáng tỏ cách các trang web coworking cho phép nhân viên tạo ra công việc của họ một cách có quan hệ — nghĩa là tùy chỉnh những người mà họ tương tác trong ngày làm việc. Điều này và các hình thức tạo công việc khác có liên quan đến kết quả tích cực, bao gồm sự hài lòng, hiệu suất và khả năng giữ chân nhân viên cao hơn.

Trong nghiên cứu của mình, chúng tôi mở rộng khái niệm về tạo công việc theo mối quan hệ để chỉ ra cách nó có thể được thực hiện không chỉ với các đồng nghiệp văn phòng mà còn với các chuyên gia khác – từ các công ty khác nhau – làm việc ở cùng một địa điểm. Trên thực tế, nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng đồng nghiệp có thể mang lại cơ hội tốt hơn cho việc tạo công việc có quan hệ so với môi trường văn phòng hoặc gia đình. Cụ thể, các trang web coworking được thiết kế tốt cung cấp:

Thoát khỏi đồng nghiệp

“Tránh những tương tác không cần thiết với đồng nghiệp” là một lợi ích được 52% người tham gia khảo sát trích dẫn. Điều này có thể đặc biệt hữu ích đối với các thành viên thuộc nhóm dân số ít được đại diện, những người thường gặp phải hành vi vi phạm và loại trừ tinh vi tại nơi làm việc.

Một loạt các đối tác mối quan hệ có sẵn

Về bản chất, các trang web coworking tập hợp các chuyên gia từ nhiều ngành nghề và công ty khác nhau. Như một nhà phân tích cấp cao ở Hoa Kỳ đã lưu ý: “Có giá trị trong sự đa dạng của các trải nghiệm ở đó. Bạn gặp những người mà bạn không thể gặp ở một văn phòng tiêu chuẩn.” Sự đa dạng này cùng với sự độc lập cho phép có nhiều sự lựa chọn hơn trong các đối tác.

Một thời gian nghỉ ngơi khỏi áp lực cạnh tranh và đánh giá của văn phòng

Vì “đồng nghiệp” của một trang web làm việc chung không có tác động trực tiếp đến danh tiếng hoặc xếp hạng hiệu suất của nhân viên, nên bạn có thể cảm thấy an toàn hơn khi tương tác với họ. Như một nhà tư vấn ở Hà Lan đã nhận xét một cách hài hước, “Tôi không cần phải quan tâm đến mọi cuộc trò chuyện thể hiện hiệu suất và sự phát triển nghề nghiệp của mình.”

Một tập hợp các chuẩn mực và cơ chế thực thi bắt nguồn từ cộng đồng

Những người đam mê đồng nghiệp mà chúng tôi nói chuyện đã mô tả cảm giác là một phần của hầu hết các phong trào xã hội, một quyết định chung của nền văn hóa nơi họ làm việc. Hầu hết các trang web thiết lập quy tắc ứng xử đồng nghiệp và thuê một người quản lý cộng đồng để đảm bảo tuân thủ những lý tưởng đó.

Tùy chọn hoạt động ủng hộ quan hệ

Các nhà quản lý cộng đồng cũng sắp xếp cả các hoạt động chính thức (ví dụ: hội thảo) và không chính thức (ví dụ: bữa trưa ngẫu hứng) để tạo điều kiện xây dựng mối quan hệ và phát triển nghề nghiệp. Các nhân viên trong cuộc khảo sát của chúng tôi ca ngợi những cơ hội này để thường xuyên học hỏi và giao lưu.

Do những tính năng độc đáo này, không gian làm việc chung mang đến cơ hội cho nhân viên tạo ra các loại kết nối cá nhân phong phú khó đạt được trong môi trường văn phòng hoặc gia đình. Tạo công việc theo quan hệ giúp giải thích lý do tại sao nghiên cứu trước đây cho thấy mức độ phát triển cao của những người dùng trang web coworking.

Nhà tuyển dụng có thể làm gì để tối ưu hóa việc sử dụng trang web Coworking

Chúng tôi không ủng hộ việc các nhà tuyển dụng từ bỏ nỗ lực của họ để tạo cảm giác được chào đón và thân thuộc, dù là ảo hay trong văn phòng. Tuy nhiên, người sử dụng lao động cần nhìn xa hơn sự phân đôi tại nhà/văn phòng, khi nói đến việc cải thiện cuộc sống làm việc cho nhân viên.

Dưới đây là năm bước mà các tổ chức có thể thực hiện để khuyến khích và hỗ trợ lực lượng lao động của họ sử dụng các trang web làm việc chung:

Giáo dục nhân viên về những lợi ích tiềm năng.

Mặc dù đã có hơn 3 triệu người làm việc từ coworking site vào năm 2022, nhưng vẫn còn nhiều người chưa bao giờ thử nó. Nhân viên có thể hiểu rất ít về lý do tại sao và làm thế nào coworking có thể tốt cho họ. Ngoài việc truyền đạt các cơ hội tạo việc làm có mối quan hệ được mô tả ở đây, người sử dụng lao động có thể khuyến khích cộng tác viên bằng cách chia sẻ thông tin về những lợi ích tiềm năng về năng suất và sự tách biệt giữa công việc và cuộc sống. Ngoài ra còn có những ưu điểm khác, bao gồm bảo mật dữ liệu tốt hơn (ví dụ: hầu hết các trang web làm việc chung đều có WiFi riêng, được bảo vệ bằng mật khẩu) và thiết lập công việc hiệu quả hơn.

Cung cấp các khoản trợ cấp để trang trải chi phí sử dụng.

Theo 46% số người trả lời khảo sát của chúng tôi, một công ty quy định để trang trải phí coworking sẽ là một động lực có giá trị cao để sử dụng không gian nhiều hơn. Các công ty có thể phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc đóng góp tài trợ cho lợi ích của người lao động từ xa trong tương lai. Trong khi đó, một số nhà tuyển dụng, như Spotify, đã cung cấp các khoản trợ cấp làm việc chung và kết quả là nhận thấy mức độ sử dụng tăng mạnh. Những người khác, như Remote, đang tiến thêm một bước và quảng bá “ngày làm việc chung theo nhóm” để khuyến khích bốn nhân viên trở lên tập trung tại một địa điểm để có thời gian cộng tác tập trung. Nhân viên nhận được tới $30 mỗi ngày để tận dụng các cơ hội như vậy.

Giảm thiểu cái bẫy tiện lợi khi làm việc tại nhà.

Các công ty có thể giúp nhân viên vượt qua cái bẫy tiện lợi khi làm việc tại nhà bằng cách chuyển sang các trang web làm việc chung dễ dàng hơn. Trong các cuộc phỏng vấn của chúng tôi, chúng tôi đã nghe nói rằng các cách khắc phục đơn giản như cung cấp thêm dây nguồn và tai nghe khử tiếng ồn để lưu trữ tại địa điểm có thể giúp giảm thiểu yếu tố rắc rối một cách lâu dài. Giảm giá đậu xe và đi lại cũng có thể giúp mọi người ra khỏi căn hộ và nhà của họ thường xuyên hơn.

Hỗ trợ tham gia lập trình quan hệ.

Chúng tôi đã nghe từ một số nhà quản lý cộng đồng rằng việc lập trình tại các địa điểm làm việc chung không được sử dụng đúng mức. Người sử dụng lao động có thể khuyến khích nhân viên tận dụng các dịch vụ này bằng cách cung cấp các ưu đãi, chẳng hạn như công tác phí và tín dụng giáo dục thường xuyên. Hơn nữa, người sử dụng lao động có thể thu thập những hiểu biết hữu ích về loại lập trình quan hệ nào phù hợp với nhân viên của họ bằng cách thu thập phản hồi về trải nghiệm của họ ở đó. Các trang web chia sẻ thậm chí có thể sẵn sàng hợp tác với các công ty để thử nghiệm các ý tưởng xây dựng cộng đồng mới.

Cung cấp đào tạo và hướng dẫn.

Nhiều nhân viên, đặc biệt là các chuyên gia mới vào nghề, đang phải vật lộn với việc làm thế nào để xây dựng các mối quan hệ bền chặt trong môi trường chuyên nghiệp. Người sử dụng lao động có thể cung cấp đào tạo và hướng dẫn để nâng cao kỹ năng giao tiếp của nhân viên, chẳng hạn như cách phá vỡ lớp băng và biến liên hệ ban đầu thành một kết nối có ý nghĩa. Các trang web làm việc chung có thể cung cấp một sân chơi an toàn để họ có thể thực hành những kỹ năng thiết yếu này và mở rộng mạng lưới của mình.

. . .

Khi các nhà tuyển dụng khám phá khả năng của các trang web làm việc chung cho nhân viên của họ, họ không cần phải làm điều đó một mình. Cuộc điều tra của chúng tôi đã phát hiện ra các nền tảng doanh nghiệp tự động hóa quy trình mua tư cách thành viên cũng như đặt bàn và không gian họp. Các chuyên gia tư vấn làm việc chung cũng đang nổi lên để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm.

Tuy nhiên, một chìa khóa cho một kế hoạch hợp tác thành công là duy trì sự linh hoạt của nhân viên. Chẳng hạn, việc chỉ đăng ký hợp đồng với một nhà cung cấp dịch vụ đồng nghiệp lớn sẽ hạn chế cảm giác tự chủ vốn rất quan trọng đối với việc tạo dựng công việc theo mối quan hệ. Hơn nữa, bằng cách chuyển nhân viên đến cùng một nhóm địa điểm hẹp, người sử dụng lao động có thể vô tình tạo lại cùng một động lực văn phòng mà nhân viên đang tìm cách tránh. Ví dụ: nhân viên tại một công ty dịch vụ tài chính ở Úc đã trở nên thất vọng khi địa điểm làm việc chung tại địa phương của họ trở thành văn phòng vệ tinh có cùng kiểu tương tác.

Một cạm bẫy khác là bắt buộc phải phù hợp với một phong cách nhất định của trang web coworking. Ví dụ, khi một địa điểm làm việc chung tại địa phương kỳ lạ ở Tây Ban Nha được mua bởi một công ty đầu tư bất động sản, các thành viên cảm thấy nó không còn nét văn hóa đặc biệt đã khiến nó trở nên hấp dẫn ngay từ đầu. Để tránh những vấn đề này, chúng tôi khuyến khích các nhà quản lý hợp tác với nhân viên trong việc xác định cách kết hợp coworking vào chính sách làm việc kết hợp của họ một cách hiệu quả.

Cảm giác được kết nối với những người khác là điều cần thiết cho sức khỏe tinh thần và hạnh phúc của nhân viên. Đối với một lực lượng lao động năng động, lợi ích tốt nhất của người sử dụng lao động là giúp nhân viên vượt qua mọi cảm giác cô đơn. Không gian làm việc chung cung cấp khả năng tạo công việc theo mối quan hệ để đáp ứng nhu cầu xã hội của nhân viên trong khi hoạt động trong một môi trường chuyên nghiệp, thân thiện với công việc. Một trang web làm việc chung không phải là văn phòng của tổ chức bạn, nhưng nó có thể là một giải pháp thay thế khả thi.

Ghi chú của tác giả: Các tác giả xin chân thành cảm ơn sự đóng góp của Elliot James Perry, trước đây thuộc Chiến dịch #WorkAnywhere, người đã có công trong việc thiết kế và thực hiện nghiên cứu này.