Đặt câu hỏi này tại cuộc họp tiếp theo của bạn

Quá thường xuyên các cuộc họp nhóm cảm thấy mệt mỏi. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu họ đẩy nhanh tiến độ mà họ thường kìm hãm? Các nhà quản lý có thể tham khảo một trang từ thế giới khởi nghiệp, nơi mà “các cuộc họp của những người chủ mưu” đang thịnh hành. Các doanh nhân thường xuyên ký vào tấm séc năm con số để có đặc quyền tham gia cùng những người sáng lập khác và trả lời một câu hỏi duy nhất – bạn đang vướng mắc điều gì? – trước khán giả là đồng nghiệp của họ. Những lợi ích của việc đặt câu hỏi này bao gồm: giảm sự trì hoãn, khả năng phục hồi mạnh mẽ hơn, niềm tin lớn hơn, ít “đi chệch hướng” hơn và tăng trưởng nhiều hơn.

Lần cuối cùng bạn rời một cuộc họp công việc mà cảm thấy được truyền cảm hứng, động lực hay tràn đầy năng lượng là khi nào? Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, câu trả lời là hiếm khi.

Các cuộc họp nhóm, đặc biệt, chịu một tai tiếng đáng sợ. Chúng được coi là không hiệu quả, không cần thiết, mệt mỏi, vô tổ chức và căng thẳng. Tồi tệ hơn, chúng ngốn thời gian quý báu, ngăn cản chúng ta thực hiện các dự án quan trọng và khiến chúng ta tự hỏi tại sao dường như chúng ta không thể hoàn thành bất cứ việc gì trong giờ làm việc thông thường.

Tất cả chúng ta đều ghét các cuộc họp. Nhưng nếu chúng ta không làm thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu các cuộc họp đẩy nhanh tiến độ mà giờ đây họ đang bóp nghẹt?

Không phải tất cả các cuộc họp đều bị chửi rủa trên toàn cầu. Một số rất được thèm muốn, chẳng hạn như trong thế giới của các công ty khởi nghiệp, nơi mà “các cuộc gặp gỡ của những người chủ mưu” luôn thịnh hành. Các doanh nhân thường xuyên ký vào tấm séc năm con số để có đặc quyền tham gia cùng những người sáng lập khác và trả lời một câu hỏi trước khán giả là đồng nghiệp của họ.

Câu hỏi: Bạn đang mắc kẹt ở đâu?

Đặt tên cho trở ngại lớn nhất của bạn trong một căn phòng đầy người lạ có thể không phải là một đề xuất đặc biệt hấp dẫn đối với bạn. Tuy nhiên, nhiều người sáng lập nhìn nhận nó theo cách khác. Họ coi cái gọi là “ghế nóng” này là cơ hội để hiểu rõ hơn về những rào cản lớn và xác định các giải pháp mà họ sẽ không bao giờ nghĩ đến khi làm việc một mình.

Đó là một câu hỏi mà các nhà lãnh đạo thông minh sẽ làm tốt khi cân nhắc đưa vào các cuộc họp nhóm. Làm như vậy sẽ giới thiệu một diễn đàn hợp tác để giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và mang lại vô số lợi ích hấp dẫn:

Giảm sự trì hoãn

Biết câu hỏi sẽ được đặt ra sẽ nhắc nhóm của bạn tự suy nghĩ trước mỗi cuộc họp. Đó là một lời mời để lùi lại và suy nghĩ sâu sắc về những gì họ đang thực sự cố gắng đạt được, cũng như những rào cản đang cản đường họ.

Mức độ rõ ràng đó là rất hiếm, đặc biệt là khi gặp chướng ngại vật. Một lý do chính khiến mọi người trì hoãn trong công việc là họ không rõ ràng về cách tiến hành một dự án. Sự thiếu rõ ràng khiến chúng ta không thoải mái, và sự khó chịu đó là điều mà chúng ta tìm cách trốn tránh, thường bằng cách đắm mình trong những điều gây xao nhãng. Bằng cách mời các thành viên trong nhóm xác định và chia sẻ công khai một trở ngại, các nhà lãnh đạo sẽ dập tắt sự trì hoãn trước khi nó xảy ra.

Khả năng phục hồi mạnh mẽ hơn

Đặt câu hỏi “mắc kẹt” cho thấy rằng cảm giác bị thách thức không phải là một trải nghiệm cần phải che giấu hoặc sợ hãi. Nó được mong đợi.

Quan điểm đó rất hữu ích vì nó thúc đẩy khả năng phục hồi. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để vượt qua nghịch cảnh khi chúng ta dự đoán sẽ bị thử thách. Ngược lại, khi khó khăn đến bất ngờ, nó làm lung lay sự tự tin của chúng ta và khiến chúng ta đặt câu hỏi về khả năng của mình.

Niềm tin lớn hơn

Sau khi mỗi thành viên trong nhóm trả lời câu hỏi “bị mắc kẹt”, sẽ có cơ hội để đồng nghiệp của họ cung cấp thông tin đầu vào — cho phép các thành viên trong nhóm cố vấn cho nhau, khai thác điểm mạnh của nhau và khám phá kiến ​​thức chuyên môn chưa được khai thác. Đó là một thực tiễn nuôi dưỡng sự hợp tác lớn hơn một cách hữu cơ.

Trung thực và thẳng thắn về những thách thức của chúng tôi cũng thúc đẩy cuộc đối thoại cởi mở hơn giữa các đồng nghiệp, tạo điều kiện cho trải nghiệm an toàn tâm lý. Nói cách khác, nó không chỉ mang lại nhiều tiến bộ hơn cho các dự án quan trọng mà còn tạo ra các nhóm gắn bó chặt chẽ hơn.

Tiếp xúc với “Coasting”

Điều gì xảy ra khi một thành viên trong nhóm nói rằng họ không gặp khó khăn? Thông thường, không có gì để báo cáo là dấu hiệu cho thấy có điều gì đó không ổn. Hoặc là nhân viên không cảm thấy căng thẳng, hoặc họ không sẵn lòng chia sẻ. Trong cả hai trường hợp, bạn nên trò chuyện trực tiếp để tìm hiểu sâu hơn. Sự tương tác đến từ việc trải dài chứ không phải từ từ. Câu hỏi “mắc kẹt” giúp các nhà lãnh đạo đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của họ đều đang phát triển.

Tăng trưởng có động lực

Người sáng lập Spanx, Sara Blakely, đã chia sẻ một câu hỏi nổi tiếng mà cha cô đã hỏi trên bàn ăn khi cô còn nhỏ: “Hôm nay con đã thất bại ở điều gì?” Nếu Blakely hoặc anh chị em của cô ấy không có gì để báo cáo, bố cô ấy có vẻ rất buồn. Ông mong họ đánh giá cao thất bại đó, mặc dù đau đớn trong ngắn hạn, nhưng rất quan trọng để đạt được thành công lâu dài.

Mặc dù câu hỏi của Blakely có giá trị, nhưng từ “thất bại” mang một vết nhơ khiến nó khó thực hiện tại nơi làm việc. Ngược lại, cảm giác “mắc kẹt” mang lại trải nghiệm tương tự với ít xấu hổ hơn đáng kể. Nó cung cấp cho các nhà lãnh đạo một công cụ để truyền đạt rằng việc thúc đẩy bản thân và tìm ra giới hạn của bạn là điều đáng mong muốn, mà không bị coi là thuyết giáo hoặc lạc lõng.

. . .

Các cuộc họp nhóm không cần phải cảm thấy mệt mỏi. Thay vì cướp đi thời gian, năng lượng và sự tập trung của chúng ta, chúng có thể làm điều ngược lại: Đẩy nhanh tiến độ của chúng ta, kéo chúng ta lại gần nhóm của mình hơn và trao quyền cho chúng ta đạt được nhiều thành tựu hơn. Như với bất kỳ giải pháp tốt nào, bí quyết để có những cuộc họp tốt hơn nằm ở việc đặt câu hỏi đúng trước tiên.