Là một nhà lãnh đạo, bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp đỡ người khác theo cách không cướp đi quyền tự chủ và quyền sở hữu của họ (quản lý vi mô) hoặc để họ tự hỏi họ phải làm gì tiếp theo (dẫn đầu). Một lĩnh vực mà sự căng thẳng này thường xuất hiện là khi một báo cáo trực tiếp yêu cầu giúp đỡ. Cách hiệu quả nhất để giúp nhân viên thu hẹp khoảng cách giữa thiết lập mục tiêu và đạt được mục tiêu là gì? Khi ai đó có ít kinh nghiệm, vai trò của bạn là giúp họ xem xét và thiết kế các bước tiếp theo cho chính họ. Trong bài viết này, tác giả đưa ra những lời khuyên về những điều cần nói để giúp nhân viên của bạn hình thành kế hoạch hành động của riêng họ.
Sự tiến hóa đã làm cho con người hữu ích. Chúng ta đã tiến hóa thành một loài để trở nên “thích xã hội”, cư xử theo cách tích cực, hữu ích và nhằm thúc đẩy sự chấp nhận, kết nối và tình bạn của xã hội. Yêu cầu, đề nghị và nhận sự giúp đỡ đã giúp chúng ta tồn tại lâu dài.
Nói như vậy, có một sự khác biệt giữa việc sẵn lòng giúp đỡ ai đó và việc biết người đó muốn hoặc cần sự giúp đỡ nào. Là một nhà lãnh đạo, bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp đỡ người khác theo cách không cướp đi quyền tự chủ và quyền sở hữu của họ (quản lý vi mô) hoặc khiến họ tự hỏi họ phải làm gì tiếp theo (lãnh đạo cấp dưới).
Một lĩnh vực mà sự căng thẳng này thường xuất hiện là khi một báo cáo trực tiếp yêu cầu giúp đỡ. Cách hiệu quả nhất để cung cấp hỗ trợ của bạn là gì? Bạn có thể giúp họ vượt qua cầu nối giữa thiết lập mục tiêu và đạt được mục tiêu như thế nào?
Nói cho ai đó biết chính xác những bước họ cần thực hiện để vượt qua cây cầu đó có thể có ý nghĩa khi họ mới bắt đầu với một vai trò mới, với một dự án mới hoặc nếu chỉ có một cách đúng đắn để hoàn thành nó một cách chính xác. Tuy nhiên, khi ai đó có ít kinh nghiệm, vai trò của bạn là giúp họ xem xét và thiết kế các bước tiếp theo cho chính họ. Kết quả là, họ có nhiều khả năng cam kết với kế hoạch mà họ đã tạo ra.
Đây là cách quản lý vi mô một kế hoạch có thể giống như:
Báo cáo trực tiếp của bạn: “Tôi cần nhất quán hơn trong việc ghi nhật ký các cuộc gọi bán hàng của mình để tôi có dữ liệu tốt hơn cho việc theo dõi khách hàng. Bạn có thể giúp tôi được không?”
Bạn: “Đó nghe có vẻ là một ý tưởng thông minh. Tôi rất sẵn lòng giúp đỡ. Đây là những gì bạn nên làm… [insert your own plan here]. Bạn có thể muốn ghi lại một số ghi chú.
Cách tiếp cận này không dành chỗ cho sự tháo vát, sáng tạo hoặc quyền sở hữu của chính họ.
Ngược lại, dẫn đầu dưới mức có thể nghe như thế này:
Báo cáo trực tiếp của bạn: “Tôi cần nhất quán hơn trong việc ghi nhật ký các cuộc gọi bán hàng của mình để tôi có dữ liệu tốt hơn cho việc theo dõi khách hàng. Bạn có thể giúp tôi được không?”
Bạn: “Đó nghe có vẻ là một ý tưởng thông minh. Tôi rất sẵn lòng giúp đỡ. Cửa nhà tôi luôn mở.”
Mặc dù bạn có thể đang đưa ra một chính sách cởi mở để tránh dẫn đầu quá mức, nhưng bạn thực sự không giúp họ chuyển từ mục tiêu sang hành động.
Thay vào đó, hãy xem xét phương pháp này:
Báo cáo trực tiếp của bạn: “Tôi cần nhất quán hơn trong việc ghi nhật ký các cuộc gọi bán hàng của mình để tôi có dữ liệu tốt hơn cho việc theo dõi. Bạn có thể giúp tôi được không?”
Bạn: “Đó nghe có vẻ là một ý tưởng thông minh. Tôi rất sẵn lòng giúp đỡ. Bạn nghĩ điều gì có thể giúp bạn kiên định hơn?”
Lưu ý rằng bạn không cung cấp của bạn kế hoạch hành động; thay vào đó, bạn đang tạo không gian để họ cân nhắc xem họ cần gì và điều gì sẽ xảy ra. của họ kế hoạch hành động. Trong bài báo Harvard Business Review của họ, “Sức mạnh của các lựa chọn,” Carol Kauffman, trợ lý giáo sư tại Trường Y Harvard và là người sáng lập Viện Huấn luyện, và David Noble, đồng tác giả của Lãnh đạo thời gian thực, gợi ý rằng bạn có thể muốn “dựa vào” đồng nghiệp của mình. Điều này bao gồm đồng cảm, khuyến khích và huấn luyện để cho họ không gian suy nghĩ và cơ hội cảm thấy độc lập.
Điều đó không có nghĩa là bạn không thể cung cấp thông tin chuyên sâu, giúp họ truy cập tài nguyên hoặc khắc phục sự cố khi họ gặp trở ngại. Bạn có thể cần phải “dựa vào” nếu đồng nghiệp của bạn gặp khó khăn và sẽ được hưởng lợi từ việc giúp quyết định, hoặc từ một hướng nào đó, hoặc thậm chí từ một thử thách. Nhưng khi bạn làm điều đó bởi vì bạn thiếu kiên nhẫn, không chắc chắn, sợ rủi ro hoặc khao khát kiểm soát, thì bạn có khả năng làm suy yếu sự tham gia của họ để phục vụ nhu cầu của chính bạn.
Michael Bungay Stanier, tác giả của Cái bẫy lời khuyên, yêu cầu các nhà quản lý suy nghĩ về điều quan trọng hơn: “Bạn đúng, có ý tưởng tốt nhất hoặc cho người mà bạn đang lãnh đạo cơ hội đưa ra ý tưởng của riêng họ, suy nghĩ của riêng họ và khẳng định quyền sở hữu hiểu biết của riêng họ?”
Nếu bạn muốn đồng nghiệp của mình sở hữu kế hoạch của họ, họ cần tự mình đưa ra các bước tiếp theo — với sự hỗ trợ của bạn.
Trong cuốn sách của chúng tôi, Đi tới Trợ giúp: 31 cách đề nghị, yêu cầu và chấp nhận trợ giúpSophie Riegel và tôi chia sẻ mười câu hỏi để hỏi những người khác nhằm giúp họ suy nghĩ về kế hoạch của chính họ:
- Nhận cụ thể: “Bạn dự định làm gì tiếp theo?”
- Hãy tích cực: “Điều gì đã làm việc cho bạn trong quá trình này?”
- Mua vào: “Cơ hội ở đây là gì?”
- Trở nên tháo vát: “Bạn cần điều gì khác để tiến lên phía trước?”
- Hãy thực tế: “Bạn cần ngừng làm gì để tiếp tục với điều này?”
- Hợp tác: “Bạn cần nói chuyện/làm việc/liên kết với ai khác?”
- Lên tinh thần: “Suy nghĩ hiện tại của bạn là gì?”
- Nhận theo dõi: “Bạn sẽ đo lường tiến độ như thế nào?”
- Đặt thứ tự ưu tiên: “Bước nào nếu được thực hiện trước sẽ giúp các bước khác dễ dàng hơn?”
- Lên tàu: “Tôi có thể giúp gì khác?”
Những câu hỏi này có thể không nhanh chóng hoặc dễ dàng để đồng nghiệp của bạn trả lời. Họ có thể mất một chút thời gian để suy nghĩ về câu trả lời của mình. Và, nếu bạn có cảm giác rằng họ cần nhiều cách tiếp cận trực tiếp hơn — đặc biệt nếu hiện tại sự chắc chắn quan trọng hơn sự cam kết hoặc sáng tạo — thì bạn có thể giúp đỡ bằng cách trả lời những câu hỏi này cùng với họ hoặc cho họ. Vì vậy, chẳng hạn, thay vì hỏi một người mới bắt đầu một nhiệm vụ, “Bạn cần làm gì nữa để tiến lên?” (điều mà họ có thể chưa biết), chiến lược trợ giúp của bạn có thể nói với họ rằng, “Đây là những gì bạn cần để tiến lên phía trước…”
Một câu ngạn ngữ Ai-len chia sẻ, “Bạn sẽ không bao giờ cày ruộng bằng cách suy nghĩ về nó.” Bằng cách giúp những người khác suy nghĩ về kế hoạch hành động của họ và sau đó hỗ trợ họ khi họ tiến tới kế hoạch đó, họ sẽ có một lộ trình rõ ràng hơn, tận tâm hơn để hoàn thành mục tiêu của mình.
Thế giới bản tin | Vina Aspire News
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
Nguồn : https://hbr.org/2023/02/coaching-a-direct-report-who-asks-for-your-help