Hướng Dẫn Thực Hiện Tuần Làm Việc 4 Ngày

Vào tháng 6 năm nay, Kickstarter trở thành tổ chức mới nhất trong chuỗi các tổ chức thông báo rằng họ đang thử nghiệm tuần làm việc bốn ngày. Nhân viên của họ sẽ làm việc 32 giờ thay vì 40 giờ mỗi tuần, trong khi được kỳ vọng sẽ đạt được mức năng suất như nhau và được trả lương như nhau. Mặc dù một số nghiên cứu gần đây về hiệu quả của tuần làm việc bốn ngày đã bị thổi phồng quá mức trên các phương tiện truyền thông, nghiên cứu cho thấy rằng việc giảm giờ làm có thể làm giảm căng thẳng của nhân viên và cải thiện sức khỏe mà không ảnh hưởng đến năng suất — nhưng chỉ khi được thực hiện một cách hiệu quả.

Vì vậy, nó trông như thế nào? Một người trong chúng tôi (Ashley) là nhà nghiên cứu học thuật tập trung vào thời gian, tiền bạc và hạnh phúc, còn người kia (Charlotte) là Giám đốc điều hành của một tổ chức phi lợi nhuận toàn cầu tài trợ cho nghiên cứu về thực hành tuần làm việc bốn ngày và tương lai của công việc. Chúng tôi đã tạo một hướng dẫn gồm sáu bước để giúp các tổ chức lập kế hoạch và triển khai việc giảm số giờ làm việc. Mặc dù trọng tâm của chúng tôi trong phần này là các công việc tri thức tập trung vào văn phòng, nhưng chúng tôi tin rằng các đề xuất của chúng tôi có thể áp dụng cho bất kỳ công ty nào có thể điều chỉnh giờ làm việc.

Nghiên cứu tâm lý cho thấy rằng hầu hết chúng ta là “những người tối đa hóa trung bình” – chúng ta có xu hướng tập trung vào các chỉ số thành công khách quan, dễ định lượng như số giờ làm việc, thay vì các chỉ số định tính hơn như năng suất hoặc mức độ hạnh phúc. Kết quả là, nhiều công ty sử dụng khả năng đáp ứng ngay lập tức và thời gian tại văn phòng làm đại diện cho mức độ cam kết của nhân viên, ngay cả khi những thước đo đó hiếm khi tương ứng với giá trị gia tăng thực tế cho tổ chức.

Để một tuần làm việc bốn ngày thành công, các nhà lãnh đạo phải thay đổi suy nghĩ của họ để coi trọng năng suất thực tế, chứ không chỉ số giờ làm việc. Họ phải đảm bảo rằng nhân viên không lo lắng rằng họ sẽ bị trừng phạt vì ưu tiên cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và điều đó bắt đầu bằng việc chính họ lập mô hình cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh hơn. Nghiên cứu của Ashley đã phát hiện ra rằng việc định hình rõ ràng một sáng kiến ​​giảm công việc như một chính sách toàn công ty thay vì một dự án không chính thức hoặc tùy chọn có thể giúp ích rất nhiều trong việc khuyến khích sự thay đổi tư duy quan trọng này.

Ngoài ra, các nhà lãnh đạo phải chấp nhận sự không chắc chắn đi kèm với việc thử một sáng kiến ​​mới. Sai lầm đầu tiên mà chúng tôi thấy nhiều nhà quản lý mắc phải là cố gắng lường trước tất cả các vấn đề có thể xảy ra và loại bỏ tất cả các nguồn rủi ro có thể xảy ra trước khi quá trình thí điểm bắt đầu. Mặc dù việc lập kế hoạch là quan trọng, nhưng việc rơi vào quán tính quyết định chẳng giúp ích được gì — và việc giải quyết vấn đề thực sự chỉ có thể thực hiện được thông qua thử và sai, không phải trong các cuộc trò chuyện kín giữa các lãnh đạo.

Điều này cũng có nghĩa là chấp nhận rằng một số người sẽ không thích những thay đổi và kết quả là một số thậm chí có thể bỏ cuộc. Vậy là được rồi. Các nhà quản lý nên công khai thừa nhận rằng kế hoạch mới có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Hãy nhớ rằng: Khi một nhân viên rời đi, điều đó sẽ tạo cơ hội cho những người khác tiếp thu văn hóa mới, cuối cùng là củng cố đội ngũ và doanh nghiệp.

Khi bạn đã quyết định rằng tổ chức của mình đã sẵn sàng thực hiện thay đổi, đã đến lúc bắt đầu lập kế hoạch. Cả nhân viên và lãnh đạo nên tích cực tham gia vào một số quyết định quan trọng. Một công ty mà Charlotte và nhóm của cô ấy hợp tác đã thành lập một tiểu ban do nhân viên điều hành để dẫn đầu việc triển khai chương trình giảm giờ làm. Nhóm làm việc nhỏ (có biệt danh thân thương là “ủy ban bi quan”) gặp nhau một giờ mỗi ngày trong sáu tuần để thảo luận về các vấn đề tiềm ẩn trước khi triển khai thí điểm.

Dựa trên nghiên cứu trường hợp này và các trường hợp khác, đây là một số câu hỏi mà chúng tôi thấy có thể hữu ích để xem xét:

Câu hỏi dành cho nhân viên:

• Chúng ta nên làm việc bốn ngày tám giờ hay giảm giờ làm việc trong năm ngày?
• Nên cất cánh vào ngày nào, giờ nào?
• Làm cách nào chúng ta có thể giữ cho sự thay đổi không ảnh hưởng tiêu cực đến khách hàng, khách hàng và các bên liên quan khác?
• Chúng ta có thể thực hiện những bước nào để tăng năng suất?
• Chúng ta sẽ chia sẻ ý tưởng cải tiến quy trình với nhau như thế nào?

Câu hỏi dành cho lãnh đạo:

• Tổ chức sẽ đo lường năng suất như thế nào?
• Nhân viên sẽ cần hỗ trợ gì để thí điểm này thành công?
• Tổ chức nên chạy thí điểm này trong bao lâu?
• Có bất kỳ mối quan tâm pháp lý nào mà chúng ta nên biết không?

Là một phần của những cuộc trò chuyện này, điều quan trọng là phải xem xét cách bạn sẽ đo lường sự thành công của chương trình liên quan đến các mục tiêu bạn xác định. Điều đó bao gồm các kết quả mà bạn hy vọng sẽ thay đổi, chẳng hạn như hạnh phúc của nhân viên, cũng như các kết quả mà bạn hy vọng sẽ không thay đổi, chẳng hạn như sự hài lòng của khách hàng và năng suất.

Tiếp theo, hãy suy nghĩ thông qua kế hoạch truyền thông của bạn. Có một số mối quan tâm có thể xuất hiện trong tâm trí của các bên liên quan bên trong và bên ngoài, và điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải chủ động giải quyết chúng.

Trong nội bộ, những câu hỏi lớn nhất có lẽ sẽ xoay quanh việc thay đổi sẽ ảnh hưởng đến công việc của mọi người như thế nào. Hãy rõ ràng về lý do của bạn để thử tuần làm việc bốn ngày và đảm bảo với nhân viên của bạn rằng họ sẽ không bị sa thải, bị cắt giảm lương hoặc mất các lợi ích khác như kỳ nghỉ có lương.

Ngoài ra, có khả năng việc giảm giờ làm sẽ đòi hỏi phải thay đổi một số quy trình và quy tắc nội bộ, vì vậy điều quan trọng là phải thảo luận trước về vấn đề đó. Ví dụ, tại một tổ chức mà chúng tôi làm việc cùng, các nhân viên đã giới thiệu các cuộc họp kéo dài 30 phút hàng tuần để thảo luận về mọi thứ trước đây đã được thảo luận trong các cuộc họp đột xuất, kém hiệu quả hơn, giúp giảm bớt sự gián đoạn và do đó tăng thời gian làm việc “từ đầu”. Trên thực tế, nghiên cứu gần đây của Ashley cho thấy đại dịch khiến một số nhân viên tri thức làm việc hiệu quả hơn, một phần vì nó buộc họ phải cân nhắc kỹ hơn trong việc sắp xếp thời gian hợp tác.

Mỗi tổ chức đều khác nhau, vì vậy hãy khuyến khích các cuộc trò chuyện về cách hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn — cho dù đó là bằng cách triển khai các công cụ mới, loại bỏ các cuộc họp không cần thiết hay làm cho các cuộc họp hiện có hiệu quả hơn.

Điều này cũng đúng với bên ngoài. Nhiều công ty lo lắng khách hàng của họ sẽ nghĩ gì nếu họ giảm giờ làm, nhưng những lo lắng đó thường có thể được xoa dịu bằng một cuộc trò chuyện đơn giản. Xác định những khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan khác có thể bị ảnh hưởng và làm việc với các đại diện nội bộ thích hợp để đảm bảo thay đổi lịch trình được thông báo rõ ràng.

Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ ngạc nhiên bởi mức độ tiếp thu của đối tác bên ngoài. Trong một nghiên cứu của Ashley, các nhân viên đã tham gia vào một thử nghiệm ngăn chặn thời gian khiến họ không thể tiếp cận được với mọi người, kể cả khách hàng của họ, trong nhiều giờ hoặc thậm chí cả ngày tại một thời điểm. Bất chấp nỗi sợ hãi của các nhà quản lý, cả nhân viên và khách hàng của họ đều báo cáo mức độ hài lòng cao hơn so với trước ca làm việc.

Bạn đã quyết định, bạn đã lên kế hoạch, bạn đã giao tiếp — đã đến lúc hành động! Hãy nhớ rằng trong giai đoạn thử nghiệm, mục tiêu không phải là đạt được mọi thứ ngay từ đầu mà là xác định các công cụ và quy trình mà tổ chức của bạn cần để có thể giảm số giờ làm việc. Bạn có thể sẽ cần ít nhất vài tháng để thực hiện nghiên cứu thí điểm toàn diện. Trong thời gian này, các vấn đề sẽ phát sinh. Cố gắng hết sức để giải quyết chúng khi chúng xảy ra, biết rằng các giải pháp toàn diện có thể phải đợi cho đến khi chương trình thí điểm kết thúc. Xem bất kỳ vấn đề nào không phải là dấu hiệu của sự thất bại mà là cơ hội để cải thiện và điều chỉnh kế hoạch thực hiện của bạn. Một số câu hỏi mà chúng tôi đã thấy xuất phát từ các chương trình thử nghiệm bao gồm:

• Đâu là ranh giới tôi cần đặt ra cho bản thân và nhóm của mình?
• Tôi cần hỗ trợ gì từ lãnh đạo để hoàn thành lịch trình làm việc giảm bớt?
• Điều gì sẽ xảy ra với các hoạt động nhóm như “Thứ Sáu làm bánh”?

Tạo ra một môi trường trong đó mọi người cảm thấy an toàn khi hỏi những câu hỏi này — vâng, ngay cả về các nghi thức tráng miệng tại nơi làm việc của bạn — là một thành phần thiết yếu cho một phi công thành công. Hãy tin tưởng rằng nhân viên của bạn đang cố gắng hết sức để đưa ra quyết định đúng đắn và hỗ trợ họ khi họ thử các phương pháp khác nhau để tăng hiệu quả.

Sau khi thử nghiệm hoàn tất, có một số cách bạn có thể phân tích kết quả. Đầu tiên, có cả số liệu định tính và định lượng có thể giúp bạn hiểu thí điểm đã tác động đến sức khỏe của nhân viên như thế nào. Về mặt chất lượng, các cuộc phỏng vấn nhóm có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về trải nghiệm của nhân viên với tuần làm việc bốn ngày và các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng trong công việc chính thức hơn có thể xác định các xu hướng và thay đổi về mức độ căng thẳng, cân bằng giữa công việc và cuộc sống và chất lượng cuộc sống. Về mặt định lượng, có những số liệu khác mà bạn có thể xem xét. Ví dụ, nhân viên có ít ngày nghỉ ốm hơn trong quá trình thí điểm không? Nếu vậy, điều này có thể gợi ý rằng nhân viên cảm thấy bớt kiệt sức hơn.

Về năng suất, các số liệu liên quan sẽ phụ thuộc vào nhóm. Đối với các nhóm bán hàng, bạn nên tập trung vào số lượng giao dịch được tạo, tỷ lệ chuyển đổi hoặc thời gian đóng cửa trung bình. Trong các nhóm sáng tạo, bạn có thể theo dõi các lĩnh vực hoạt động chủ quan, chẳng hạn như chất lượng nội dung bên trong và bên ngoài, bằng cách tiến hành đánh giá 360 độ hoặc thu thập dữ liệu về số lần nhấp cho các bài đăng trực tuyến.

Dữ liệu cũng có thể giúp bạn hiểu cách nhân viên đang tối ưu hóa công việc của họ: Họ có làm việc ngoài giờ nhiều hơn, cắt giảm các cuộc họp, nghỉ ít hơn, làm việc nhanh hơn không? Bạn không muốn mọi người hy sinh thời gian nghỉ giải lao, gấp rút làm việc hoặc làm việc đúng giờ hơn, vì vậy nếu thấy bằng chứng về những hành vi này, bạn có thể cần trò chuyện về việc giảm bớt khối lượng công việc của từng cá nhân hoặc tìm cách làm cho công việc hiệu quả hơn.

Quan trọng nhất, không cần phải phát minh lại bánh xe phân tích. Mặc dù các chi tiết cụ thể sẽ là duy nhất đối với tổ chức của bạn, nhưng có rất nhiều sách trắng, báo cáo và nghiên cứu điển hình mà bạn có thể tìm kiếm để tìm cảm hứng khi hiểu kết quả của mình. Cũng có thể có lợi khi hợp tác với một học giả hoặc chuyên gia khác, những người có thể giúp bạn xác định các số liệu hữu ích nhất và xử lý các con số.

Sau khi bạn đã đánh giá thí điểm và giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh, hãy thực hiện các bước để thay đổi lịch trình vĩnh viễn. Các nhà lãnh đạo sẽ cần phải làm việc trong toàn tổ chức để đưa các thông lệ mới vào văn hóa nơi làm việc của họ, đảm bảo rằng mọi người không rơi vào thói quen cũ (không gửi email vào ngày nghỉ!) và vẫn tập trung vào năng suất — chứ không phải số giờ làm việc — như thước đo của thành công.

Đồng thời, điều quan trọng là phải theo dõi các chỉ số thành công trong thời gian dài và điều chỉnh các quy trình của bạn theo những gì chúng thể hiện. Một chiến lược hiệu quả là duy trì các phiên làm việc do nhân viên lãnh đạo và các nhóm tập trung ngay cả sau khi kết quả thí điểm ban đầu được phân tích, để giúp xác định và vượt qua những thách thức đang diễn ra. Ví dụ, sau khi áp dụng chế độ tuần làm việc bốn ngày, một công ty mà Charlotte làm việc cùng đã phát hiện ra rằng các nhân viên đang phải chịu đựng một thách thức được gọi là hiệu ứng cấp bách đơn thuần: Họ trở nên tập trung quá mức vào các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng ít quan trọng hơn với cái giá phải trả là lâu dài, những cái quan trọng hơn. Dựa trên thông tin chi tiết này, công ty đã lên lịch các cuộc họp hàng tháng để thảo luận về các kế hoạch chiến lược dài hạn, giúp sắp xếp các ưu tiên phù hợp.

Công ty cũng nhận thấy rằng các cơ chế khuyến khích hiện tại không hiệu quả bằng lịch trình làm việc mới. Cụ thể, các nhóm bán hàng, được thưởng dựa trên số lượng giao dịch đã chốt, bắt đầu ưu tiên các tài khoản nhỏ hơn để chốt được nhiều giao dịch hơn trong thời gian ngắn hơn thay vì tập trung vào các tài khoản lớn hơn, quan trọng về mặt chiến lược. Do đó, công ty đã tổ chức lại các nhóm bán hàng thành các chuyên gia tài khoản nhỏ và lớn chuyên trách để đảm bảo rằng các nguồn lực sẽ được sử dụng đồng đều cho cả hai lĩnh vực kinh doanh.

Tất nhiên, nó không chỉ là về năng suất. Một công ty khác mà Charlotte làm việc đã phát hiện ra rằng các nhân viên đã bắt đầu làm việc 10 giờ mỗi ngày để phù hợp với công việc trong một tuần bốn ngày, ảnh hưởng đáng kể đến sự hài lòng và hạnh phúc trong công việc. Để giải quyết vấn đề này, ban lãnh đạo đã cơ cấu lại một số bộ phận để đảm bảo nhân viên tập trung vào đúng nhiệm vụ, tạo ra các vị trí mới để tập trung vào các nhiệm vụ nằm ngoài phạm vi của các nhóm hiện có và sử dụng các hợp đồng tạm thời để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên toàn thời gian trong thời gian cao điểm. Chu kỳ.

Mọi tổ chức sẽ phát hiện ra những thách thức của riêng mình khi mở rộng quy mô chính sách giảm giờ làm. Thử nghiệm và lặp đi lặp lại liên tục sẽ rất cần thiết cho bất kỳ buổi giới thiệu dài hạn thành công nào.

. . .

Định mức nơi làm việc đã thay đổi cơ bản trong một năm rưỡi qua. Ngày nay, chúng ta thấy mình đang ở trong một thời kỳ danh nghĩa: Bây giờ chúng ta có cơ hội làm lại các mô hình làm việc của mình trước khi mọi thứ trở lại như cũ — và đó là cơ hội mà các nhà lãnh đạo không được lãng phí. Mặc dù không có sự thay đổi nào đến một cách dễ dàng, nhưng các nhà lãnh đạo sẵn sàng áp dụng các mô hình như tuần làm việc bốn ngày sẽ thấy thử nghiệm này rất đáng để nỗ lực.