Làm thế nào để xây dựng hiệu quả công việc chuẩn bị thành cuộc họp

Không có gì bí mật khi thuật ngữ “trước khi làm việc” truyền cảm hứng cho những tiếng rên rỉ, đảo mắt và thậm chí – trong khoảnh khắc quá quen thuộc khi nhận ra rằng bạn chưa hoàn thành công việc trước đó – một cảm giác về sự diệt vong sắp xảy ra. Bởi vì điều này, và vì công việc trước thường bị hoàn tác, nhiều giám đốc điều hành đã từ bỏ thực hành này. Nó không cần phải theo cách này. Bằng cách nhúng trước công việc vào các cuộc họp và dành ra 5 đến 20 phút đầu tiên để người tham gia im lặng xem xét một tài liệu được chuẩn bị chu đáo, có định hướng hành động, các nhà lãnh đạo có thể hình dung lại không chỉ khái niệm về tiền làm việc mà còn về bản chất của cách các nhóm tập hợp . Tác giả trình bày năm lời khuyên để áp dụng phương pháp này.

Bạn kết thúc một cuộc họp và cố gắng tìm liên kết Thu phóng cho cuộc họp tiếp theo, thở phào nhẹ nhõm khi bạn nhấp vào “tham gia” đúng lúc. Nhưng cảm giác đó chỉ tồn tại trong thời gian ngắn khi bạn nhận ra rằng bạn đã bỏ bê công việc trước khi bắt buộc: đọc tài liệu, xem xét hợp đồng hoặc trả lời một số câu hỏi chính cần làm cơ sở của cuộc thảo luận.

Không có gì bí mật khi thuật ngữ “trước khi làm việc” truyền cảm hứng cho những tiếng rên rỉ, đảo mắt và thậm chí – trong khoảnh khắc nhận ra quá quen thuộc đó – một cảm giác về sự diệt vong sắp xảy ra. Bởi vì điều này, và bởi vì công việc trước thường bị hoàn tác, nhiều giám đốc điều hành mà tôi biết đã từ bỏ công việc này.

Nó không cần phải theo cách này. Bằng cách nhúng trước công việc vào các cuộc họp và dành ra 5 đến 20 phút đầu tiên để người tham gia im lặng xem xét một tài liệu được chuẩn bị chu đáo, có định hướng hành động, các nhà lãnh đạo có thể hình dung lại không chỉ khái niệm về tiền làm việc mà còn về bản chất của cách các nhóm tập hợp .

Vượt qua chủ nghĩa hoài nghi

Khi lần đầu tiên tôi đề xuất khái niệm dành thời gian họp để xem xét trước công việc, nhiều người lầm tưởng rằng điều này sẽ chuyển thành các cuộc họp dài hơn. Nó không hoạt động theo cách đó.

Vâng, nhân viên đã phải chịu đựng tình trạng quá tải cuộc họp. Theo nghiên cứu gần đây, 70% các cuộc họp ngăn cản nhân viên hoàn thành tất cả các nhiệm vụ công việc khác của họ. Lưu ý đến điều này và để hiểu rõ hơn về cách làm này, gần đây tôi đã liên hệ với một số người dành thời gian họp để những người tham gia cùng xem xét lại công việc trước khi làm việc song song. Hầu hết tất cả những người tôi phỏng vấn đều nói rằng cuộc họp của họ không còn lâu nữa. Thay vào đó, họ tập trung hơn.

Việc căn chỉnh xung quanh tài liệu được chia sẻ đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang – theo nghĩa đen và nghĩa bóng – khi cuộc thảo luận bắt đầu. Không có thời gian lãng phí để đưa những người chưa hoàn thành công việc chuẩn bị trước hoặc trả lời các câu hỏi không thể tránh khỏi dễ dàng đoán trước và giải quyết bằng văn bản. Cũng quan trọng không kém, nó đảm bảo rằng thời gian của những người làm chuẩn bị đến không bị mất giá.

Thay vì dành thời gian để nhấn mạnh lại, thảo luận và nói về quá khứ, các thành viên trong nhóm có thể dành thời gian quý báu của họ cùng nhau cho các động từ thì hiện tại và tương lai: Quyết định. Bỏ phiếu. Căn chỉnh. Chấp thuận. Một cuộc họp nặng về động từ có xu hướng trở thành một cuộc họp hiệu quả.

Đưa quyền vào người lãnh đạo cuộc họp

Tạo một tài liệu đủ kỹ lưỡng, chu đáo và ngắn gọn để chia sẻ với nhóm thực sự là công việc bổ sung cho người lãnh đạo cuộc họp. Điều này là thích hợp. Đặc biệt là khi nhân viên đang gặp khó khăn vì tình trạng rối ren trong cuộc họp, người phụ trách tập hợp bất kỳ nhóm nào nên hiểu rõ về những gì họ muốn đạt được từ cuộc họp.

Vào thời điểm 11,2 triệu việc làm ở Mỹ vẫn chưa được lấp đầy, điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải tối đa hóa tài năng trong tổ chức của họ làm có. Khi một người lãnh đạo cuộc họp đầu tư thời gian của riêng họ vào việc chuẩn bị tài liệu, họ sẽ làm sắc nét và làm rõ mục đích của cuộc họp và sau đó tối đa hóa những gì có thể hoàn thành.

Hãy nghĩ về mục đích như một người gác cổng đóng ở lối vào ẩn dụ của bất kỳ cuộc họp nào khi người tổ chức đến. Nếu người tổ chức không có mục đích rõ ràng, có lẽ họ nên xem xét lại việc lấy thời gian của mọi người có đáng không. Công việc trước được nhúng là một cơ chế cho các cuộc họp theo mục đích.

Công ty nổi tiếng chấp nhận công việc trước nhúng là Amazon, nơi dành vài phút đầu tiên của mỗi cuộc họp (hoặc thậm chí hơn 30 phút đầu tiên) để xem lại bản ghi nhớ sẽ tạo cơ sở cho cuộc thảo luận trong giờ đó.

Các bản ghi nhớ, như Jeff Bezos, người sáng lập Amazon, đã giải thích, “phải tạo ra bối cảnh cho những gì sau đó sẽ là một cuộc thảo luận tốt”. Ông nói thêm: “Nhân tiện, lý do chúng tôi đọc chúng trong phòng là bởi vì cũng giống như những đứa trẻ trung học, các giám đốc điều hành sẽ vô tội vạ trong cuộc họp như thể họ đã đọc bản ghi nhớ. Bởi vì chúng tôi bận, và vì vậy bạn phải thực sự dành thời gian để đọc bản ghi nhớ. “

Bản ghi nhớ không chỉ dành cho giám đốc điều hành. Các cuộc trò chuyện gần đây của tôi với những người thường xuyên nhúng trước công việc vào các cuộc họp bao gồm một số thành viên nhóm Amazon. Mỗi người nói rằng thật bất thường khi tham dự một cuộc họp ở công ty mà không bắt đầu bằng ít nhất một vài khoảnh khắc ghi nhớ yên lặng.

Một nhân viên, một cố vấn kỹ thuật làm việc trong bộ phận nhân sự cho biết: “Chúng tôi viết vì nó giúp chúng tôi có được suy nghĩ rõ ràng. “Người được gọi là cuộc họp đã thực hiện suy nghĩ trước và thu thập dữ liệu phù hợp. Điều đó cho phép chúng tôi, khi cuộc trò chuyện bắt đầu, bắt đầu ngay lập tức và bắt đầu giải quyết các vấn đề. “

Cách tạo bản ghi nhớ trước khi làm việc

Ngay cả đối với những người tin chắc về giá trị của thực hành này, việc áp dụng nó có thể rất khó khăn. Dưới đây là một số mẹo để bắt đầu:

1. Chia nhỏ nó.

Trong thế giới kinh doanh, nhiều người cảm thấy thoải mái hơn với tài liệu PowerPoint hơn là viết văn bản dài. Và vì vậy, mặc dù việc đào tạo nhân viên về nghệ thuật soạn các bản ghi nhớ trước khi làm việc được nhúng có vẻ là điều khó chịu, nhưng điều này có thể khá hữu ích.

Amazon có một tài liệu hướng dẫn chỉ định mọi thứ từ kích thước phông chữ đến lề. Mức độ chi tiết này có thể là quá mức cần thiết đối với nhiều tổ chức, nhưng khi các phương pháp hay nhất xuất hiện, việc hệ thống hóa chúng sẽ rất hợp lý.

2. Bao gồm một thành phần tương tác.

Một cách để truyền cảm hứng cho cuộc thảo luận sau một khoảng thời gian im lặng đọc bản ghi nhớ là mời mọi người đưa suy nghĩ, câu hỏi và quan sát của họ vào một tài liệu được chia sẻ. Tài liệu của Google, đám mây từ hoặc cuộc thăm dò Mentimeter là những công cụ hữu ích cho việc này.

3. Giải thích lý lẽ.

Mọi người không thích nhảy qua vòng một cách không cần thiết. Điều quan trọng là đảm bảo các nhóm hiểu rằng mục đích của bài tập này không phải để tạo thêm công việc hoặc kéo dài các cuộc họp. Nếu có bất cứ điều gì, việc thực hành sẽ dẫn đến ít cuộc họp hơn trong đó nhiều cuộc họp được hoàn thành hơn.

4. Ghép nối chúng lại.

Khi những người tham gia làm việc với các tài liệu trước khi làm việc theo cặp, họ có thể có nhiều khả năng tập trung vào các tài liệu đã viết hơn. Các cuộc trò chuyện ban đầu của mỗi cặp có thể giúp cả nhóm có một khởi đầu thuận lợi trong quá trình động não.

5. In nó ra.

Một số người tiếp nhận tài liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn khi họ có một bản cứng, họ có thể đánh dấu bằng bút và giấy. Đối với các cuộc họp trực tiếp, hãy cân nhắc in trước một vài bản sao của bài làm trước để những người tham gia tiếp thu tài liệu dễ dàng hơn khi họ có thể cầm trên tay.

. . .

Bằng cách thiết lập văn hóa làm việc trước và truyền đạt lý do đằng sau sự thay đổi này, các nhà lãnh đạo báo hiệu rằng họ coi trọng thời gian của mọi người – và nói cách khác, họ coi trọng nhân viên của mình. Và khi các nhóm nhân viên tập hợp lại, thời gian quý báu đó trên thực tế sẽ trở nên quý giá hơn.