Làm việc thông qua sự lo lắng trong cuộc họp trên camera của bạn

Sau hơn hai năm xảy ra đại dịch, cuối cùng tôi đã phải chấp nhận một sự thật khó khăn: Phần còn lại của cuộc đời làm việc của tôi có thể sẽ được dành cho các cuộc gọi điện video. Là một người hướng nội và là người có tâm lý lo lắng sau các cuộc họp, tôi cũng nhận ra rằng tôi cần có những chiến lược mới để quản lý cả sự lo lắng trong cuộc họp và năng lượng của mình.

Bạn có thể thấy mình ở một vị trí tương tự. Đối với những người hướng nội và lo lắng về xã hội trong chúng ta, các cuộc họp video giúp chúng ta có thêm năng lượng bởi vì khi chúng ta đứng trước máy quay, chúng ta đang biểu diễn dưới ánh đèn sân khấu. Chúng ta tỏa ra rất nhiều năng lượng nhưng không nhận lại được bao nhiêu thông qua những ô vuông nhỏ đó, điều này có thể làm tăng sự lo lắng và tăng cường căng thẳng.

Làm thế nào chúng ta có thể đảm bảo rằng những năm sắp tới không khiến chúng ta cạn kiệt? Nó bắt đầu bằng việc thừa nhận rằng tất cả các loại cuộc họp trực tuyến – cuộc họp lớn, cổ phần cao, cuộc trò chuyện hàng ngày, đăng ký, đứng lên và trực tiếp – khiến chúng ta lo lắng và hiểu tại sao. Sau đó, chúng ta có thể xây dựng một bộ công cụ để quản lý các loại tương tác khác nhau trên camera, khai thác sinh lý của việc giảm lo lắng.

Tin tốt là chúng ta có thể xây dựng những thói quen đơn giản để quản lý tâm trí và cơ thể trong những ngày bận rộn trước máy ảnh. Chúng ta có thể bắt đầu bằng cách hỏi những câu hỏi sau, tùy thuộc vào tình huống cụ thể mà chúng ta đang gặp phải.

Tôi có quyền kiểm soát những gì?

Nếu bạn đang gặp phải sự lo lắng, tốt hơn là bạn nên giải nén những gì đang diễn ra bên dưới bề mặt. Christina Blacken, người sáng lập quo mới, một công ty tư vấn phát triển và hòa nhập lãnh đạo, đã đưa ra một số lý do phổ biến khi tôi phỏng vấn cô ấy. Bạn có thể rơi vào tình trạng khó khăn về thời gian mà bạn cảm thấy mình không có đủ thời gian để chuẩn bị. Bạn có thể đang gặp phải hội chứng mạo danh và cảm thấy như mình không biết đủ. Có thể bạn không thích cách bạn nghe hoặc nhìn trên màn hình. Có lẽ cuộc họp cuối cùng với nhóm này đã trở nên căng thẳng và bạn đang lo lắng về cuộc họp tiếp theo. Hoặc có thể mạng internet của bạn bị hỏng và bạn lo lắng về sự cố ngừng hoạt động.

Sau khi bạn xác định được điều nào áp dụng cho mình, Blacken gợi ý bạn nên tự hỏi bản thân: “Những điều này tôi có kiểm soát được ở một mức độ nào đó không?” Nếu có, hãy đưa ra một kế hoạch để giải quyết chúng. Điều này có thể bao gồm việc chặn lịch trình của bạn để bạn có đủ thời gian chuẩn bị, đọc hoặc tham khảo các ghi chú trong cuộc họp, hoặc chống lại bất kỳ sự sai lệch nào về nhận thức để bạn không đến cuộc họp với cảm giác ít hơn. (Rõ ràng là bạn có điều gì đó có giá trị để đóng góp nếu không họ sẽ không mời bạn.)

Nếu căn nguyên của sự lo lắng là những thứ bạn không thể kiểm soát, hãy tự hỏi bản thân, “Tôi có thể làm gì để cảm thấy ổn với việc buông bỏ?” Đôi khi, lo lắng là muốn kiểm soát trong những tình huống mà bạn có thể không có nó – và bạn không thể hủy mọi cuộc họp ngay cả khi bạn muốn, hoặc kiểm soát internet mờ hoặc tiếng chó sủa. Nhưng bạn có thể xây dựng trong các lan can và lên kế hoạch trước.

Ví dụ: nếu bạn biết mình có một tuần đặc biệt đầy ắp máy ảnh, hãy nghiêm túc dành thời gian và năng lượng của bạn trong những ngày và giờ trước đó. Xem lại lịch trình của bạn và dành thời gian cho các giờ giải lao hoặc xây dựng thời gian “chơi” trong 30 phút giữa các buổi biểu diễn. (Tôi thích đi làm cỏ trong vườn của tôi!)

Bạn càng tập có chủ định về thời gian và năng lượng của mình, thì cơ bắp của bạn càng được củng cố cho nó – nỗi sợ hãi và lo lắng bắt đầu giảm bớt bởi vì bạn đã chứng minh cho bản thân rằng bạn có thể tồn tại.

Tôi đang tập trung chú ý vào đâu?

Lee Bonvissuto giúp các nhà lãnh đạo giao tiếp. Tuy nhiên, cô ấy nói, những rắc rối của chúng tôi với các cuộc họp video không thực sự là về kỹ năng giao tiếp của chúng tôi. Đó là về áp lực phải thực hiện, sự thiếu tự tin, ý thức về bản thân – và sự chú ý. “Nếu sự chú ý của tôi tập trung vào cách tôi được nhìn nhận hoặc chỉ số nét mặt hoặc suy nghĩ của người khác,“ Chà, đó không phải là từ thích hợp. Tôi chắc rằng tôi có thể diễn đạt điều đó tốt hơn, ”đó là nơi tôi chú ý. Và đó là thứ đang được trao sức mạnh. “

Khi sự hiện diện của chúng ta bị loãng đi và chúng ta mất khả năng tiếp cận ý tưởng của mình, bạn sẽ dễ mất tập trung và trở nên lo lắng: Bộ não của chúng ta nói với hệ thần kinh giao cảm rằng có nguy hiểm ở phía trước. Hơi thở của chúng ta nhanh hơn, chúng ta nói nhanh hơn, cơ bắp của chúng ta thắt chặt; chúng ta chuẩn bị chạy trốn hoặc chiến đấu.

Tin tốt là hệ thống thần kinh phó giao cảm của chúng ta tồn tại để làm dịu phản ứng lo lắng này – và nó giúp chúng ta định hướng lại sự chú ý của mình. Dây thần kinh phế vị, chạy khắp cơ thể bạn, giúp kích hoạt nó. Bạn có thể tuyển dụng nó để giúp bạn bình tĩnh lại trước, trong và sau cuộc họp bằng cách tạt nước lạnh vào mặt (tốt, có thể không suốt trong cuộc họp), ngâm nga, hít thở sâu và thở ra dài, hoặc nhớ về một người bạn thân yêu hoặc người thân yêu. Các đạo cụ cũng có thể giúp ích, chẳng hạn như đồ chơi thần tài hoặc quả bóng căng thẳng.

Cuối cùng, nếu chúng ta có thể tập trung vào một trong những điều này, chúng ta có thể trở nên ý thức hơn và suy nghĩ của chúng ta sẽ trở lại tập trung. “Mối nguy hiểm với sự lo lắng là sự vô thức của nó. Đó là cảm giác mất kiểm soát. Và do đó, chỉ bằng cách tạo ra sự kiểm soát, chúng ta có thể bắt đầu tạo ra suy nghĩ và cách nói có ý thức hơn, ”Lee nói. “Nếu bạn có thể neo vào một thứ tại một thời điểm, dù là chỗ dựa thể chất, hơi thở hay cơ thể ngả lưng vào ghế, thì nó sẽ trở thành nền tảng vững chắc này, gần giống như một nơi để trở về nhà”.

Tôi đang chuẩn bị như thế nào?

Quản lý một ngày từ xa có thể có nghĩa là bạn liên tục chuyển đổi vai trò. Ví dụ, nếu tôi có hai phút giữa việc làm cho con mình một bữa ăn nhẹ và chạy xuống cầu thang cho một cuộc họp, rất có thể tôi đang bước vào cuộc họp đó với tâm trạng cực kỳ lo lắng. Nếu bạn đang làm việc tại nhà, bạn cũng có thể có nhiều thời gian hơn để lo lắng về một cuộc họp sắp tới; trong quá khứ, một phần thời gian đơn độc đó có thể đã được thay thế bằng việc nhìn thấy mọi người trong văn phòng và hòa vào dòng chảy cộng tác. Sau đó là nỗi lo lắng về việc không có đủ thời gian chuyển tiếp giữa các cuộc họp hoặc bị gọi vào cuộc họp mà không có thông báo (điều gì đó có thể gây căng thẳng thần kinh nếu bạn nhận được lời mời ngay sau khi dắt chó về nhà).

Có hai cách để kiểm soát sự lo lắng của bạn đối với những tình huống này. Đầu tiên là phát triển các thói quen về cách bạn chuẩn bị cho các cuộc họp trên máy quay. Nếu bạn có cảnh báo nâng cao, bạn có thể dành thời gian để lập kế hoạch trước hàng giờ (hoặc thậm chí ngày hoặc giờ). Bây giờ tôi chuẩn bị cho các cuộc họp lớn trong tuần vào tối Chủ nhật, xem xét lại lịch trình của mình và đảm bảo rằng tôi đã sẵn sàng cho mỗi cuộc họp. Tôi thực sự tự hỏi mình: “Những cuộc họp nào sẽ khiến tôi lo lắng trong tuần này?” Sau đó, tôi sắp xếp hoặc phân chia thời gian của mình xung quanh các cuộc họp đó để giảm bớt sự lo lắng trước cuộc họp. Tôi cũng kiểm tra mỗi tối trong tuần, đề phòng trường hợp lịch trình của tôi thay đổi hoặc các cuộc họp mới được thêm vào.

Chiến lược thứ hai là nêu gương về vệ sinh cuộc họp tốt trông như thế nào, đặc biệt nếu tổ chức của bạn có xu hướng tụ tập vào phút chót hoặc vô tổ chức. Khi bạn phụ trách một cuộc họp, điều này có nghĩa là gửi trước lời mời, thiết lập chương trình làm việc, rõ ràng về ý định của cuộc họp là gì, ai sẽ sở hữu những gì trong các cuộc họp đó và đảm bảo rằng thời gian được phân bổ cho cuộc họp có ý nghĩa. Bạn thậm chí có thể xem xét đi xa hơn, thảo luận xem một cuộc họp trên camera thực sự có thể là một cuộc trao đổi qua email hay đề nghị nhanh chóng bật điện thoại thay vì thiết lập Zoom. Các cuộc họp trên camera không nhất thiết phải là hình thức giao tiếp mặc định!

Tôi đang điều chỉnh nhịp độ trong ngày hoặc tuần của mình như thế nào?

Tôi rất tin tưởng vào việc điều chỉnh nhịp độ ngày làm việc và tuần làm việc của bạn. Điều này có nghĩa là bạn thực sự hiểu rõ khi nào bạn nhận được năng lượng cho các hoạt động khác nhau và cách phân bổ năng lượng đó. Nếu bạn là người hướng nội hoặc mắc chứng lo âu xã hội, nếu các cuộc họp trên máy quay gây khó khăn cho bạn hoặc nếu bạn đang tham gia các cuộc họp thù địch, bạn cần lưu ý về những gì trong ngày của mình.

Nhịp độ cho phép chúng ta giữ năng lượng cao cho những việc lớn và giải lao khi cần. Nó cũng cho phép chúng ta sử dụng sự lo lắng của mình và chuyển nó thành năng lượng cho cuộc họp lớn đó, đồng thời cảm thấy bình tĩnh hơn trong một chuỗi công việc yên tĩnh. Ví dụ: bạn có thể thích có những ngày không có Zoom hoặc bạn có thể muốn phân tích các cuộc họp trên camera trong suốt cả tuần nếu bạn có thể. Để đạt được điều này, trước tiên bạn cần hiểu rõ về cách thức và thời điểm hoàn thành các loại công việc khác nhau.

Giám đốc Sáng tạo Christine Koh đã làm việc tại nhà trong gần hai thập kỷ. Cô ấy biết “giờ vàng” của mình, như cách cô ấy gọi – những giờ mà cô ấy tràn đầy năng lượng. Cô ấy là một người buổi sáng, và vào lúc 7 giờ sáng, cô ấy đăng nhập và vạch ra chế độ xem cấp cao trong ngày của mình. Koh cũng nhận ra rằng, trong khi cô ấy ghét các cuộc họp trực tiếp qua máy ảnh, cô ấy không ngại có một vài cuộc họp rải rác trong ngày.

Về công việc không bị gián đoạn, Koh dành ít nhất một khoảng thời gian hai giờ mỗi ngày “nơi tôi có thể thực sự tập trung vào. Đó là sự tự chăm sóc bản thân chuyên nghiệp … để tôi thực sự có thể tìm hiểu mọi thứ và suy nghĩ.”

Tôi thích lên lịch cho những ngày bận rộn với máy ảnh và để những ngày “không có máy ảnh”, nơi tôi có thể thư giãn hơn một chút và tập trung vào công việc. Nhưng tôi đã học được điều thực sự khiến tôi lo lắng là lo lắng về các cuộc họp mà tôi cần phải thực hiện, hoặc tôi dự đoán là sẽ khó khăn hoặc thù địch. Tôi sẽ thua giờ trước những cuộc họp này, lo lắng và suy ngẫm. Vì vậy, tôi thích lên lịch cho công việc khó khăn này vào đầu ngày bất cứ khi nào có thể. Bằng cách đó, tôi sẽ không mất hàng giờ để phân tâm, lo lắng về cuộc họp. Và tôi thực sự có thể hoàn thành công việc khi nó kết thúc.

Tôi Có Biết Cách Xử Lý Một Cuộc Đối Thoại Thù Thù Không?

Những cuộc trò chuyện khó có thể khó hơn trên máy ảnh. Khi bạn mong đợi một trải nghiệm hoặc kết quả căng thẳng, sự lo lắng của bạn sẽ trở nên quá tải. Khi bạn đang làm việc từ xa, bạn có thể có nhiều thời gian ở một mình để suy ngẫm và lo lắng. Và nếu bạn có cuộc trò chuyện này trên máy ảnh, có thể khó đọc ngôn ngữ cơ thể và tín hiệu không lời của họ hơn là khi bạn ở trong phòng cùng nhau (ở đây có thể dễ dàng hơn điện thoại, vì bạn sẽ không có tùy chọn quét phản ứng của đối tác).

Nếu bạn bị kích hoạt bởi sự lo lắng trong một cuộc họp đầy thử thách, hoặc thậm chí bị kích hoạt khi nhìn vào cuộc hẹn trên lịch của bạn, hãy thử điều này: Hãy nghĩ về một người khiến bạn cảm thấy hoàn toàn an toàn và được yêu thương, như một người bạn tốt, đối tác hoặc thậm chí là con bạn hoặc vật cưng. Sau đó, liên kết khuôn mặt, giọng nói hoặc cử chỉ của người thân yêu và đáng tin cậy đó với tình huống gây lo lắng.

Bài tập này, mà tôi học được từ Tom Bunn, LCSW, thực sự làm dịu hệ thống thần kinh của bạn. Khi bạn ngừng suy ngẫm, sự lo lắng của bạn sẽ giảm đi. Christina Blacken cũng sử dụng bài tập này. Cô ấy gợi ý nếu người kích hoạt nhìn thấy lịch mời trên lịch biểu của bạn, bạn có thể liên kết lại điều đó với một kỷ niệm tích cực về việc đi ăn trưa với một người bạn. Nếu bạn đang bị mắc kẹt trong vòng xoáy lo lắng, hãy triệu tập ai đó có thể “ở bên bạn” về tinh thần khi bạn mở đầu cuộc họp đó hoặc cảm thấy hoảng sợ về cách bạn xuất hiện trước ống kính. Người bạn đó nghĩ rằng bạn có vẻ ngoài và âm thanh Tuyệt.

Mang lại lòng biết ơn

Mặc dù các cuộc họp trên máy quay có thể khó khăn và gây lo lắng cho tôi, nhưng lợi ích của công việc từ xa lớn hơn chi phí. Khi tôi bị mắc kẹt ở nhà một mình, sợ hãi một cuộc trò chuyện khó khăn và ước tôi ở văn phòng để có thể đi uống cà phê với một người bạn, tôi cố gắng nhớ rằng công việc từ xa cũng cho phép tôi có thời gian và cơ quan để đi chơi với mèo của tôi. và những đứa trẻ, hãy chia tay một ngày với vận động và hoạt động ngoài trời, và làm việc trong mồ hôi của tôi.

Vì vậy, khi sự lo lắng về cuộc họp ảo ập đến với bạn, hãy tự hỏi bản thân: Công việc từ xa mang lại cho bạn điều gì? Việc triệu tập lòng biết ơn đó khi một ngày trên máy ảnh cảm thấy đặc biệt khó khăn cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn.