Những điều nhỏ nhặt khiến nhân viên cảm thấy được đánh giá cao

Hãy tưởng tượng tình huống này: Một nhân viên tên Rowen đến nơi làm việc vào ngày kỷ niệm 10 năm của anh ấy và tìm thấy một thẻ quà tặng có ghi chú dán trên bàn của anh ấy. Ghi chú là từ người quản lý của anh ấy, thừa nhận ngày kỷ niệm của anh ấy. Nhận ra rằng nó thậm chí không bao gồm một lời cảm ơn hay một lời chúc mừng, Rowen đảo mắt.

Trong khi hầu hết các công ty chạy một số loại chương trình công nhận nhân viên, chúng thường tạo ra những phản ứng giống như của Rowen. Thay vì mang lại cho mọi người cảm giác được đánh giá cao một cách có ý nghĩa, chúng chỉ trở thành một chiếc hộp khác để người quản lý kiểm tra và hoàn toàn không liên quan đến thành tích của nhân viên. Một số công ty cố gắng làm cho các chương trình trở nên phù hợp hơn bằng cách trao giải thưởng cụ thể cho những cá nhân đã tạo ra và lãnh đạo một sáng kiến ​​mới quan trọng, “thể hiện” các giá trị của tổ chức trong hành vi của họ hoặc có tác động đáng kể. Tuy nhiên, cách tiếp cận đó cũng có vấn đề: Giải thưởng có thể được coi là cơ hội ưu tú cho một số ít người được chọn — và khiến phần lớn lực lượng lao động cảm thấy bị bỏ rơi và bỏ qua.

Nếu các nhà quản lý có thể làm cho một nhóm nhân viên rộng lớn hơn cảm thấy được đánh giá cao, thì lợi ích sẽ rất đáng kể. Adam Grant và Francesca Gino đã phát hiện ra rằng khi mọi người cảm nhận được lòng biết ơn từ người quản lý của mình, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn. Một nhà nghiên cứu khác gần đây đã phát hiện ra rằng các nhóm thực hiện nhiệm vụ tốt hơn khi các thành viên của họ tin rằng đồng nghiệp của họ tôn trọng và đánh giá cao họ.

Tuy nhiên, trong hơn 50 năm làm việc để cải tiến các tổ chức, chúng tôi đã quan sát thấy rằng nhiều nhà quản lý gặp khó khăn trong việc khiến nhân viên cảm thấy rằng tài năng và đóng góp của họ được chú ý và đánh giá cao. Để khám phá vấn đề này, gần đây chúng tôi đã tìm hiểu sâu bên trong một tổ chức để xem những nỗ lực thể hiện sự đánh giá cao và lòng biết ơn của tổ chức được nhìn nhận như thế nào. Trong dự án đó, chúng tôi đã tương tác với cả nhân viên và người quản lý thông qua các nhóm tập trung, câu hỏi khảo sát và các buổi học hỏi. Và những gì chúng tôi phát hiện ra là mặc dù các ông chủ cảm thấy khó thể hiện sự đánh giá cao của nhân viên, người lao động nghĩ rằng nó thực sự khá đơn giản.

Khoảng Cách Giữa Quản Lý Và Nhân Viên

Các cuộc thảo luận của chúng tôi đã làm nổi lên những khoảng cách đáng chú ý giữa nhận thức của người quản lý và nhân viên. Đầu tiên, có sự khác biệt rõ rệt giữa mức độ các nhà quản lý đánh giá cao nhân viên và mức độ cảm nhận của nhân viên được đánh giá cao. Chúng tôi suy đoán rằng ảo giác của minh bạchhoặc xu hướng đánh giá quá cao cảm xúc của mọi người đối với người khác, giải thích điều này: Người quản lý đánh giá sai nhân viên biết họ cảm thấy thế nào về chúng.

Thứ hai, nhiều nhà quản lý báo cáo rằng việc truyền đạt sự đánh giá cao dường như thực sự phức tạp. Một số gặp khó khăn trong việc cân bằng nó với phản hồi phát triển và sợ gửi thông điệp hỗn hợp cho nhân viên. Một số lo ngại rằng những nỗ lực của họ để đánh giá cao tất cả nhân viên sẽ trở thành thói quen và bị coi là phi cá nhân và vô nghĩa. Mặt khác, các nhân viên không coi đây là một nhiệm vụ phức tạp và nhanh chóng, rõ ràng đưa ra những cách chính xác mà các nhà quản lý có thể thể hiện sự đánh giá cao một cách hiệu quả. Đây là những gì họ nói với chúng tôi rằng các nhà quản lý cần phải làm:

1. Chạm vào cơ sở sớm và thường xuyên. Mặc dù thường xuyên dành thời gian để chào hỏi nhân viên và đăng ký với họ có vẻ như làm giảm năng suất của bạn một cách không cần thiết, nhưng những tương tác này thực sự là điểm kết nối có giá trị cho nhân viên của bạn (và cho bạn). Chúng ngăn không cho nhân viên của bạn cảm thấy vô hình. Một trong những nhân viên trong các nhóm tập trung của chúng tôi nói với chúng tôi rằng chỉ cần nghe “Chào buổi sáng” hoặc “Bạn có khỏe không?” từ người quản lý bộ phận của anh ấy sẽ có ý nghĩa như sự công nhận chính thức. Nếu bạn tạo các thói quen cho phép nhân viên của mình chia sẻ những câu chuyện với bạn về những gì họ đang làm hoặc đang tiến hành, thì bạn có thể khiến họ cảm thấy được bạn “biết đến” — và luôn cập nhật những gì đang xảy ra trong tổ chức của bạn.

2. Đưa ra phản hồi cân bằng. Nhân viên muốn biết cả những gì họ đang làm tốt và những điểm họ có thể cải thiện. Trong các cuộc thảo luận của chúng tôi, họ đã nhiều lần báo cáo rằng việc nhận được phản hồi – tích cực và mang tính phát triển – là một trong những điều quan trọng khiến họ cảm thấy được trân trọng. Như một nhân viên đã giải thích, việc nhận được lời khen ngợi từ người quản lý của cô ấy rất có ý nghĩa, nhưng vì cô ấy chưa bao giờ nhận được các đề xuất hướng tới cải tiến nên cô ấy đã đặt câu hỏi về giá trị của những phản hồi tích cực đó. Trong khi đó, một số nhân viên chỉ nhận được phản hồi quan trọng dường như bỏ cuộc vì họ cảm thấy mình không bao giờ có thể làm đúng bất cứ điều gì.

Bí quyết là tránh đưa ra cả hai loại phản hồi cùng một lúc. Khi các nhà quản lý thử kỹ thuật bánh sandwich thông thường, nhét phản hồi tiêu cực vào giữa hai lớp phản hồi tích cực, nhân viên chỉ cảm thấy bối rối. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, những người cần phản hồi phát triển nhất có xu hướng chỉ nghe những điều tích cực mà người quản lý của họ nói, và những người thể hiện tốt sẽ nhớ nhiều hơn về những nhận xét tiêu cực. Vì vậy, hãy đảm bảo tách biệt rõ ràng phản hồi tích cực khỏi phản hồi phát triển.

3. Giải quyết các cơ hội tăng trưởng. Nhân viên muốn biết những gì tương lai nắm giữ cho sự nghiệp của họ. Khi các nhà quản lý dành thời gian để thảo luận rõ ràng về tiềm năng phát triển hoặc cung cấp các cơ hội và “kéo dài” các nhiệm vụ, nhân viên sẽ coi đó là bằng chứng cho thấy họ được đánh giá cao. Ngược lại, khi các nhà quản lý bỏ qua việc giải quyết vấn đề phát triển của mọi người, nhân viên sẽ coi đó là dấu hiệu cho thấy họ đang không. Một nhân viên nói với chúng tôi: “Người quản lý của tôi liên tục công nhận công việc của tôi và tôi biết rằng cô ấy thấy rằng tôi luôn vượt lên trên tất cả. Vấn đề là cô ấy không đấu tranh để giành cho tôi những cơ hội mới và lớn hơn.”

4. Cung cấp sự linh hoạt. Cho dù các nhà quản lý cho mọi người tùy chọn làm việc từ xa hay thậm chí chỉ đơn giản là đề nghị ai đó đến muộn trong ngày sau khi làm thêm giờ, nhân viên sẽ nhanh chóng hiểu đó là một tín hiệu quan trọng của sự tin tưởng và đánh giá cao. Một nhân viên nói với chúng tôi rằng anh ấy cảm thấy lịch làm việc linh hoạt mà người quản lý đưa ra cho anh ấy là “một sự công nhận to lớn”.

5. Biến nó thành thói quen. Chỉ cần dành vài phút để nói cụ thể với nhân viên của bạn những gì bạn đánh giá cao về những đóng góp của họ có thể có tác động to lớn. Cố gắng xây dựng nó thành thói quen thông thường của bạn, có thể bằng cách dành 15 phút đầu tuần để viết thư cảm ơn cá nhân hoặc bắt đầu cuộc họp nhóm của bạn bằng lời cảm ơn ngắn gọn thừa nhận thành tích của từng thành viên trong nhóm. Phạm vi của các tùy chọn là gần như vô hạn. Một số người quản lý mà chúng tôi đã nói chuyện đã tặng đồ ăn và thẻ quà tặng như những biểu hiện rõ ràng về sự đánh giá cao của họ; những người khác coi việc truy cập từng báo cáo của họ hàng ngày là một điểm quan trọng. Tuy nhiên, ý tưởng không phải là tạo ra một hệ thống tự động cảm ơn nhân viên; nó quan trọng hơn về việc cho phép bản thân bày tỏ sự đánh giá cao của bạn theo cách mà bạn cảm thấy tự nhiên.

Những sai lầm cần tránh

Các nhân viên đều rõ ràng như nhau về cách thức mà các nhà quản lý truyền đạt một thiếu của sự đánh giá cao cho họ. Dưới đây là một số điều phổ biến mà các nhà quản lý mắc phải:

1. Những biểu hiện của lòng biết ơn không trung thực hoặc khái quát sâu rộng. Sự đánh giá cao cần phải cụ thể và chân thực. Mặc dù nhân viên hào hứng với nhiều cách khác nhau để bày tỏ lòng biết ơn, nhưng họ không bị lay động bởi những cử chỉ trống rỗng hoặc hời hợt. Có một sự khác biệt lớn giữa việc hét lên lời cảm ơn khi bạn ra khỏi cửa so với việc ngồi xuống với ai đó để mô tả những điều bạn đánh giá cao về công việc của họ và tác động tích cực của nó đối với nhóm hoặc tổ chức.

Những biểu hiện cảm kích có ý nghĩa thường được mô tả là đúng lúc, phù hợp và chân thành, còn những biểu hiện có vẻ sáo rỗng thực sự có thể còn tệ hơn là không cảm ơn chút nào. Người quản lý cũng cần phải bước đi cẩn thận khi công nhận mọi người trong nhóm. Đôi khi hiệu suất của một nhóm không phản ánh sự đóng góp như nhau của tất cả các thành viên và bạn có nguy cơ bị những người có thành tích cao xa lánh nếu mọi người đều nhận được sự công nhận như nhau.

2. Bỏ qua các thủ tục tiêu chuẩn của công ty. Nhiều nhà quản lý bận rộn cảm thấy rằng các thủ tục như đánh giá hàng năm, đăng ký hàng quý và đề cử nhân viên cho giải thưởng là một sự lãng phí thời gian. Nhưng đối với nhân viên, chúng là những cột mốc quan trọng cung cấp manh mối về tiến độ và hiệu suất của họ. Khi người quản lý bỏ qua chúng, nhân viên thường suy luận rằng họ, chứ không phải quy trình, là thứ mà người quản lý không coi trọng. Nếu bạn định đi chệch khỏi quy tắc của tổ chức, thì ít nhất bạn cũng cần nói rõ ràng với nhân viên của mình về lý do tại sao, nếu không họ có thể kết luận rằng việc bạn không hành động là một lời tuyên bố về họ.

3. Để nhân viên cảm thấy bị cô lập khỏi đồng nghiệp hoặc tổ chức lớn hơn. Đối với các nhà quản lý, việc xem đóng góp của mỗi người phù hợp với công việc của những người khác sẽ dễ dàng hơn nhiều, nhưng nhân viên thường thiếu cái nhìn sâu sắc đó. Khi các nhà quản lý nêu bật cách nhân viên sử dụng công việc của nhau trong bộ phận của họ hoặc giữa những người khác, điều đó tạo tiền đề cho sự đánh giá cao lan rộng khắp tổ chức.

4. Những thay đổi đột ngột hoặc không giải thích được trong thực hành đánh giá cao của bạn. Nếu bạn chưa tập trung vào việc thể hiện sự đánh giá cao của nhân viên, đừng đền bù quá mức cho điều đó; rất có thể, họ sẽ coi những nỗ lực của bạn là không thành thật. Thay vào đó, hãy cho họ biết rằng bạn đang nỗ lực phát triển kỹ năng biết ơn của mình với tư cách là một nhà lãnh đạo. Dành thời gian để hỏi xem họ muốn được công nhận như thế nào. Một số có thể thích được cảm ơn công khai, trong khi những người khác sẽ nổi giận với ý tưởng đó. Điều quan trọng là phải biết sở thích cá nhân của nhân viên của bạn.

Làm cho sự đánh giá cao trở nên dễ dàng và dễ lây lan

Phần tốt nhất của sự đánh giá cao là nó miễn phí và không tiêu tốn nhiều thời gian. Bất cứ ai ở bất kỳ cấp độ nào cũng có thể đánh giá cao. Nó có thể được hướng tới một nhân viên, một đồng nghiệp hoặc một ông chủ. Nhưng khi các nhà lãnh đạo tham gia vào nỗ lực này, văn hóa đánh giá cao sẽ lan truyền nhanh hơn.

Một điều hữu ích là cùng với các nhà quản lý khác thảo luận về các chiến lược biết ơn đã hoạt động tốt (hoặc không). Nếu bạn là người quản lý, hãy cân nhắc hợp tác với một hoặc nhiều đồng nghiệp để trao đổi ý kiến ​​và tạo ra trách nhiệm cho những nỗ lực của bạn.

Xét cho cùng, việc xây dựng văn hóa đánh giá cao chủ yếu bắt nguồn từ rất nhiều thực hành thông thường nhỏ: Không coi người của bạn là điều hiển nhiên. Nhớ nói lời cảm ơn một cách cá nhân và chân thành. Làm rõ rằng bạn quan tâm đến sự phát triển của nhân viên và quan tâm đến họ với tư cách cá nhân.

Bắt đầu bằng cách bày tỏ lòng biết ơn nhiều hơn với những người xung quanh bạn và xem điều gì sẽ xảy ra. Bạn có thể ngạc nhiên về sự khác biệt lớn mà những điều nhỏ nhặt có thể tạo ra.