Những gì người thuyết trình giỏi nhất làm khác biệt

Theo nhà sử học đoạt giải Pulitzer Doris Kearns Goodwin, dân làng sẽ đến từ xa và rộng để nghe Abraham Lincoln, khi đó là một luật sư thảo nguyên với năng khiếu kể chuyện. Lincoln không được hưởng lợi từ công nghệ hiện đại. Anh ấy đứng trên một gốc cây thay vì sân khấu TED, và PowerPoint sẽ không được phát minh trong 130 năm nữa. Tuy nhiên, Lincoln “đồng thời có thể giáo dục, giải trí và thu hút khán giả của mình,” Goodwin viết.

Trong khi các công cụ giao tiếp đã thay đổi kể từ khi Lincoln thu phục đám đông bằng kỹ thuật kể chuyện của mình, bộ não con người thì không. Tâm trí của chúng ta được kết nối với câu chuyện. Chúng tôi suy nghĩ theo lối tường thuật và thích sử dụng nội dung dưới dạng câu chuyện.

Hiểu được sự khác biệt giữa thuyết trình và kể chuyện là rất quan trọng đối với khả năng của một nhà lãnh đạo trong việc thu hút khán giả và thúc đẩy họ hành động. Thật không may, phần mềm trình chiếu thường bị cản trở. Trang trình bày nên được thiết kế để bổ sung cho một câu chuyện, không phải để thay thế người kể chuyện.

Sau đây là năm chiến lược kể chuyện để giúp bạn nổi bật trong lần thuyết trình tiếp theo.

Người thuyết trình mở PowerPoint. Người kể chuyện tạo ra một câu chuyện.

Nếu bạn muốn thu hút khán giả của mình, bạn phải kể một câu chuyện. Nhưng đối với hầu hết những người chuẩn bị bài thuyết trình, kể chuyện không phải là điều quan trọng hàng đầu.

Hầu hết các “người thuyết trình” đều làm những gì nghe có vẻ hợp lý: Họ bắt đầu bằng cách mở phần mềm trượt. Nhưng hầu hết các chương trình thuyết trình không phải là công cụ kể chuyện. Chúng là cơ chế phân phối kỹ thuật số. Mẫu mặc định của PowerPoint yêu cầu tiêu đề và văn bản.

Một danh sách có gạch đầu dòng không phải là một câu chuyện. Câu chuyện là một chuỗi các sự kiện được kết nối với nhau được kể thông qua lời nói và / hoặc hình ảnh. Một câu chuyện có chủ đề, những khoảnh khắc thu hút sự chú ý, anh hùng và nhân vật phản diện, và một cái kết mỹ mãn. Các trang trình bày được thiết kế độc đáo không thể bù đắp cho một câu chuyện có cấu trúc kém.

Các đạo diễn từng đoạt giải thưởng đọc hoặc viết câu chuyện trước khi cầm máy quay. Họ xem bộ phim diễn ra bằng cách phác thảo hoặc vẽ từng cảnh trên bảng phân cảnh. Theo cách tương tự, những người thuyết trình hiệu quả sẽ suy nghĩ về các yếu tố trong nội dung của họ rất lâu trước khi họ mở PowerPoint.

Trước khi bạn ngồi xuống để tạo các trang trình bày của mình, hãy thử quy trình ba bước này. Đầu tiên, hãy viết ra ý tưởng của bạn như thể bạn đang kể một câu chuyện cho ai đó. Vì bạn không tự nhiên viết hoặc nói bằng gạch đầu dòng, hãy tránh chúng. Thay vào đó, hãy sử dụng các câu hoàn chỉnh với danh từ, động từ và sự chuyển tiếp giữa các đoạn văn và ý tưởng. Thứ hai, hình dung từng khái niệm chính của bạn bằng cách “phân cảnh”: phác thảo các ý tưởng trên bảng trắng hoặc một tờ giấy trắng. Cuối cùng, thu thập các nội dung sẽ làm cho câu chuyện của bạn trở nên sống động: video, hoạt ảnh, đồ họa hoặc ảnh.

Người thuyết trình sử dụng văn bản. Người kể chuyện thích tranh.

Trong thời gian giữ chức vụ chỉ huy Trạm Vũ trụ Quốc tế, Chris Hadfield đã trở thành tâm điểm trên mạng xã hội khi chọn một cây đàn guitar và hát bài “Space Oddity” của David Bowie khi đang bay lơ lửng không trọng lượng. Trở lại Trái đất, TED Talk nổi tiếng của anh ấy đã thu hút hơn 11 triệu lượt xem.

Bài thuyết trình của Hadfield, “Những gì tôi học được khi bị mù trong không gian,” là một màn kể chuyện bằng hình ảnh đáng kinh ngạc. Bản PowerPoint của anh ấy chứa 35 slide – không có văn bản. Thay vào đó, Hadfield dựa vào tranh, ảnh, ảnh động và video để giới thiệu cho khán giả một thế giới mà ít người từng trải qua.

Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng khán giả của bạn sẽ nhớ lại khoảng 10% nội dung nếu họ chỉ đơn giản là nghe thông tin. Nhưng “hiệu ứng vượt trội về hình ảnh” có nghĩa là nếu họ nghe thấy thông tin và xem một bức tranh, họ sẽ giữ lại 65%.

Florence Nightingale đã hiểu rõ tính ưu việt của hình ảnh hơn một thế kỷ trước khi phát minh ra PowerPoint. Nightingale là một nhà thống kê và toán học. Cô ấy cũng là một y tá đồng cảm, người đã bị sốc khi phát hiện ra rằng nhiều binh sĩ Anh chết vì điều kiện vệ sinh trong bệnh viện hơn là chết vì vết thương chiến đấu. Khi Nightingale tìm kiếm nguồn tài trợ từ các nhà chức trách Anh để cải thiện điều kiện, cô ấy đã dịch dữ liệu khô khan thành một đồ họa được mã hóa màu. Nightingale biết rằng con người bị lay động bởi những câu chuyện và hình ảnh hơn là chỉ dữ liệu và văn bản.

Nếu bạn muốn thu hút khán giả, hãy xây dựng một bài thuyết trình sử dụng hình ảnh để bổ sung cho câu chuyện bạn kể. Sự kết hợp giữa hình ảnh và từ ngữ giúp cải thiện việc học nhiều hơn những từ ngữ có thể tự học.

Người thuyết trình kết xuất dữ liệu. Người kể chuyện nhân hóa nó.

Như Nightingale đã phát hiện ra, bộ não của con người không được xây dựng để hiểu các số lượng lớn. Dữ liệu là trừu tượng cho đến khi nó được đưa vào ngữ cảnh mà mọi người có thể hiểu được. Và mọi người có thể hiểu mọi người.

Có lần tôi gặp một nhóm giám đốc điều hành của một công ty thiết bị y tế lớn đang chuẩn bị ra mắt máy quét não mới tại một hội nghị danh tiếng. Họ gửi cho tôi hàng trăm trang dữ liệu lâm sàng để chứng minh công nghệ này có thể xác định tình trạng của bệnh nhân nhanh hơn và chính xác hơn bất kỳ thiết bị hiện có nào.

“Mọi người ở đâu?” Tôi hỏi.

Mặc dù dữ liệu cung cấp bằng chứng về hiệu quả của công nghệ, nhưng nó không kể một câu chuyện. Chỉ có con người mới có thể làm được điều đó.

Sau vài giờ cân não với nhóm điều hành, chúng tôi quyết định đưa các khuôn mặt vào dữ liệu. Chúng tôi đã xây dựng một bài thuyết trình xoay quanh hai bệnh nhân điển hình – David và Susan – những người sẽ được hưởng lợi từ công nghệ này nếu họ nhập viện với các triệu chứng có thể bị đột quỵ hoặc đau tim.

Tại hội nghị tương tự vào năm sau, người điều hành đã thuyết trình đang đi xuống hành lang thì một bác sĩ chặn anh ta lại và nói, “Anh là anh chàng David và Susan. Bài thuyết trình tuyệt vời. ” Người tham dự đã không nhớ tất cả dữ liệu, nhưng câu chuyện để lại ấn tượng.

Lần tới khi bạn có bộ dữ liệu lớn để trình bày, hãy thêm một khuôn mặt vào số liệu thống kê.

Người thuyết trình có thể đoán trước được. Người kể chuyện khiến khán giả bất ngờ.

Hầu hết các PowerPoint đều nhàm chán vì chúng có thể đoán trước được. Chúng ta biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo – một slide khác gồm các gạch đầu dòng, tiếp theo là một đoạn khác, và một đoạn khác. Tuy nhiên, một câu chuyện hay lại có yếu tố bất ngờ.

Khi Steve Jobs giới thiệu chiếc iPod đầu tiên, ông đã nói với khán giả rằng máy nghe nhạc có thể lưu trữ 1.000 bài hát. Trong khi các máy nghe nhạc khác trên thị trường có thể khẳng định tương tự, Jobs giải thích rằng không có đối thủ nào có thể vừa với túi của bạn. Và với sự khéo léo của một nhà ảo thuật kéo một con thỏ ra khỏi mũ của mình, Jobs thò tay vào túi quần jean và lôi ra chiếc máy nghe nhạc MP3 nhỏ nhất trên thị trường. “Một nghìn bài hát trong túi của bạn” đã trở thành một trong những khẩu hiệu mang tính biểu tượng nhất trong lịch sử sản phẩm.

Mặc dù nhiều người coi Steve Jobs là một trong những nhà thuyết trình kinh doanh xuất sắc nhất trong thời đại của chúng ta, nhưng người đồng sáng lập Apple biết bí quyết thực sự để thu phục khán giả: Tạo một bài thuyết trình bổ sung cho một câu chuyện được dàn dựng kỹ lưỡng.

Bộ não con người chú ý đến sự mới lạ – những sự thay đổi và xoay chuyển và những sự kiện bất ngờ. Bộ não của chúng ta hoạt động mạnh khi chúng ta phát hiện ra thứ gì đó phá vỡ mô hình.

Không có giới hạn cho sự sáng tạo của bạn. Mặc dù bạn không cần phải lôi sản phẩm ra khỏi túi để thu hút sự chú ý của khán giả, nhưng hãy lên kế hoạch gây bất ngờ cho mọi người bằng điều mà họ không mong đợi.

Thuyết trình viên thực hành thầm. Người kể chuyện tập dượt thành tiếng.

Hầu hết các bài thuyết trình kinh doanh đều bị lãng quên bởi vì người thuyết trình quên rằng họ đang trình diễn, không trình bày. Một bản trình bày tuyệt vời cung cấp thông tin, truyền cảm hứng, tương tác và giải trí. Nói cách khác, đó là một phần biểu diễn và nên được tập luyện giống như một phần.

Hầu hết các chuyên gia kinh doanh lướt qua các trang trình bày của họ một cách im lặng để chuẩn bị cho một bài thuyết trình. Người kể chuyện diễn tập – thành tiếng. Họ luyện tập cách phân phối giọng nói của mình, thêm các khoảng dừng đúng lúc và thay đổi tốc độ bài nói của họ. Nếu họ định đứng trước một nhóm, họ sẽ đứng trong buổi diễn tập. Nếu họ chuẩn bị ngồi trong một cuộc gọi Zoom, họ sẽ ngồi vào phần diễn tập và cung cấp từng slide như thể họ đang đưa ra đồ thật.

. . .

Khi bạn xem mình là một người kể chuyện, bản trình bày mà khán giả của bạn nhìn thấy sẽ thay đổi. Đừng để phần mềm trình bày cản trở việc cung cấp cho khán giả của bạn thông tin mà họ sẽ chú ý đến – và giữ lại.