Nơi chúng ta đã sai khi hợp tác

Trên thực tế, mọi thứ chúng tôi làm tại nơi làm việc đều là sự cộng tác. Trước đại dịch, nhiều người đã dành 85% thời gian trở lên mỗi tuần cho công việc cộng tác – trả lời email, nhắn tin nhanh, trong các cuộc họp và sử dụng các không gian và công cụ cộng tác nhóm khác. Con số này chỉ tăng lên trong suốt đại dịch, không có dấu hiệu kết thúc khi chúng ta chuyển sang các hình thức công việc lai khác nhau.

Vấn đề nan giải là sự khôn ngoan thông thường về làm việc theo nhóm và cộng tác đã tạo ra quá nhiều kiểu cộng tác sai lầm, điều này làm ảnh hưởng đến hiệu suất, sức khỏe và hạnh phúc tổng thể của chúng ta. Các đồng nghiệp Connected Commons của tôi và tôi đã dành một thập kỷ để nghiên cứu định lượng về cách những người thành công – những người hoạt động tốt nhất và đang phát triển mạnh trong công việc của họ – quản lý sự cộng tác trong bối cảnh làm việc siêu kết nối ngày nay. Những gì chúng tôi học được là những người thành công hơn không bị phân biệt bởi mạng lưới lớn hơn, mà là những người hiệu quả hơn. Bằng cách cộng tác có mục đích hơn, những người thành công mà tôi đã nghiên cứu đạt hiệu quả cao hơn 18-24% so với các đồng nghiệp của họ.

Các cuộc phỏng vấn sâu với hơn 600 phụ nữ và nam giới thành công đã cho thấy cách họ đạt được kỳ tích này thông qua ba loại hành vi:

• Xác định và thách thức niềm tin dẫn đến việc chúng tôi cộng tác quá nhanh
• Cấu trúc ấn tượng trong công việc của chúng tôi để ngăn chặn sự cộng tác không hiệu quả
• Thay đổi hành vi để tạo ra sự cộng tác hiệu quả hơn

Nó chỉ ra rằng loại đầu tiên – niềm tin về bản thân và vai trò của chúng ta – là quan trọng nhất trong ba loại, chiếm 50% hoặc hơn của vấn đề tổng thể. Khi tôi nói “niềm tin”, tôi đang nói về những mong muốn, nhu cầu, kỳ vọng và nỗi sợ hãi được nắm giữ sâu sắc và thường không được giải đáp, xoay quanh việc chúng ta cảm thấy mình cần phải “thể hiện” với người khác như thế nào mỗi ngày. Mong muốn được giúp đỡ có thể khiến chúng ta nhảy vào một dự án hoặc cuộc tranh luận mà không cần được yêu cầu. Nhu cầu về địa vị có thể thúc đẩy chúng ta thúc đẩy cộng tác trở lại với chính mình. Nỗi sợ hãi có thể khiến chúng ta không thể nói “không” với một yêu cầu hợp tác mà chúng ta biết rằng mình không thể xử lý được.

Bước đầu tiên trong việc giảm quá tải cộng tác là nhận thức được các tác nhân bên trong này. Hãy suy ngẫm về những tuyên bố dưới đây và cân nhắc xem bạn cần phải đề phòng những niềm tin nào:

“Mong muốn giúp đỡ người khác của tôi khiến tôi trở nên quá dễ dàng cho các yêu cầu cộng tác.”

Giúp đỡ là một hành động mang tính xây dựng cơ bản và nó mang lại cho chúng ta ý thức về mục đích, đáp ứng nhu cầu sâu sắc là có ích và củng cố bản sắc của chúng ta. Nhưng nếu bạn lao vào quá nhanh hoặc quá thường xuyên hoặc theo những cách giải quyết vấn đề của người khác mà không xây dựng năng lực, bạn chắc chắn sẽ trở thành con đường ít phản kháng nhất đối với quá nhiều yêu cầu.

Hãy nhớ rằng nói “có” với một việc có nghĩa là nói “không” với các ưu tiên quan trọng khác – cả về chuyên môn và cá nhân. Hãy rõ ràng về những ưu tiên này và thoải mái khi nói “không”. Đừng giải quyết vấn đề của mọi người một cách trực tiếp khi bạn tham gia. Thay vào đó, hãy kết nối họ với đúng người, chỉ cho họ thông tin hoặc nguồn lực mà họ cần hoặc hướng dẫn họ cách tốt nhất để giải quyết vấn đề. Bạn sẽ ít bị tìm kiếm ngay lập tức vào lần sau – và bạn vẫn sẽ giúp.

“Cảm giác thỏa mãn của tôi từ thành tích khiến tôi phải tham gia vào công việc hợp tác tạo ra tình trạng quá tải.”

Sự bùng nổ của sự hài lòng mà bạn nhận được từ việc hoàn thành một điều gì đó có thể gây nghiện, ngăn bạn tập trung năng lượng của mình vào nơi cần thiết nhất: công việc nơi bạn tạo ra giá trị lớn nhất và đặc biệt nhất.

Tránh các hoạt động khiến bạn quá vội vàng hoàn thành vì lợi ích của việc hoàn thành. Thông thường, đây là những hoạt động thường ngày và có phần thiếu trí óc, giống như chiến đấu với tất cả email hơn là bỏ qua một số và tập trung thời gian vào công việc đánh thuế tinh thần nhiều hơn. Cực đoan, một số người thậm chí còn thú nhận đã viết những điều vào danh sách việc cần làm vì niềm vui đơn giản mà họ nhận được khi vượt qua chúng! Trích xuất bản thân hoặc đưa ra định hướng một phần trong khi xây dựng năng lực của người khác. Nếu bạn phải tham gia vào một nhiệm vụ nhỏ, hãy nhắc nhở bản thân rằng chỉ cần giỏi thực sự là đủ tốt.

“Mong muốn có ảnh hưởng hoặc được công nhận về chuyên môn của tôi tạo ra sự phụ thuộc quá mức vào tôi”.

Mong muốn ảnh hưởng đến người khác và được công nhận có thể thúc đẩy các nhu cầu hợp tác quá mức trở lại với bạn. Chuyên môn có thể trở thành một cái bẫy của riêng nó: Sự tập trung vào bản thân có thể ngăn cản bạn phát triển nó ở người khác.

Đừng tiếp tục tìm kiếm địa vị trong chuyên môn đã xác định bạn ngày hôm qua. Hãy lưu ý đến những cách tinh tế mà bạn nhận xét trong các cuộc họp hoặc chuyển sang các chuỗi email. Một hậu quả không mong muốn là mọi người có thể bắt đầu tin rằng họ cần trì hoãn với bạn hoặc nhận được ý kiến ​​đóng góp của bạn trước khi tiến hành mọi ý tưởng. Ngoài ra, bạn có thể không hoàn toàn hiểu bối cảnh mà đề xuất của bạn đang được đưa ra; bằng cách nhảy vào, bạn có thể vô tình đưa ra lời khuyên cuối cùng sẽ không thực sự giúp ích cho dự án.

“Mối quan tâm của tôi với việc bị gắn mác là một nghệ sĩ kém hiệu quả khiến tôi phải tham gia vào các hoạt động cộng tác tạo ra tình trạng quá tải”.

Lo lắng về việc bị gắn mác tiêu cực khiến bạn gần như không thể nói “không” với một yêu cầu, không chỉ từ cấp trên mà còn từ những người đồng nghiệp – bạn có thể lo ngại rằng việc nói “không” có thể ảnh hưởng đến bạn sau này theo những cách vô hình.

Đừng nghĩ rằng nói “không” là lựa chọn duy nhất của bạn. Đưa ra các lựa chọn, chẳng hạn như “Bạn muốn tôi hoàn thành những việc này theo thứ tự nào?” Tạo sự minh bạch về khả năng và năng lực của bạn và khối lượng nhu cầu mà bạn đang phải đối mặt. Sau đó, thảo luận về nhu cầu thực sự và xem có cách nào khác để hoàn thành yêu cầu hay không.

“Nhu cầu của tôi là đúng khiến tôi mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị và tham gia vào các hoạt động hợp tác.”

Dù nguồn gốc của nhu cầu chính xác là gì – mối đe dọa đối với danh tính của bạn với tư cách là một đồng đội có năng lực và nỗi sợ hãi là những yếu tố phổ biến – nó tạo ra các hoạt động không hiệu quả, đẩy mọi người dành hàng giờ để chuẩn bị cho các cuộc họp, viết email hoàn hảo và tạo ra công việc thừa cho mọi người.

Tốt hơn hết bạn nên thừa nhận rằng bạn không biết câu trả lời chính xác nhưng có thể và sẵn sàng nhanh chóng tìm ra câu trả lời. Bằng cách xác thực về giới hạn của bản thân và can đảm đặt câu hỏi, bạn không chỉ giảm thiểu các hoạt động không hiệu quả mà còn tạo ra không gian để người khác thành thật về giới hạn của họ.

“Nỗi sợ hãi về việc mất quyền kiểm soát dự án – hoặc niềm tin rằng tôi là người có khả năng nhất để làm tốt công việc – khiến tôi không thể giao nhiệm vụ hoặc kết nối mọi người xung quanh.”

Việc đáp ứng nhu cầu kiểm soát của bạn có thể khiến bạn bị choáng ngợp. Hơn nữa, việc chỉ tiếp tục công việc và chỉ giao phó cho những người mà bạn tin tưởng khiến các thành viên trong nhóm cảm thấy rằng quyền tự chủ của họ đã bị giảm bớt – và do đó, hiệu suất của họ bị giảm sút.

Hãy vạch ra ranh giới giữa các nhiệm vụ có rủi ro cao thực sự đòi hỏi chuyên môn của bạn và công việc có rủi ro thấp hơn mà bạn có thể ủy thác mà không cần quan tâm. Hãy tiếp tục để xây dựng năng lực ở những người khác và dành thời gian để tham gia vào công việc mà bạn mang lại giá trị lớn nhất. Và tán dương các giải pháp của người khác và chống lại sự cám dỗ để chỉ ra cách bạn sẽ làm khác đi.

“Nhu cầu khép kín của tôi dẫn đến việc giao tiếp tạo ra công việc và căng thẳng không cần thiết cho người khác và thúc đẩy các tương tác trong tương lai trở lại với tôi.”

Việc quá chú trọng vào tính hoàn chỉnh vì sự hoàn chỉnh sẽ tạo ra căng thẳng không cần thiết cho các thành viên trong nhóm của bạn và có thể khiến họ đuổi theo những mục tiêu không rõ ràng không phù hợp với công việc chung của nhóm. Điều này xảy ra trong những khoảnh khắc nhanh chóng, chẳng hạn như khi bạn gửi những email thiếu suy nghĩ vào ban đêm để vượt qua những việc ngoài danh sách việc cần làm của bạn, nhưng lại cung cấp những hướng dẫn chưa được suy nghĩ kỹ càng khiến bạn bắt đầu hoạt động điên cuồng xung quanh bạn.

Nhắc nhở bản thân rằng đóng cửa – hoặc một hộp thư email trống – không nên là mục tiêu ưu tiên. Để thử nghiệm cảm giác này như thế nào, đừng trả lời tất cả các email. Hãy để các yêu cầu không ưu tiên hoạt động hoặc chờ đợi hoặc trượt khỏi màn hình radar của bạn hoàn toàn. Bỏ qua một cuộc họp và xem mọi người có chú ý không.

“Sự khó chịu của tôi với sự mơ hồ và quản lý sự thích nghi khi một dự án mở ra, dẫn đến việc cộng tác quá mức để trở nên quá hoàn hảo hoặc thu được lợi nhuận cho một kế hoạch.”

Những người không thích sự mơ hồ không bao giờ có đủ thông tin, một quy trình đủ rõ ràng hoặc một kế hoạch đủ hoàn hảo – và vì vậy họ luôn tìm kiếm nhiều dữ liệu hơn, các quy trình kỹ lưỡng hơn và một chiến lược tốt hơn. Yêu cầu của họ về những thứ này tiêu tốn hàng giờ thời gian của người khác.

Tập trung vào việc đúng hướng và luôn cởi mở để điều chỉnh các ý tưởng và kế hoạch khi có thông tin mới. Hãy tìm cách đưa ra một giải pháp trong 20 phút để giúp thực hiện kế hoạch trước đó, thay vì dành ba giờ để đạt được một giải pháp chính xác hơn hoặc sử dụng một quy trình kỹ lưỡng hơn.

“FOMO thúc đẩy tôi tham gia vào các công việc hợp tác tạo ra tình trạng quá tải”.

Quá thường xuyên, FOMO thúc đẩy các lựa chọn không hiệu quả để nhảy vào các dự án hợp tác mới. Bạn có thể phải nhận những dự án quá tải và không phù hợp với con người bạn thực sự muốn trở thành hoặc những gì bạn thực sự muốn từ sự nghiệp của mình.

Trước khi bắt tay vào một dự án mới, hãy đảm bảo rằng kế hoạch của bạn không bị thúc đẩy bởi một phản ứng cảm tính, đầu gối dựa trên sự sợ hãi hoặc so sánh xã hội. Nuôi dưỡng các mối quan hệ trong mạng lưới của bạn với những người biết rõ về bạn. Khai thác những người này để phát triển một câu chuyện phản bác có thể giúp bạn tránh đưa ra quyết định dựa trên FOMO thay vì làm những gì thực sự tốt nhất cho bạn.

. . .

Chín mươi phần trăm những người tôi phỏng vấn rõ ràng đã kiệt sức và kiệt sức – không phải do khối lượng công việc thực tế mà là do nhu cầu hợp tác tăng theo cấp số nhân trước và trong suốt đại dịch. Tuy nhiên, khoảng 1/10 đã sống cuộc sống phù hợp hơn với điều kiện của họ ngày nay, dẫn đến cả hiệu suất và khả năng phục hồi cao hơn trong công việc – và phát triển mạnh ngoài công việc. Chìa khóa cơ bản dẫn đến thành công của 10% nhân viên của tôi là họ nhận thức rõ hơn về các yếu tố kích hoạt khiến họ lao vào những cuộc hợp tác không hiệu quả. Hãy suy nghĩ về nó: Nhiều người trong chúng ta ngày nay có khả năng chưa từng có trong lịch sử để định hình những gì chúng ta làm và những người chúng ta làm điều đó với những người mà các thế hệ trước chúng ta phải ghen tị. Tại sao lại tặng món quà này?