Viết thư từ chối (có mẫu)

tôi có một người bạn thẩm định đồ cổ — ấn định giá trị đồng đô la cho chiếc bình Trung Quốc cổ mà bà của bạn dùng để đựng bút chì, cho bạn biết những món đồ lặt vặt bằng bạc của dì Fern đáng giá bao nhiêu. Anh ấy nói rằng phần khó nhất trong công việc của anh ấy, phần mà anh ấy sợ nhất, là nói với mọi người rằng kho báu của họ là vô giá trị.

Tôi có thể đồng cảm. Tôi cảm thấy như mình cũng vậy, mỗi khi tôi nói với một tác giả HBR tiềm năng rằng ý tưởng, nghiên cứu hoặc bài viết của họ không đủ tốt để lọt vào danh sách.

Thư từ chối không dễ dàng cho bất kỳ ai trong chúng ta. Cho dù bạn đang nói với một ứng viên rằng anh ta không lọt vào vòng tiếp theo, một doanh nhân rằng bạn sẽ không tài trợ cho dự án của cô ấy, hay một nhà cung cấp rằng bạn không cần dịch vụ của anh ta nữa, đây là những email mà hầu hết chúng ta đều sợ hãi khi soạn thảo. . Bởi vì điều đó thật khó chịu, nên quá nhiều người trong chúng ta trì hoãn hoặc hoàn toàn không làm điều đó, về cơ bản là để cho sự im lặng của chúng ta lên tiếng. Đó là một cơ hội bị bỏ lỡ (và thô lỗ). Mặc dù đau đớn, nhưng sự từ chối có những lợi ích: Ví dụ, nghiên cứu của Linus Dahlander tại ESMT và Henning Piezunka tại INSEAD đã phát hiện ra rằng khi các tổ chức dành thời gian để từ chối một cách rõ ràng (thay vì chỉ bỏ qua một cách thụ động) các ý tưởng do cộng đồng cung cấp, thì cả hai đều làm tăng chất lượng của ý tưởng họ đang được cung cấp và tăng sự tham gia của đám đông.

Nếu có một điều mà tôi đã học được trong một thập kỷ tại Harvard Business Review – trong thời gian đó tôi đã từ chối hàng nghìn ý tưởng, bản thuyết trình và bản nháp – thì đó là một câu nói “không” nhanh chóng sẽ tốt hơn một câu “có thể” kéo dài.

Viết một lá thư từ chối cơ bản

Viết những lời từ chối tốt sẽ mất một chút thời gian – đặc biệt là lúc đầu. Nhưng một trong những lợi ích của việc học cách viết một lá thư từ chối hay và rõ ràng là nó buộc bạn phải suy nghĩ rõ ràng về những gì bạn muốn từ người khác và tổ chức của bạn thực sự cần gì. Ví dụ: tôi có thể phân loại hầu hết các từ chối HBR của mình thành một trong năm loại: quá rộng (và do đó không hữu ích lắm cho người đọc); quá lặp đi lặp lại với những thứ chúng tôi đã xuất bản; quá biệt ngữ; quá tự quảng cáo; không được hỗ trợ bởi đủ bằng chứng hoặc chuyên môn. Biết được điều này, chúng tôi đã có thể chắt lọc một bộ hướng dẫn dành cho các tác giả tương lai nhằm khuyến khích họ tránh những cạm bẫy phổ biến này.

Điều đó nói rằng, thư từ chối không cần dài và lý do bạn đưa ra cho việc từ chối không cần quá chi tiết. Nếu bạn không có nhiều mối quan hệ với người đó — bạn chưa bao giờ gặp họ, có thể chỉ trao đổi qua email — toàn bộ bức thư có thể chỉ dài vài dòng. Tôi nhìn lại một số thư từ chối mà tôi đã gửi và nhận ra rằng tôi thường tuân theo một định dạng khá đơn giản:

1. Nói lời cám ơn.
2. Cung cấp các tin tức.
3. Đưa ra lý do chính.
4. Cung cấp hy vọng.

Ví dụ:

[Their name],

Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn trong khi tôi xem xét đề xuất này. Tôi sợ rằng tôi sẽ phải vượt qua. Gần đây, chúng tôi đã xuất bản rất nhiều về an ninh mạng và thật không may, phần được đề xuất hơi trùng lặp với các bài báo khác mà chúng tôi đã xuất bản. Tôi hy vọng bạn tìm thấy một ngôi nhà tốt cho nó trong một ấn phẩm khác.

Tất cả những điều tốt nhất,
[Your name]

Nếu tôi đưa tin xấu cho ai đó mà tôi đã phỏng vấn xin việc, tôi có thể chỉnh sửa nó một chút, nhưng định dạng cơ bản sẽ giữ nguyên:

[Their name],

Cảm ơn đã dành thời gian để nói chuyện với tôi tuần trước. Mặc dù tôi rất thích cuộc trò chuyện của chúng ta, nhưng tôi nghĩ chúng ta cần một người có nhiều kinh nghiệm quản lý dự án thực tế hơn cho vai trò này. Chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp với mình.

[Your name]

Nếu bạn không thể nghĩ ra bất kỳ hy vọng nào để cung cấp vào cuối, thì đừng. “Đừng nói bất cứ điều gì khiến người nhận có ấn tượng rằng cánh cửa vẫn đang mở,” Joceyln Glei khuyên trong hướng dẫn viết email mới của mình, Hủy đăng ký. “Sự rõ ràng và dứt khoát như vậy có thể cảm thấy tàn nhẫn, nhưng việc thêm ngôn ngữ bổ sung để ‘làm dịu đòn’ chỉ tạo ra hy vọng hão huyền. Nói phần của bạn và ký tắt. Hy vọng hão huyền còn tàn nhẫn hơn là không có hy vọng. Hy vọng sai lầm chỉ khuyến khích người khác lãng phí thêm thời gian của họ và của bạn.

Nếu ý tưởng kết thúc bằng một lời từ chối không nhẹ nhàng khiến bạn khó chịu không chịu nổi, bạn có thể kết thúc bằng một lời cảm ơn bổ sung. Xem xét ví dụ về một lá thư từ chối gửi cho nhà cung cấp:

[Their name],

Cảm ơn đề xuất chi tiết của bạn. Xem xét các tài liệu, có vẻ như các điểm mạnh chính của công ty bạn không hoàn toàn trùng lặp với những gì chúng tôi cần cho dự án này. Cảm ơn một lần nữa vì đã dành thời gian để đưa ra đề xuất này cùng với chúng tôi.

Lời chúc tốt nhất,
[Your name]

Viết một lá thư từ chối chi tiết

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu đề xuất (hoặc người) thực sự phù hợp và bạn có thể muốn làm việc với họ trong tương lai? Hay bạn có nhiều mối quan hệ hơn với họ? Trong những trường hợp đó, những thông điệp trên có lẽ quá lạnh lùng và quá mơ hồ. Khi từ chối những người mà tôi muốn khuyến khích, tôi giữ cách thức gần như giống nhau nhưng nhìn chung nhiều chi tiết hơn về lý do từ chối của tôi và rõ ràng hơn trong việc khuyến khích người đó thử lại. (Trong nghiên cứu mà tôi đã đề cập ở trên, Dahlander và Piezunka nhận thấy rằng việc đưa ra lời giải thích về lý do tại sao một ý tưởng bị từ chối sẽ củng cố những tác động có lợi của việc từ chối — ví dụ: động lực và chất lượng ý tưởng.)

Tôi cũng thường kết thúc bằng một câu hỏi, để cố gắng báo hiệu rằng tôi thực sự quan tâm – không chỉ đưa ra một lời hứa sáo rỗng, nhẹ nhàng. Ví dụ:

[Their name],

Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn trong khi tôi xem xét đề xuất này. Tôi sợ rằng tôi sẽ phải vượt qua. Gần đây, chúng tôi đã xuất bản rất nhiều về an ninh mạng và thật không may, phần được đề xuất hơi trùng lặp với các bài báo khác mà chúng tôi đã xuất bản. Ví dụ: hãy xem bài báo chúng tôi đã xuất bản vào ngày 6 tháng 8 của Giáo sư Joe Schmo và bài báo ngày 16 tháng 8 của Giám đốc điều hành của Acme Corp. Mặc dù chúng tôi không thể xuất bản phần cụ thể này nhưng tôi thực sự thích phong cách viết của bạn và cách bạn hỗ trợ lập luận của mình bằng nghiên cứu sâu rộng; bạn có muốn giới thiệu cho chúng tôi một số bài báo khác trong tương lai không?

Tất cả những điều tốt nhất,
[Your name]

Đối với người được phỏng vấn xin việc, nó có thể trông như thế này:

[Their name],

Cảm ơn đã dành thời gian để nói chuyện với tôi tuần trước. Tôi rất tiếc phải nói rằng ứng cử viên của bạn đã không lọt vào vòng tiếp theo; chúng tôi đã có một nhóm rất cạnh tranh cho vị trí này. Tại thời điểm này, tổ chức của chúng tôi thực sự cần một người có nhiều kinh nghiệm quản lý dự án hơn. Tuy nhiên, tôi thực sự thích cuộc trò chuyện của chúng ta và nghĩ rằng bạn có thể phù hợp ở đây với vai trò phù hợp. Vui lòng giữ liên lạc – và bạn có đồng ý không nếu tôi cho bạn biết về những vai trò mở ra có thể phù hợp hơn?

Tất cả những điều tốt nhất,
[Your name]

Bây giờ cho nhà cung cấp:

[Their name],

Chúng tôi đã may mắn nhận được một số đề xuất mạnh mẽ về vấn đề này và chúng tôi đánh giá cao tất cả thông tin từ phía bạn — và sự kiên nhẫn của bạn. Sau rất nhiều suy nghĩ cẩn thận, chúng tôi đã quyết định hợp tác với một công ty khác cho dự án này. Mặc dù chúng tôi chắc chắn không nghi ngờ gì về chất lượng vượt trội của nhóm của bạn hoặc việc bạn có thể thực hiện điều này một cách khéo léo, nhưng chúng tôi đã quyết định sử dụng dự án này để mở rộng nhóm đối tác phát triển của mình và vì đây là một phần thử nghiệm đối với chúng tôi nên đây là một cơ hội tốt Để làm việc đó.

Chúng tôi thực sự muốn tiếp tục nói chuyện với bạn về các dự án trong tương lai mà chúng tôi sẽ thực hiện trong năm nay. Tôi chắc chắn mong được hợp tác trong tương lai.

Cảm ơn một lần nữa vì sự giúp đỡ và thời gian của bạn,
[Your name]

Bạn càng cụ thể về cách bạn từ chối điều gì đó (hoặc ai đó), bạn càng cung cấp cho họ nhiều thông tin hơn. Một người từ chối thông minh sẽ sử dụng thông tin này để quay lại với lời chào hàng mạnh mẽ hơn vào lần tiếp theo. Tôi thực sự đã có một vài người cảm ơn tôi vì những lá thư từ chối mà tôi đã viết cho họ, bởi vì nó mang lại cho họ loại phản hồi cụ thể, cụ thể mà họ cần để tạo ra một quảng cáo chiêu hàng tốt hơn trong tương lai. Đó là một lời nhắc nhở tốt rằng mọi người đánh giá cao việc nhận được những lời chỉ trích, mặc dù hầu hết chúng ta đều sợ hãi khi đưa ra lời chỉ trích đó.

Viết thư từ chối khi bạn không đồng ý với quyết định

Đặc biệt khó khăn để thông qua quyết định từ chối mà bạn không đồng ý. Có thể bạn đã chiến đấu hết mình để giành được một ứng viên mà những người khác không mấy ấn tượng, hoặc ủng hộ mục tiêu của một nhà cung cấp mà ban điều hành cho là quá đắt. Tôi biết tôi đã tranh luận về những bài báo mà các biên tập viên khác cho rằng chưa sẵn sàng cho thời gian chính. Đó không phải là một cảm giác tốt.

Khi điều này xảy ra, bạn có xu hướng trốn đằng sau giọng nói thụ động hoặc những người khác – ví dụ: “Chúng ta đã quyết định rằng chúng ta sẽ không theo đuổi điều này” hoặc “Các ông lớn đã quyết định đi theo một hướng khác.” Chống lại sự cám dỗ đó. Bị từ chối theo cách đó không dễ dàng hơn chút nào, và viết theo cách đó sẽ hạ thấp thẩm quyền của bạn với tư cách là người ra quyết định.

Nếu bạn là người đưa ra lời từ chối, hãy chấp nhận lời từ chối đó. Thật công bằng khi nói điều gì đó như: “Sau rất nhiều cuộc thảo luận và qua lại, chúng tôi đã quyết định X” hoặc “Đó là một quyết định thực sự khó khăn, nhưng cuối cùng chúng tôi đã quyết định Y”. Nhưng hãy nói “chúng tôi” chứ không phải “họ”.

Một lá thư từ chối trong đó bạn đang núp sau váy của người khác sẽ hạn chế khả năng đưa ra phản hồi hữu ích của bạn. Nó cũng làm cho tổ chức của bạn trông có vẻ cáu kỉnh hoặc gây tranh cãi, điều này làm suy yếu mong muốn làm việc với bạn trong tương lai của những người khác.

Viết thư từ chối sau hàng tấn tới lui

Một kiểu từ chối khác thực sự khó đưa ra là kiểu mà cả hai bạn đã dành rất nhiều thời gian và công sức để làm cho mọi việc thành công — nhưng nó vẫn không hiệu quả. Bây giờ, bất chấp chi phí chìm, đã đến lúc cắt lỗ và tiếp tục. Trong một số trường hợp, một cuộc gọi điện thoại là cách tốt nhất để cung cấp loại tin tức này — hãy sử dụng phán đoán của bạn. Nhưng nếu bạn quyết định viết một email, bạn có thể viết ngắn gọn. Thông thường, tại thời điểm này, bạn và đối tác của bạn sẽ dành rất nhiều thời gian để nói về các vấn đề với dự án hoặc tác phẩm mà đối tác của bạn đã biết lý do đằng sau sự từ chối; bạn chỉ cần tóm tắt lại nó một cách ngắn gọn.

Đây là một ví dụ:

CHÀO [Their name],

Cảm ơn vì đã đâm vào cái này. Tôi thực sự đánh giá cao tất cả thời gian và nỗ lực mà bạn đã bỏ ra. Thật không may, mặc dù cả hai chúng tôi đã cố gắng hết sức, tôi nghĩ [problem X still applies] và chúng tôi vẫn chưa đạt được mục tiêu. Tại thời điểm này, tôi muốn nói rằng hãy đặt vấn đề này sang một bên và tiếp tục.

[Your name]

Một điều khác mà tôi cố gắng làm khi đưa ra loại tin tức khó khăn này là đặt mình cùng phe với người mà tôi đang từ chối: Chúng tôi đã thực hiện một nỗ lực thiện chí; và bất chấp nỗ lực đó, chúng tôi đã giảm ngắn. Đây không chỉ là trang trí cửa sổ; nếu bạn đang từ chối điều gì đó sau khi đã tham gia rất nhiều, thì một phần thất bại cũng là của bạn. (Và có thể là một dấu hiệu cho thấy bạn nên gửi một lời từ chối nhanh hơn sớm hơn trong quá trình này, khi đó sẽ đỡ đau đớn hơn cho cả hai bạn.)

Đưa ra tin xấu là một việc khó khăn và ở các công ty hoặc nền văn hóa khác nhau, những ví dụ này nghe có vẻ quá khắc nghiệt hoặc quá tốt đẹp. Bạn sẽ cần tìm ngôn ngữ của riêng mình tùy thuộc vào ngữ cảnh và văn hóa. Điều đó nói rằng, hãy nhớ rằng: Đừng làm mềm cú đánh chỉ vì mục đích làm mềm cú đánh. Lòng tốt giả tạo chỉ mang đến cho mọi người hy vọng hão huyền. Và không có gì tử tế về điều đó.