Xây dựng sự học hỏi vào quy trình làm việc của nhân viên của bạn

Các chương trình Học tập và Phát triển (L&D) rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Các chương trình này vừa đảm bảo rằng nhân viên có các kỹ năng và năng lực cần thiết để làm tốt công việc của họ, vừa chứng minh cho những nhân viên đó thấy rằng người sử dụng lao động của họ tin rằng họ đáng để đầu tư – cuối cùng là thúc đẩy văn hóa công ty và thúc đẩy cam kết nhiều hơn với tổ chức.

Thật không may, nhiều tổ chức phải vật lộn để chứng minh lợi tức đầu tư vào L&D của họ. Trên thực tế, một ước tính cho thấy chỉ 10% trong số 200 tỷ đô la được chi hàng năm cho đào tạo và phát triển doanh nghiệp ở Hoa Kỳ mang lại kết quả thực sự. Tại sao nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc triển khai các chương trình học tập hiệu quả? Nghiên cứu đã xác định một số thách thức phổ biến:

1. Các khóa đào tạo thường diễn ra bên ngoài tổ chức, gây khó khăn cho việc chuyển những gì được học trong lớp thành các ứng dụng thực tế tại nơi làm việc.
2. Các khóa đào tạo có xu hướng yêu cầu người học đầu tư một lượng đáng kể thời gian của chính họ, trong khi vẫn phải hoàn thành tất cả các nhiệm vụ công việc thường xuyên của họ.
3. Cơ sở để áp dụng bài học thường được đặt vào người học, với sự theo dõi tối thiểu của người hướng dẫn sau khi khóa đào tạo kết thúc.

Tin tốt là các chuyên gia cũng đã phát triển một cách tiếp cận có thể giúp giải quyết những thách thức này, được gọi là học tập trong dòng chảy công việc. Như Shelly Holt, giám đốc nhân sự của PayScale, giải thích, “cách mọi người học về cơ bản đã thay đổi… Chúng tôi cần tạo ra một môi trường nơi bạn học, bạn thực hành và bạn áp dụng nó. Và nó có kích thước vừa ăn. Nó không phải là 7 giờ của các khóa học và sau đó tìm ra cách thực hiện. ”

Để chắc chắn, việc tạo ra một trải nghiệm học tập tích hợp thực sự gắn liền với quy trình làm việc là một nhiệm vụ không hề nhỏ. Nhưng thông qua đánh giá sâu rộng các tài liệu cũng như nghiên cứu và kinh nghiệm của bản thân với tư cách là một nhà giáo dục, bao gồm các phân tích về hơn bảy năm các chương trình L&D được thực hiện với tổng số gần 500 người tham gia, tôi đã xác định được năm chiến lược được hỗ trợ bởi nghiên cứu có thể giúp các nhà lãnh đạo sắp xếp tốt hơn các chương trình phát triển của nhân viên với các kết quả quan trọng của tổ chức, cuối cùng là tăng ROI cho cả cá nhân nhân viên và cho toàn bộ tổ chức.

1. Bối cảnh hóa việc học

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng khoảng cách giữa bối cảnh mà điều gì đó được học và bối cảnh sẽ được áp dụng càng lớn, học sinh càng ít có khả năng giữ lại và sử dụng những gì họ đã học. Tuy nhiên, nhiều chương trình L&D truyền thống được thực hiện bên ngoài nơi làm việc, buộc người học phải chuyển những gì họ đã học được giữa hai bối cảnh rất khác nhau. Điều này làm giảm đáng kể khả năng họ sẽ thực sự áp dụng các kỹ năng hoặc kiến ​​thức mới vào công việc của mình.

Ngược lại, khi nhân viên học hỏi trong quy trình làm việc, kiến ​​thức sẽ được bối cảnh hóa trong tổ chức của nhân viên và quy trình làm việc điển hình, do đó thúc đẩy việc duy trì và áp dụng. Một cách tiếp cận để đạt được điều này là với các chương trình đào tạo tùy chỉnh, trong đó người hướng dẫn nhắm mục tiêu các yêu cầu cụ thể ở cấp độ cá nhân hoặc nhóm. Các chương trình này có thể hiệu quả trong việc học theo ngữ cảnh trong tổ chức, nhưng chúng cũng thường tốn kém và mất thời gian.

Một lựa chọn thay thế là “các cuộc họp học tập”. Thay vì đầu tư vào một chương trình học tập chuyên dụng, được tùy chỉnh, các nhà quản lý có thể chỉ cần dành một ít thời gian cho nhóm của họ để tìm hiểu một ý tưởng hoặc khuôn khổ mới, chia sẻ những gì họ đã học được với nhóm của họ và thảo luận về cách nó có thể được áp dụng trong chắc chắn. Ví dụ: như một phần trong nghiên cứu của mình, tôi đã tiến hành một buổi đào tạo về cách có những cuộc trò chuyện khó khăn (chẳng hạn như chia sẻ phản hồi tiêu cực với đồng nghiệp) sử dụng phương pháp này: Tôi đưa ra một khuôn khổ để tạo điều kiện cho cuộc thảo luận và sau đó khuyến khích người tham gia chia sẻ kinh nghiệm riêng của họ với nhau. Khuôn khổ cung cấp nền tảng cho cách tiếp cận những tình huống này, nhưng thảo luận nhóm đã giúp những người tham gia bối cảnh hóa cách thức khuôn khổ có thể được áp dụng cho các cuộc trò chuyện thực tế mà họ đang gặp phải trong tổ chức của mình. Chỉ hành động chia sẻ những gì họ đã học đã khiến người học đóng khung thông tin bằng ngôn ngữ của tổ chức của họ, giúp họ hiểu theo ngữ cảnh tại sao nó lại quan trọng và cách nó có thể được sử dụng trong bối cảnh thế giới thực.

2. Di chuyển, di chuyển, di chuyển

Nhiều thập kỷ nghiên cứu đã chứng minh sức mạnh của những cú huých – yếu tố ngữ cảnh nhỏ khuyến khích mọi người thực hiện một hành động nhất định – trong nhiều môi trường khác nhau. Trong bối cảnh học tập, những lời nhắc ngắn được gửi qua email hoặc thông báo đẩy có thể giúp lưu giữ những ý tưởng và khuôn khổ đã học ở đầu người học và tăng khả năng chúng sẽ thực sự được sử dụng. Tất nhiên, các chi tiết cụ thể của việc thực hiện sẽ khác nhau, nhưng nhìn chung, các nhà quản lý nên tuân thủ ba quy tắc cơ bản cơ bản để tối đa hóa hiệu quả của những thúc đẩy này:

1. Giữ cho câu nói ngắn gọn và đi vào trọng tâm – nguyên tắc chung là không quá hai hoặc ba câu.
2. Liên kết rõ ràng sự thúc đẩy với ý tưởng hoặc khuôn khổ đã được học – sử dụng các từ khóa mà người học đã thấy trong các khuôn khổ đó để củng cố một thông điệp nhất quán.
3. Kết thúc mỗi thúc đẩy bằng lời kêu gọi hành động khuyến khích người học áp dụng ý tưởng càng sớm càng tốt – bao gồm một hành vi cụ thể mà người nhận phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định để thúc đẩy hành động ngắn hạn dựa trên những gì họ đã học được.

Trong nghiên cứu của mình, tôi đã thực hiện các động tác thúc đẩy hàng tuần cho nhiều chương trình đào tạo khác nhau và những người học trong các chương trình này đã báo cáo một cách nhất quán trong các cuộc khảo sát tiếp theo rằng các động tác thúc đẩy giúp họ lưu giữ và áp dụng nội dung họ đã học. Như một người tham gia giải thích, “[the nudges] đã đề nghị cho tôi những lời nhắc nhở nhanh chóng dành thời gian làm những việc đơn giản để cải thiện khả năng quản lý / lãnh đạo nhóm của tôi. ” Một người khác mô tả cách những lời nhắc nhở “củng cố khái niệm học tập”, trong khi một người khác chia sẻ rằng họ “thích rằng lời nhắc đưa thông tin lên hàng đầu”. Những thông điệp ngắn này khuyến khích những người tham gia sử dụng những gì họ đã học được trong các tình huống thực tế tại nơi làm việc, củng cố thông tin trong tâm trí của họ và khiến họ có nhiều khả năng sẽ tiếp tục áp dụng nó trong tương lai.

3. Xây dựng trong thời gian để suy ngẫm

Phản xạ là một thành phần quan trọng của quá trình học tập – nhưng nó hiếm khi được tích hợp vào các kinh nghiệm học tập truyền thống. Để tạo ra các chương trình L&D hiệu quả, người học phải được khuyến khích suy nghĩ về cách những gì họ đã học có thể được đưa vào ngày làm việc.

Ví dụ, trong các khóa đào tạo mà tôi thực hiện như một phần nghiên cứu của mình, tôi luôn lên lịch dành thời gian để suy ngẫm vào cuối mỗi tuần. Trong các cuộc họp ngắn này, tôi sẽ yêu cầu người học suy nghĩ và chia sẻ cách họ sử dụng thông tin đã học trong tuần đó. Sau đó, tôi yêu cầu họ mô tả tác động của những cuộc họp đó và tôi luôn nghe thấy rằng bằng cách buộc họ lùi lại một bước, giảm tốc độ và xem xét cách họ áp dụng những gì đã học, những cơ hội phản ánh này đã giúp những người tham gia hiểu rõ hơn và áp dụng thông tin mới. “[Scheduled reflections] thực sự đã làm tăng khả năng tôi tiếp tục sử dụng những gì đã học được ”, một người tham gia giải thích, trong khi một người khác đánh giá cao cách“ họ khiến tôi giảm tốc độ và suy nghĩ về cách tôi có thể sử dụng những gì tôi đã học. ”

4. Tạo trải nghiệm học tập vi mô

Nghiên cứu cho thấy rằng việc chia nhỏ nội dung đào tạo thành các phần nhỏ hơn để có thể xen kẽ vào các hoạt động khác vừa giúp tăng cường khả năng học tập vừa cải thiện khả năng duy trì. Thay vì yêu cầu nhân viên học toàn bộ một chủ đề cùng một lúc, các chương trình L&D hiệu quả trình bày các ý tưởng từ chủ đề đó trong một khuôn khổ dễ tiêu hóa và có thể được phục vụ theo từng phần nhỏ. Ví dụ: thay vì yêu cầu nhân viên tham gia hội thảo kéo dài cả ngày, các nhà quản lý có thể khuyến khích nhân viên đăng ký các khóa học trực tuyến ngắn hạn để có thể dễ dàng đan xen vào lịch trình hàng tuần của người lao động.

Điều này được hỗ trợ bởi phản hồi từ người học trong các chương trình tôi đã thực hiện, trong đó nội dung được chia thành các trải nghiệm vi mô 15-30 phút. Những người tham gia báo cáo rằng họ rất thích những bài học ngắn hơn này và họ tin rằng họ có nhiều khả năng áp dụng những gì đã học khi các bài học chỉ bao gồm một ý tưởng cốt lõi và cách nó có thể được sử dụng trong suốt ngày làm việc (thay vì bao gồm nhiều ý tưởng khác nhau trong một khóa đào tạo duy nhất ).

5. Đo lường tiến độ

Cuối cùng, để đánh giá chính xác ROI của khoản đầu tư của tổ chức bạn vào các chương trình L&D, bạn phải đo lường sự tiến bộ của từng người học. Điều này có nghĩa là tiến hành đánh giá trước và sau, cũng như theo dõi các thay đổi trong thời gian thực trong hành vi, để nắm bắt tác động ở cấp độ vĩ mô của một chương trình học tập. Đặc biệt là khi nói đến việc đo lường hiệu quả của các chương trình đào tạo kỹ năng mềm, vốn có thể khó định lượng hơn, điều quan trọng là xác định các chỉ số có thể giúp bạn xác định khi nào một sáng kiến ​​L&D (hoặc không) hoạt động.

Hơn nữa, điều quan trọng cần nhớ là học tập là một quá trình cá nhân và kết quả có thể rất khác nhau trên cơ sở từng người học, cho dù do nhu cầu và kỹ năng riêng của mỗi người, hay do tác động của các sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của người học, chẳng hạn như những thay đổi trong khối lượng công việc hoặc các sự kiện bất ngờ trong cuộc sống. Do đó, để đánh giá hiệu quả tổng thể của một chương trình học tập, việc tổng hợp kết quả cá nhân ở cấp độ nhóm hoặc tổ chức thường hữu ích. Phân tích này có thể giúp bạn xác định kết quả cấp tổ chức, chẳng hạn như mức độ cam kết của nhân viên hoặc năng lực chính đã thay đổi như thế nào do kết quả của khóa đào tạo. Trong công việc của riêng tôi với các tổ chức, tôi nhận thấy rằng các câu hỏi đánh giá sau đây có thể giúp tôi xác định khi nào một chương trình đang hoạt động và nơi nào có thể cần cải thiện:

• Bạn đã sử dụng khuôn khổ tuần này?
• Nếu vậy, bạn đã sử dụng framework như thế nào?
• Nếu không, bạn có thể sử dụng khuôn khổ như thế nào vào tuần tới?

Việc phân tích câu trả lời của những người tham gia đối với những câu hỏi này đã giúp tôi xác định những thay đổi trong hành vi của người học có thể liên quan trực tiếp đến việc áp dụng tài liệu họ đã học. Ngoài ra, việc khuyến khích người học theo dõi cách họ áp dụng những gì đã học cũng giúp họ dễ dàng chứng minh giá trị của các chương trình học tập này trong tổ chức của họ, cuối cùng tăng cơ hội để người quản lý của họ tiếp tục đầu tư vào các chương trình hiệu quả. Ví dụ: trong khi người học thường liệt kê các khóa đào tạo họ đã thực hiện trong năm qua vào đánh giá hàng năm, việc cung cấp cơ chế để người học đo lường sự tiến bộ của họ cho phép họ cung cấp không chỉ danh sách các chương trình họ đã hoàn thành mà còn cả những chương trình đó ‘ tác động trực tiếp, có thể đo lường được đối với tổ chức.

. . .

Các chương trình học tập và phát triển cung cấp cho nhân viên những công cụ cần thiết để thực hiện thành công công việc và thăng tiến sự nghiệp của họ. Thật không may, các chương trình truyền thống thường thiếu, đòi hỏi các cam kết thời gian không thực tế và không thể hiện được tác động có thể đo lường được đối với các kết quả chính của tổ chức. Để xây dựng L&D hiệu quả, người sử dụng lao động phải đầu tư vào các chương trình nhấn mạnh ROI, khuyến khích nhân viên học hỏi không phải trong điều kiện trừu tượng mà trực tiếp trong quy trình làm việc.