Các nhà quản lý, hãy ngừng làm nhân viên của bạn mất tập trung

Sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa đã khiến các nhà lãnh đạo công ty hoang tưởng, nghĩ rằng họ phải giám sát mọi động thái kỹ thuật số của nhân viên để duy trì năng suất. Nhưng trong khi mọi người thường tập trung vào Facebook, TikTok hoặc Netflix như những nguồn có thể khiến nhân viên mất tập trung, thì trên thực tế, chúng ta thường bị phân tâm nhiều hơn bởi cách chúng ta làm việc ngày nay. Tác giả đưa ra bốn chiến lược giúp các nhà quản lý tìm ra nguyên nhân gốc rễ của những điều khiến nhân viên mất tập trung: 1) Mở một cuộc đối thoại về sự sao nhãng; 2) Đồng bộ lịch trình với nhân viên của bạn; 3) Không tổ chức các cuộc họp mà không có chương trình nghị sự; và 4) Nêu gương.

Không có công ty bí mật nào theo dõi nhân viên của họ.

Mới đây Thời báo New York bài báo nói rằng tám trong số 10 công ty lớn nhất của Mỹ giám sát nhân viên của họ bằng phần mềm theo dõi. Dựa theo Các bài viết washingtonnhu cầu toàn cầu về các công cụ giám sát nhân viên đã tăng 65% từ năm 2019 đến năm 2022.

Sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa đã khiến các nhà lãnh đạo công ty hoang tưởng, nghĩ rằng họ phải giám sát mọi động thái kỹ thuật số của nhân viên.

Phần mềm năng suất của nhân viên thường đo lường các số liệu phù phiếm, chẳng hạn như số lượng email mà nhân viên gửi, các cuộc họp ảo mà họ tham dự và thời gian họ dành để gõ trên bàn phím máy tính. Nó không theo dõi các nhiệm vụ ngoài máy tính — chẳng hạn như bỏ qua thời gian dành cho suy nghĩ, đọc hoặc viết trên giấy — hoặc đo lường thành tích và kết quả. Ngay cả những người đứng đầu về phần mềm năng suất cũng không chấp thuận trường hợp sử dụng này cho ứng dụng của họ.

Brian Elliott, phó chủ tịch cấp cao của Slack, cho biết: “Đo lường năng suất dựa trên hoạt động ở cấp độ bề mặt như ‘tin nhắn đã gửi’ cho chúng tôi cái nhìn cực kỳ hạn chế về những đóng góp của một người cho tổ chức của họ. Các bài viết washington. “Điều đó không chỉ tùy tiện mà còn thường phản tác dụng.”

Khi nhân viên biết hiệu suất của họ đang được đo lường bằng các quy tắc của phần mềm năng suất, họ sẽ có động lực để ưu tiên email và tin nhắn hơn công việc cốt lõi của mình. Điều này kéo dài một “chu kỳ phản hồi” khủng khiếp, như nhà tư vấn đã trở thành giáo sư Leslie Perlow viết trong cuốn sách của mình Ngủ với điện thoại thông minh của bạn. Đó là điều xảy ra khi nhân viên điều chỉnh theo “nhu cầu công việc — điều chỉnh công nghệ họ sử dụng, thay đổi lịch trình hàng ngày, cách họ làm việc, thậm chí cả cách họ sống và tương tác với gia đình và bạn bè — để có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng tăng. đòi hỏi về thời gian của họ.”

Mặc dù các nhà quản lý có thể không có tiếng nói về việc liệu công ty của họ có sử dụng phần mềm năng suất hay không, nhưng họ có thể kiểm tra xem liệu phong cách quản lý của họ có đang gửi đi một thông điệp tương tự hay không. Tự hỏi mình đi:

• Bạn có mong đợi phản hồi gần như ngay lập tức cho email không?
• Bạn có yêu cầu cập nhật trạng thái thường xuyên hoặc gửi email “chỉ muốn đảm bảo rằng bạn đã xem email cuối cùng của tôi” không?
• Bạn có lên kế hoạch đăng ký xung quanh lịch trình của mình mà không xem xét nhu cầu của nhân viên không?
• Bạn có lên kế hoạch cho “các buổi động não” mà không có chương trình nghị sự không?

Nếu câu trả lời của bạn cho bất kỳ câu hỏi nào ở trên là có, thì có khả năng bạn đang khiến nhân viên mất tập trung hơn là khuyến khích năng suất của họ. Bốn chiến lược này có thể giúp bạn thay đổi cách thức của mình và xây dựng một nơi làm việc không thể tách rời.

Mở một cuộc đối thoại về phiền nhiễu.

Một vấn đề lớn với sự mất tập trung trong công việc là chúng ta không thể nói về vấn đề mất tập trung tại nơi làm việc. Yêu cầu nhân viên phản hồi về những phiền nhiễu công việc quan trọng nhất sẽ không hiệu quả nếu họ sợ bị trả thù vì đã chia sẻ suy nghĩ của mình.

Để xây dựng một nền văn hóa nơi nhân viên làm việc hết sức mình, các nhà quản lý phải thúc đẩy điều mà các nhà tâm lý học gọi là “sự an toàn về tâm lý” hoặc cảm giác an toàn đến từ việc biết rằng không có hình phạt nào đối với việc nêu lên những lo ngại hợp lý. Chỉ khi mọi người cảm thấy an toàn khi thảo luận về các vấn đề tại nơi làm việc của họ thì bạn mới có thể tìm ra giải pháp để khắc phục chúng. Rất có thể, nếu nơi làm việc của bạn không thể nói về sự mất tập trung, thì có đủ loại bộ xương khác trong tủ quần áo mà bạn cũng không thể thảo luận.

Đồng bộ lịch trình với nhân viên của bạn.

Nhiều nhà quản lý không biết nhân viên của họ sử dụng thời gian như thế nào. Sau đó, khi mọi người mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​để hoàn thành các nhiệm vụ và dự án, bạn sẽ tự hỏi liệu nhân viên có thiếu năng lực hoặc động lực để hoàn thành tốt công việc của họ hay không.

Nhưng rất có thể đây không phải là trường hợp. Có khả năng, nhân viên bị phân tâm bởi sự gián đoạn liên tục, các cuộc họp vô nghĩa và luồng email không bao giờ kết thúc (một số trong số đó có thể do bạn khởi tạo).

Đồng bộ hóa lịch trình giúp bạn hiểu rõ hơn về cách mọi người sử dụng thời gian của họ, điều này có thể đạt được bằng nhiều cách.

Một lựa chọn là yêu cầu nhân viên chia sẻ lịch có khung thời gian về những gì họ dự định làm và khi nào — ví dụ: khi họ muốn trả lời email và tin nhắn, làm việc tập trung hoặc sẵn sàng cho các cuộc gọi và cuộc họp. Điều này cung cấp cho bạn khả năng hiển thị cách họ lên kế hoạch cho ngày của mình để bạn có thể tránh bị gián đoạn trong thời gian họ tập trung làm việc hoặc ngoài giờ hoặc đề xuất sắp xếp lại thứ tự ưu tiên nếu cần. Bạn cũng có thể chia sẻ lịch của mình để nhân viên biết khi nào họ có thể — hoặc không thể — làm gián đoạn bạn.

Một chiến thuật đồng bộ hóa lịch trình khác là yêu cầu nhóm của bạn chỉ định các khoảng thời gian cụ thể không bị phân tâm mỗi ngày — không tin nhắn, không cuộc gọi, không email, không cuộc họp và không đăng ký trực tiếp nhanh chóng. Cho bât ki ai.

Sử dụng các chiến thuật đồng bộ hóa lịch biểu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách nhân viên sử dụng thời gian của họ mà không cần quản lý vi mô họ.

Đừng tổ chức các cuộc họp mà không có chương trình nghị sự.

Hãy nghĩ xem bạn đã tham dự bao nhiêu cuộc họp trong tuần qua. Bây giờ hãy tự hỏi có bao nhiêu cuộc họp trong số đó là lãng phí thời gian và có khả năng là một email. Tiếp theo, hãy nhớ lại có bao nhiêu cuộc họp bạn tham dự có chương trình làm việc do người tổ chức đưa ra. Tôi đoán là rất ít.

Các chương trình nghị sự được phát minh ra là có lý do, và mặc dù đó là một thông lệ được tuân thủ bởi các nhóm hội học sinh trung học, nhưng bằng cách nào đó, mọi người lại quên nó khi họ đến với thế giới doanh nghiệp.

Thông thường, mọi người lên lịch họp để tránh phải tự mình nỗ lực giải quyết vấn đề. Cộng tác có thể là một công cụ mạnh mẽ để giải quyết vấn đề, nhưng mọi người không nên coi các cuộc họp như một sự phân tâm khỏi công việc suy nghĩ vất vả.

Yêu cầu một chương trình làm việc giúp mọi người đi đúng hướng và cắt giảm các cuộc họp không cần thiết bằng cách thêm một chút nỗ lực từ phía người tổ chức trước khi gọi một cuộc họp.

Đặt một ví dụ.

Văn hóa công ty, giống như nước, chảy xuống dốc. Mọi người quay sang người quản lý của họ để biết những gì được mong đợi ở họ. Bạn không thể yêu cầu nhân viên của mình làm việc mà không bị phân tâm nếu bạn liên tục nhìn vào điện thoại giữa cuộc họp hoặc gửi email lúc nửa đêm.

Vì vậy, hãy dành thời gian cho công việc tập trung của mình. Cho mọi người biết khi nào bạn rảnh và không làm gián đoạn người khác trong giờ làm việc tập trung hoặc ngoài giờ của họ. Bước quan trọng nhất để xây dựng một nơi làm việc khó cưỡng là trở thành một ông chủ khó cưỡng.

. . .

Mặc dù các nhà lãnh đạo có thể nghi ngờ nguồn gốc khiến nhân viên mất tập trung là Facebook, TikTok hoặc Netflix, nhưng trên thực tế, nhiều khả năng đó là do cách chúng ta làm việc. Các chiến lược trên — thảo luận về vấn đề mất tập trung tại nơi làm việc, áp dụng đồng bộ hóa lịch trình, cắt giảm các cuộc họp không có chương trình nghị sự thừa và mô hình hóa ý nghĩa của việc không thể phân tâm — có thể giúp bạn cải thiện sức khỏe và năng suất của nhân viên bằng cách truy cập tận gốc nguyên nhân gây mất tập trung trong công việc.