Một hộp thư email sắp xếp không có trật tự và đầy ắp những email chưa đọc có thể là nguyên nhân khiến công việc trở nên áp lực và mệt mỏi hơn. Cảm giác lo lắng chất chồng khi mỗi buổi sáng kiểm tra email, bạn lại thấy con số những email chưa đọc tăng lên gấp đôi so với ngày hôm qua.
Làm thế nào để khi bước ra khỏi văn phòng mỗi ngày, hộp thư của bạn luôn sạch sẽ vì tất cả email đã được xử lý trong ngày? 7 gợi ý sau có thể giúp bạn.
1. Tận dụng thời gian rảnh rỗi để xử lý những email không quan trọng
Thay vì liên tục kiểm tra Facebook trong lúc đợi xếp hàng mua cà phê hay khi đang di chuyển trên xe buýt, taxi,…hãy tận dụng vài phút thời gian rảnh rỗi này để xem qua hộp thư. Bạn có thể bắt đầu bằng cách “xử lý” trước những email mà ngay từ tiêu đề có thể biết được không mất nhiều thời gian để xem và trả lời. Cách này sẽ giúp bạn dễ dàng và nhẹ nhàng hơn khi thực sự ngồi trước máy tính để trả lời email.
2. Dành một khoảng thời gian cụ thể để trả lời email
Liên tục kiểm tra hộp thư có thể khiến bạn mất tập trung xử lý công việc hiện tại vì những email mới thường mang tới những nhiệm vụ mới có thể cấp bách hơn. Kết quả là chúng ta trì hoãn những email cũ và danh sách “email chưa đọc” có thể chồng chất lên. Cách hiệu quả để không bỏ lỡ bất kỳ email là dành một thời gian cụ thể tập trung hoàn toàn vào việc “giải quyết” hộp thư của bạn.
Theo lập trình viên kiêm doanh nhân Matthew Paulson, anh thường khoảng thời gian ít năng suất nhất để kiểm tra email. Đó là dành 15 phút sau bữa trưa.
3. Quyết định nhanh bạn có cần trả lời hay không
Một cách rất đơn giản để tối thiểu thời gian xem email là bỏ qua những email không có giá trị. Zoe Fox của tạp chí Mashable gợi ý ngay lập tức di chuyển vào phần lưu trữ những email mà ngay từ tên người gửi, tiêu đề và câu mở đầu chứng tỏ bạn không nên dành thời gian để đọc chúng.
Nhà đầu tư Bill Liao gợi ý phân loại những email mới theo 3 danh mục: Trả lời ngay, Đọc và Xóa, Đánh dấu để sau. Cách này giúp ông không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng và tiết kiệm thời gian để trả lời những email cần nhiều thời gian để trả lời hơn.
Đừng trì hoãn nếu những email cần trả lời ngắn gọn.
4. Trả lời email ngắn gọn và súc tích.
Bạn có thể tiết kiệm thời gian hiệu quả bằng cách trả lời thẳng vào vấn đề. Không có gì sai khi trả lời một email dài bằng một vài câu nếu nó hoàn toàn thể truyền tải đầy đủ ý kiến của bạn. Điều này phụ thuộc vào kỹ năng viết email của bạn. Ngoài ra, mọi người có xu hướng trả lời nhanh những email ngắn gọn.
5. Đừng “lạc” trong những email về ưu đãi, quảng cáo
Những email thông báo khuyến mãi, ưu đãi từ các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ luôn hấp dẫn và khiến bạn dễ dàng “lạc” trong đó. Để tránh điều này, bạn nên thiết lập bộ lọc thư rác hiệu quả để tự động di chuyển những email này từ hộp thư đến của bạn. Bằng cách này, bạn vẫn có thể quay trở lại và kiểm tra chúng bất cứ lúc nào.
Một cách khác là không sử dụng email văn phòng để đăng ký thông tin tại các cửa hàng, dịch vụ nếu bạn không muốn bị quá tải với hàng tá email gửi đến mỗi ngày.
6. Cài đặt email tự động trả lời khi bạn nghỉ phép dài hạn
Những kỳ nghỉ phép là cơ hội để bạn thư giãn, nghỉ ngơi và tiếp thêm năng lượng cho công việc. Tuy nhiên, trở về sau một kỳ nghỉ phép dài hạn bạn thường bắt đầu công việc ngay lập tức cùng với một núi của các email chưa đọc.
Một mẹo nhỏ là hãy cài đặt email tự động trả lời cho đến ngày đầu tiên bạn quay trở lại. Như vậy, bạn có thêm một ngày để kiểm tra “núi” email chưa đọc và nhanh chóng bắt kịp tiến độ công việc hiện tại.
7. Hạn chế gửi email nếu có thể
Cách nhanh nhất để làm đầy hộp thư của bạn là gửi ra email với nội dung là một câu hỏi mở mà từ đó sẽ liên tiếp dẫn đến một cuộc trao đổi không có hồi kết và có thể diễn ra trong vài ngày.
Thay vào đó, đừng ngại thực hiện một cuộc điện thoại, hoặc đến gặp mặt trực tiếp để trao đổi. Bằng cách này, bạn có được các thông tin cần thiết một cách kịp thời và tránh chơi trò đánh “bóng bàn” trên email.