Cách khiến mọi người lên tiếng trong các cuộc họp ảo

Không nghi ngờ gì rằng các cuộc họp ảo đã giúp cho việc giao tiếp tại nơi làm việc trở nên dễ dàng hơn. Các cuộc họp ảo không chỉ giúp sắp xếp và tham dự dễ dàng hơn (chỉ cần tính xem bạn có thêm bao nhiêu cuộc họp Thu phóng so với các cuộc họp trực tiếp mà bạn đã có lúc đó) mà còn các tính năng như trò chuyện, Hỏi và Đáp, phòng đột xuất, biểu tượng phản ứng, bảng trắng ảo và một loạt các ứng dụng đã giúp việc đặt câu hỏi và yêu cầu ý tưởng từ những người tham dự cuộc họp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Nhưng đề xuất một câu hỏi và nhận được câu trả lời có ý nghĩa là hai điều rất khác nhau, điều này dẫn đến một câu hỏi lâu đời với xu hướng hiện đại: Làm thế nào để bạn hỏi ý kiến ​​hoặc phản hồi trong cuộc họp ảo theo cách trả lại những câu trả lời có giá trị (và không chỉ từ những người hướng ngoại thông thường)?

Dựa trên kinh nghiệm của tôi khi dẫn dắt cuộc họp, làm việc với những người lãnh đạo cuộc họp và khám phá các cách để cải thiện hiệu quả cuộc họp ảo, dưới đây là tám chiến thuật để nhận được phản hồi từ ngay cả những thành viên không vui vẻ nhất trong cuộc họp.

1. Chia sẻ câu hỏi của bạn trước thời gian

Nếu bạn đang hỏi mọi người về cái nhìn sâu sắc, chỉ cần cho họ càng nhiều thời gian càng tốt để suy nghĩ về vấn đề hiện tại là điều hợp lý. Khi bạn đã xác định được ai sẽ tham dự cuộc họp, hãy gửi email cho họ tối đa năm câu hỏi bạn sẽ hỏi. Đặt những câu hỏi đó vào chương trình họp và danh sách lịch để mọi người biết những gì sắp tới và có thể chuẩn bị.

2. Thiết lập các quy tắc khuyến khích sự tham gia

Thật dễ dàng để một buổi khơi gợi ý tưởng đi chệch hướng khi mọi người bắt đầu nhầm lẫn giữa việc phát triển ý tưởng với việc tranh luận về chúng – và nhiều người sẽ miễn cưỡng giơ tay ảo nếu họ nghĩ rằng ý tưởng của họ có thể bị hạ gục. Vì vậy, hãy nói rõ về mục đích của cuộc họp với một tuyên bố như, “Mục đích của cuộc họp này chỉ là thu thập các ý tưởng và xây dựng dựa trên chúng nếu chúng ta có thể. Trong cuộc họp tiếp theo, chúng tôi sẽ có cơ hội để đánh giá họ và chọn những mục yêu thích của chúng tôi. ”

Để giúp duy trì cân bằng thời gian nói, hãy thông báo các thông số như “Chúng tôi chỉ có một giờ, vì vậy hãy ghi ngắn gọn những đóng góp của bạn để mọi người có nhiều thời gian nói chuyện.” Ngoài ra, hãy giữ cho mọi thứ tiếp tục bằng cách khuyến nghị rằng các cuộc trò chuyện kéo dài nên “tiếp tục ngoại tuyến”.

Cuối cùng, hãy yêu cầu mọi người bật máy ảnh của họ nếu họ cảm thấy thoải mái khi làm như vậy. Việc sử dụng máy ảnh trong một cuộc họp ảo hiếm khi nên chọn không tham gia, không phải chọn tham gia, vì được nhìn thấy sẽ làm tăng khả năng tham gia. (Không phải hỏi nhiều vì không ai trong cuộc họp trực tiếp được ngồi dưới bàn).

3. Đặt câu hỏi đơn giản trong trò chuyện

Thông thường, những người tham gia cuộc họp nhìn thấy và coi cửa sổ trò chuyện cuộc họp ảo giống như một micrô trực tiếp tại 4^{thứ tự}– chương trình tài năng nâng cấp – ở đó để ghi lại bất kỳ lời cổ vũ, suy nghĩ ngẫu nhiên, trò đùa, câu chuyện cá nhân hoặc ý tưởng gây bất ngờ cho bất kỳ ai tại bất kỳ thời điểm nào. Nhưng được sử dụng một cách chiến lược và với sự hiểu biết rằng nhiều người cảm thấy thoải mái hơn khi nhập văn bản hơn là nói chuyện, trò chuyện có thể gợi ra thành công những ý tưởng mà có thể rất khó để trích xuất theo cách khác.

Các chiến thuật trò chuyện thực tế và dễ dàng bao gồm thăm dò ý kiến ​​đơn giản (“Loại 1 cho Lựa chọn số 1 và 2 cho Lựa chọn số 2”), lời nhắc đơn giản (“Trò chuyện một từ mô tả tốt nhất về sản phẩm”) hoặc phản hồi đơn giản (“Chia sẻ một điều bạn đã học được từ sự kiện tuần trước ”).

Chìa khóa ở đây là giản dị: yêu cầu một đóng góp ngắn và cụ thể, so với một câu hỏi chung chung như “Bạn nghĩ gì?”, “Bạn có câu hỏi gì?” và “Hãy cho chúng tôi biết về bản thân bạn.” Một lần nữa, bạn có thể nhận được câu trả lời cho các câu hỏi rộng từ đám đông phát biểu truyền thống, nhưng giả sử mọi người trong cuộc họp đều đủ tiêu chuẩn, bạn muốn có câu trả lời từ nhiều người khác nhau nhất có thể.

Sau khi bạn nhận được những đóng góp trò chuyện ngắn gọn này, bước tiếp theo là…

4. Theo dõi những câu hỏi đó

Bây giờ bạn đã phá vỡ lớp băng. Bởi vì yêu cầu ban đầu là dễ dàng, nhiều người cảm thấy thoải mái khi đóng góp ý kiến ​​và – với sự giúp đỡ của bạn – giờ đây có thể xây dựng chi tiết về những ý tưởng đó. Ví dụ:

“Steve, bạn có thể bật tiếng và cho chúng tôi biết tại sao bạn chọn # 2 không?”

“Kelly, bạn đã mô tả sản phẩm là sáng tạo. Bạn có thể bật tiếng và chia sẻ lý do tại sao không? ”

“George, điều đó thật tuyệt khi nhóm của bạn trở nên hiệu quả hơn. Bạn có thể bật tiếng và chia sẻ một số ví dụ không? ”

Ngay cả đối với những người ít có khả năng giơ tay nhất trong cuộc họp, việc theo dõi rõ ràng đóng góp mà họ đã nhập vào cuộc trò chuyện sẽ dễ dàng hơn là trả lời thành tiếng ngay từ đầu.

Một cách hiệu quả để mời thảo luận thêm về một chủ đề hiện có là yêu cầu thỏa thuận, chẳng hạn như “Nhập A trong cuộc trò chuyện nếu bạn đồng ý với Kelly hoặc muốn đề xuất một từ khác mô tả sản phẩm”.

Chìa khóa ở đây: Gọi mọi người bằng tên và lặp lại đóng góp của họ. Thực hành này chứng tỏ rằng bạn coi trọng nhóm và ý tưởng của họ, điều này có thể giúp họ thoải mái hơn khi tham gia.

5. Hãy rõ ràng về những gì bạn đang yêu cầu

Khi tôi muốn thúc đẩy phản ứng mà không gây áp lực trực tiếp, tôi thường nói, “Tôi chỉ đang tìm kiếm ba ý tưởng.” Điều đó làm giảm bớt một số lo lắng bởi vì tôi đã nói rõ rằng tôi không cần mọi người nói, nhưng nó cũng tăng tiền cược bởi vì chúng tôi sẽ không tiếp tục cho đến khi tôi có được ba ý tưởng của mình.

Điều tôi nhận thấy là mọi người có xu hướng tình nguyện hơn khi kỳ vọng của tôi rõ ràng. Nếu tôi yêu cầu bất kỳ ý tưởng nào, tôi thường không nhận được. Nếu tôi yêu cầu ba ý tưởng, tôi thường nhận được ba ý tưởng. Phần đóng góp cuối cùng thường đến nhanh nhất bởi vì nó giống như hoàn thành một nhiệm vụ chứ không chỉ là một phần của một bài tập không có kết thúc rõ ràng.

6. Đừng xấu hổ những người tham dự

Một cách chắc chắn để tăng sự ngần ngại đóng góp của mọi người là làm họ xấu hổ. Tất nhiên, không ai cố ý làm xấu mặt nhóm của họ, nhưng một số nhà lãnh đạo cuộc họp vô tình tạo ra tác động đó khi họ phàn nàn về việc thiếu phản hồi: “Không ai có bất kỳ câu hỏi nào? Có thật không, không ai? Cố lên, đây là điều quan trọng. Tôi không thể tin rằng không có câu hỏi nào cả. ”

Kết quả là, nhóm của bạn có thể cảm thấy không thoải mái và cảm thấy tội lỗi. Bạn cũng có thể nghe thấy những lời đóng góp tương đối vô nghĩa từ những người chỉ muốn kết thúc sự khó xử đó.

Một hình thức xấu hổ khác xảy ra vào cuối cuộc họp khi người lãnh đạo cuộc họp gọi (thực sự, hái trên) những người chưa đóng góp. Hãy nhớ rằng, trong cuộc họp, giữ im lặng là một quyền lợi chính đáng và có thể phản ánh phong cách giao tiếp hợp lệ trong công việc hoặc sự khó chịu nghiêm trọng. Mục tiêu của bạn là tạo cơ hội thoải mái, không bắt buộc.

7. Đếm đi sự im lặng

Khi không có ai lên tiếng để trả lời câu hỏi của bạn, đã đến lúc chuyển sang một câu hỏi mới hoặc sửa lại câu hỏi cũ để trả lời dễ dàng hơn, nhưng bạn đợi bao lâu? J. Elise Keith, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Lucid Meetings, đề xuất quy tắc 5 giây: đếm thầm 5 giây để có câu trả lời cho một câu hỏi trước khi tiếp tục. Ý tưởng là bốn giây có khả năng cắt đứt ai đó, và sáu giây đưa bạn sâu vào lãnh thổ im lặng kinh khủng.

Tôi thích bảy giây hơn (và những người khác cũng vậy), nhưng hãy nêm nếm. Cho dù là khoa học hay ma thuật, quy tắc này cung cấp cho người lãnh đạo cuộc họp một công cụ để hỗ trợ hòa nhập, ngăn chặn sự lúng túng và – chắc chắn – loại bỏ phỏng đoán.

Tại tổ chức của tôi, chiến thuật này đã trở nên nổi tiếng đến mức các nhà lãnh đạo đôi khi nói một cách dí dỏm, “Chà, đó là bảy giây, vì vậy tôi đoán đã đến lúc phải tiếp tục”.

8. Đó là một cuộc trò chuyện, không phải một cuộc phỏng vấn

Bạn có thể có một danh sách các câu hỏi để hỏi nhưng hãy ngữ cảnh hóa từng câu hỏi để tránh gặp phải như một người kiểm tra dân số. Thay vì nói, “Câu hỏi đầu tiên của tôi là… câu hỏi thứ hai của tôi là… câu hỏi thứ ba của tôi là…” hãy nói điều gì đó như, “Câu hỏi tiếp theo liên quan đến những gì Jim đã nói trước đó…” hoặc “Câu hỏi tiếp theo là về một vấn đề mà chúng tôi đã từng đang thảo luận kể từ Tòa thị chính vào tháng trước… ”

Chìa khóa là biến bạn trở thành một người tham gia vào cuộc trò chuyện, chứ không chỉ là người ghi chú của cuộc trò chuyện. Nếu mọi người thấy bạn đủ quan tâm và chú ý theo dõi, họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ những hiểu biết sâu sắc với bạn.

***

Bắt hầu hết mọi người trả lời câu hỏi trong bất kỳ cuộc họp nào có thể là một thách thức, nhưng các cuộc họp ảo cung cấp cho bạn nhiều công cụ hơn để vượt qua trở ngại đó. Và nếu vẫn thất bại, bạn chỉ còn 5-7 giây nữa là có cơ hội tiếp theo.