Đối với Excel, các nhóm đa dạng cần sự an toàn về tâm lý

Lời hứa của việc bố trí nhân sự một nhóm với các thành viên đa dạng là các quan điểm, ý tưởng và ý kiến ​​khác nhau sẽ mang lại hiệu suất cao hơn. Thực tế là các đội đa dạng thường hoạt động kém hơn vì những người có xuất thân giống nhau thường xung đột. Một nghiên cứu trên 62 nhóm phát triển thuốc cho thấy rằng chìa khóa để khiến họ làm việc cùng nhau tốt hơn và khai thác tiềm năng của sự đa dạng là tạo ra một môi trường an toàn về mặt tâm lý. Bài viết này thảo luận về các cách để làm điều đó.

Khi dạy các nhóm giám đốc điều hành, chúng tôi thường hỏi họ rằng sự đa dạng ảnh hưởng đến hiệu suất của các nhóm như thế nào. Đại đa số tin rằng các nhóm đa dạng hơn sẽ hoạt động tốt hơn các nhóm ít đa dạng hơn – đặc biệt khi dự án liên quan đến đổi mới. Lập luận của họ rất quen thuộc: Các quan điểm, ý tưởng và ý kiến ​​khác nhau trong các nhóm đa dạng là điều cần thiết để đạt được hiệu suất đột phá trong môi trường cạnh tranh.

Tuy nhiên, trên thực tế, các đội đa dạng thường có hiệu suất kém hơn so với các đội đồng nhất. Tại sao? Họ phải đối mặt với những thách thức về giao tiếp cản trở tiềm năng không thể phủ nhận của họ. Nó đơn giản. Những người có hoàn cảnh giống nhau chia sẻ các chuẩn mực và giả định về cách hành xử, cách đặt ưu tiên và tốc độ thực hiện công việc. Khi các thành viên trong nhóm đến từ các hoàn cảnh khác nhau, những thói quen được cho là thường xuyên xung đột với nhau; ngay cả những gì được coi là “bằng chứng” để hỗ trợ một ý kiến ​​cũng khác nhau giữa các lĩnh vực. Kết quả là sự hiểu lầm và thất vọng. Thật vậy, nghiên cứu trước đây cho thấy rằng trung bình, sự đa dạng nhân khẩu học có ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả của các nhóm.

Nghiên cứu của chúng tôi về phát triển thuốc, một môi trường chuyên sâu về đổi mới, cho thấy rằng nhóm tâm lý an toàn – niềm tin chung rằng các thành viên trong nhóm sẽ không bị từ chối hoặc xấu hổ khi nói lên ý tưởng, câu hỏi hoặc mối quan tâm của họ – có thể nắm giữ chìa khóa để mở ra lợi ích của sự đa dạng.

Bằng chứng ban đầu

Lý thuyết cho rằng tâm lý an toàn có thể là chìa khóa để hiện thực hóa lời hứa về sự đa dạng trong các đội không phải là mới. Nhưng bằng chứng thực nghiệm cho thấy điều đó đúng vẫn còn thiếu. Vì vậy, chúng tôi bắt đầu thử nghiệm ý tưởng này theo kinh nghiệm trong một nghiên cứu về 62 nhóm phát triển thuốc tại sáu công ty dược phẩm lớn có cấu tạo có mức độ đa dạng khác nhau. Công việc của các nhóm đa dạng liên quan đến việc hợp tác với các đối tác bên ngoài, đáp ứng thời hạn chặt chẽ và phát triển các loại thuốc phải đáp ứng các tiêu chuẩn quy định cao về an toàn và hiệu quả. Chúng tôi đo lường sự đa dạng bằng cách sử dụng một chỉ số tổng hợp (bao gồm giới tính, độ tuổi, nhiệm kỳ và chức năng chuyên môn) và sự an toàn tâm lý bằng cách sử dụng một biện pháp khảo sát đã thiết lập. Chúng tôi đã thu thập xếp hạng hiệu suất của nhóm từ các nhà lãnh đạo cấp cao trong công ty, những người không nhận thức được giá trị của nhóm trên các thước đo khác của chúng tôi.

Đây là những gì chúng tôi tìm thấy. Theo dự đoán, trung bình, sự đa dạng của đội có ảnh hưởng tiêu cực nhỏ đến hiệu suất. Tuy nhiên, ở những đội bóng có tâm lý an toàn cao, sự đa dạng đi đôi với phong độ. Ngược lại, sự đa dạng thậm chí còn liên quan tiêu cực đến hiệu suất của các đội có tâm lý an toàn thấp hơn mức trung bình. Mặc dù chúng tôi chỉ là một nghiên cứu đơn lẻ trong một ngành duy nhất và cần có thêm nghiên cứu để xác nhận những phát hiện của chúng tôi, nhưng dữ liệu của chúng tôi hỗ trợ những lập luận thuyết phục về vai trò của an toàn tâm lý trong việc mở ra tiềm năng của các nhóm đa dạng.

Một phát hiện khác – một phát hiện đặc biệt quan trọng với số lượng đơn từ chức tràn lan khắp nước Mỹ – là sự đa dạng của đội ngũ có tương quan nghịch với sự hài lòng của các thành viên đối với đội của họ: Trung bình, mọi người ít hài lòng với đội của họ, thì càng đa dạng . Nhưng đối với tập hợp con của các đội có mức độ an toàn tâm lý cao, các đội càng đa dạng thì các thành viên của họ càng hài lòng. Nói tóm lại, tâm lý an toàn xuất hiện để giúp các đội nhận ra tiềm năng của sự đa dạng về cả hiệu suất và thể trạng.

Chúng tôi đề xuất ba cách để các nhóm đa dạng, bắt đầu với các trưởng nhóm, để xây dựng môi trường an toàn về mặt tâm lý: lập khung, tìm hiểu và bắc cầu ranh giới.

Đóng khung

Lập khung là việc giúp các thành viên trong nhóm đạt được sự hiểu biết chung về công việc và bối cảnh. Hai khung đặc biệt phù hợp với các đội đa dạng: mục tiêu đáp ứng và giá trị chuyên môn.

Định khung các cuộc họp là cơ hội để chia sẻ thông tin. Hầu hết các cuộc họp nhóm được đóng khung một cách ngầm định là các cuộc gặp gỡ cập nhật và ra quyết định – một khuôn khổ liên quan đến việc phán xét và đánh giá. Khung này khiến mọi người ít sẵn sàng lên tiếng và đưa ra câu hỏi hoặc mối quan tâm và đưa ra những ý tưởng mới. Để ghi đè khung mặc định này, nó sẽ giúp mở một cuộc họp bằng cách biến việc chia sẻ thông tin và ý tưởng trở thành một mục tiêu rõ ràng. Sau đó, hãy đảm bảo mời từng người có quan điểm khác nhau tham gia cuộc trò chuyện một cách có hệ thống và lắng nghe và nắm bắt những gì họ nói trước khi chuyển sang xem xét hàm ý của những quan điểm này và đưa ra quyết định.

Khung khác biệt như một nguồn giá trị. Tất cả chúng ta đều dễ bị thất vọng bởi những khác biệt về quan điểm hoặc quan điểm. Ngay cả khi chúng ta nhận ra sự khác biệt là nguồn giá trị tiềm năng và cơ hội học hỏi, việc khắc phục sở thích thỏa thuận theo bản năng của chúng ta vẫn cần nỗ lực. Rõ ràng trong việc định khung những khác biệt như một nguồn giá trị có thể hữu ích. Ví dụ, hãy nói: “Chúng ta có thể có những quan điểm khác nhau về cuộc họp này, điều này sẽ giúp chúng ta hiểu đầy đủ hơn về các vấn đề trong quyết định (hoặc dự án) này.”

Cuộc điều tra

Cách tốt nhất để giúp mọi người đóng góp suy nghĩ của họ là yêu cầu họ làm như vậy. Nó đơn giản mà. Khi những người lãnh đạo nhóm – và những người khác – thực hành cách tìm hiểu chân thực để rút ra ý tưởng của người khác, lắng nghe một cách cẩn thận những gì họ nghe được để phản hồi, sự an toàn về tâm lý trong nhóm sẽ tăng lên. Nhu cầu tìm hiểu ngày càng cao trong các nhóm khác nhau vì số lượng và nhiều quan điểm được trình bày. Nhưng sự tìm hiểu hiếm khi tự phát; tất cả chúng tôi đều mang lại những điểm mù cho nhóm của mình – những lỗ hổng về kiến ​​thức hoặc hiểu biết mà chúng tôi không biết – và chúng tôi hầu như không bao giờ đặt câu hỏi về những điều chúng tôi không biết mà chúng tôi không biết.

Sự sẵn sàng lắng nghe – thật sự lắng nghe – những gì người khác đang nói không phải là điều được cho phép, đặc biệt là trong các nhóm khác nhau. Nó cần thực hành và liên quan đến việc đặt các loại câu hỏi phù hợp:

Câu hỏi mở. Các câu hỏi hiệu quả nhất để tận dụng các quan điểm và kinh nghiệm đa dạng không có câu trả lời định trước và được thúc đẩy bởi mong muốn học hỏi. Ví dụ: Bạn thấy gì trong cộng đồng của mình? Hoặc, Bạn đang nghe gì từ khách hàng?

Các câu hỏi xây dựng quyền sở hữu chung và quan hệ nhân quả. Các câu hỏi phản ánh sự phức tạp của việc tích hợp các quan điểm đa dạng bao gồm một công cụ mạnh mẽ. Ví dụ: Tôi đã làm gì để đưa bạn vào tình thế khó khăn? Tôi có thể giúp gì? Đối chiếu khung hệ thống này với những câu hỏi sau đây không nhận ra khả năng bạn cũng góp phần vào các vấn đề hoặc thách thức hiện tại: Bạn đã làm gì để tạo ra tình huống này? Bạn sẽ làm gì với nó?

Ranh giới bắc cầu

Việc lập khung và điều tra giúp xây dựng môi trường an toàn về mặt tâm lý. Nhưng thậm chí còn mang tính chiến thuật cao hơn, các thành viên trong nhóm cá nhân có thể làm gì để vượt qua ranh giới chuyên môn và nền tảng? Họ thực sự cần biết gì về nhau để đạt được sức hút trong công việc hợp tác? Họ không cần phải biết toàn bộ câu chuyện cuộc đời của nhau hoặc cơ thể chuyên môn. Nhưng họ cần phải tìm ra mục tiêu, chuyên môn và thách thức của họ đến với nhau. Bất kỳ hai người nào – hoặc thành viên của toàn bộ nhóm – đều có thể làm điều đó bằng cách tìm kiếm thông tin sau về nhau.

• Hy vọng và mục tiêu. Bạn muốn thực hiện những gì?
• Nguồn lực và kỹ năng. Bạn mang gì đến bàn?
• Những lo lắng và trở ngại. Bạn đang chống lại điều gì? bạn là gì lo lắng về?

Chúng tôi nhận thấy những câu hỏi này có hiệu quả đáng ngạc nhiên trong việc cung cấp nền tảng để tiến về phía trước. Tất cả chúng đều liên quan đến nhiệm vụ; không có gì là quá cá nhân, nhưng mỗi thứ đều yêu cầu bạn cởi mở và để bản thân dễ bị tổn thương bởi người khác.

Mặc dù sự đa dạng về nguồn gốc nói chung là một yêu cầu để đạt được hiệu suất đột phá, đặc biệt là khi tìm kiếm sự đổi mới, nhưng điều đó hiếm khi là đủ. Các đội đa dạng cần chất bôi trơn tâm lý an toàn để đảm bảo rằng các thành viên của họ đặt câu hỏi và chia sẻ ý tưởng. Các nhà lãnh đạo và các thành viên khác trong nhóm đóng một vai trò quan trọng trong việc nuôi dưỡng sự an toàn về tâm lý thông qua các kỹ năng lập khung, tìm hiểu và khả năng tham gia để kết nối các quan điểm khác nhau. Khi điều này xảy ra, các đội có thể nhận được nhiều hơn chỉ là lợi ích về hiệu suất. Lãnh đạo hiệu quả các nhóm đa dạng cũng xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh hơn và trải nghiệm nhóm hài lòng hơn.