Nếu bạn có báo cáo trực tiếp đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian, thì việc biết cách giải quyết vấn đề có thể là một thách thức. May mắn thay, có những cách mà bạn, với tư cách là người quản lý của họ, có thể giúp đỡ. Trước khi bạn thất vọng hoặc đưa ra phản hồi gay gắt theo cách không hiệu quả, trước tiên hãy xem xét lại bản thân. Xác định những cảm xúc mà bạn đang cảm thấy và lý do tại sao, đồng thời đánh giá xem bạn có thể góp phần vào vấn đề ở đâu. Sau đó, xác định chính xác mức độ căng thẳng và thông báo nhu cầu của bạn với báo cáo trực tiếp của bạn một cách bình tĩnh. Giúp họ sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc, thiết lập các mốc quan trọng, yêu cầu cập nhật hàng ngày, v.v. Hãy chắc chắn để kỷ niệm sự tiến bộ – đặc biệt là khi bắt đầu. Cuối cùng, nếu họ thấy cần, hãy cân nhắc nhờ huấn luyện viên hỗ trợ từ bên ngoài.
Những dấu hiệu đáng chú ý là ở đó: Các nhiệm vụ được hoàn thành vào phút chót, hoàn thành muộn hoặc thậm chí bị quên. Đi trễ trong các cuộc họp. Không trả lời e-mail hoặc trả lời vào những thời điểm kỳ lạ, chẳng hạn như 2 giờ sáng Và giải thích thêm về lý do tại sao các mục không được hoàn thành hơn là hành động để hoàn thành chúng.
Bạn có một báo cáo trực tiếp đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian. Là một nhà quản lý, có thể là một thách thức để biết cách giải quyết vấn đề. Một mặt, bạn cần họ hoàn thành công việc, và xu hướng tự nhiên của bạn có thể là phản ứng rõ ràng với sự khó chịu khi thiếu theo dõi hoặc thậm chí cân nhắc viết chúng lên. Mặt khác, bạn muốn phát triển các thành viên trong nhóm của mình. Bạn có thể có những cá nhân thực sự xuất sắc, những người mà bạn biết có tiềm năng trở thành những người đóng góp đặc biệt nếu họ chỉ biết cách sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả.
Là một huấn luyện viên quản lý thời gian, tôi nói chuyện với những người gặp khó khăn trong lĩnh vực này hàng ngày. Tôi biết bộ não của họ hoạt động như thế nào và tôi giúp họ chuyển sang một nơi có năng suất cao hơn.
Nếu bạn là người quản lý không chắc chắn về cách trợ giúp, thì đây là một số bước thiết thực bạn có thể thực hiện để cải thiện tình hình, bắt đầu từ hôm nay.
Thừa nhận cảm xúc của chính bạn.
Nếu bạn đã quản lý người này trong một thời gian dài, bạn có thể đã trải qua nhiều loại cảm xúc khác nhau, từ khó chịu nhẹ đến tức giận hoàn toàn. Cảm xúc của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề, các cổ phần liên quan, tính cách của bạn, kỳ vọng của bạn và mức độ căng thẳng của bạn.
Trước khi bạn đưa ra phản hồi cho nhân viên của mình, hãy thừa nhận cảm xúc của chính bạn. Viết ra bất cứ điều gì bạn có thể đang nghĩ hoặc cảm thấy theo cách tự do. Làm không phải chia sẻ những suy nghĩ thô của bạn (qua email hoặc cách khác) với đồng nghiệp của bạn. Bài tập này giúp bạn có thể nhận thức được trạng thái bên trong của chính mình.
Hãy tự mình xử lý những gì bạn đang cảm thấy hoặc với một người đáng tin cậy và trung thực đánh giá lý do tại sao bạn lại khó chịu như vậy. Đó có phải là sự thiếu kiểm soát? Nỗi sợ? Sự lúng túng? Căng thẳng?
Quá trình này giúp bạn giải phóng những cảm xúc tiêu cực bị dồn nén trước khi đưa ra phản hồi để bạn không quá gay gắt với báo cáo trực tiếp của mình và gây hại nhiều hơn là có lợi.
Đánh giá phần của bạn.
Báo cáo trực tiếp của bạn rất có thể quản lý thời gian kém. Nhưng bạn có thể muốn xem xét liệu mình có kỹ năng quản lý thời gian kém hay không và bạn đang góp phần gây ra vấn đề theo cách nào, nếu có.
Nếu bạn gửi quá nhiều nhiệm vụ vào phút trước, không đưa ra định hướng rõ ràng, từ chối thiết lập các ưu tiên, không có hệ thống theo dõi hoặc quên đưa ra phản hồi, thì hành động của bạn có thể đóng một vai trò nào đó trong tình huống. Nếu bạn cũng mong muốn nhân viên của mình thường xuyên có mặt qua email, trò chuyện hoặc các kênh khác, vì vậy họ không thể đặt ra ranh giới để hoàn thành công việc tập trung, thì bạn cũng có một phần lỗi vì những khó khăn mà họ phải đối mặt.
Bằng cách xác định những vấn đề này trước cuộc trò chuyện phản hồi, bạn có thể thừa nhận rằng bạn có thể đã làm tốt hơn ở đâu.
Xác định ứng suất.
Đầu năm nay, tôi có một tình huống mà tôi thấy rất căng thẳng với một nhà thầu bên ngoài. Có một dự án lớn mà tôi cần họ hoàn thành, và họ đã rất chậm trễ. Một ngày nọ khi tôi đang suy nghĩ về nó, tôi nhận ra rằng trong dự án lớn hơn, chỉ có một vài hạng mục riêng biệt quan trọng nhất. Sau khi hoàn thành những việc đó, căng thẳng của tôi sẽ giảm đáng kể, và các phần khác có thể mất nhiều thời gian hơn.
Bằng cách làm rõ những nhu cầu quan trọng nhất của mình, tôi cảm thấy bớt căng thẳng hơn nhiều và có thể thông báo những gì tôi cần để quay lại khẩn cấp nhất, ngay cả khi toàn bộ dự án chưa hoàn thành.
Dành thời gian để suy nghĩ chính xác điều gì đang gây ra vấn đề cho bạn khi báo cáo trực tiếp của bạn thiếu quản lý thời gian: Bạn không có những gì bạn cần cho các cuộc họp hoặc bài thuyết trình cập nhật quan trọng? Bạn có đang gặp căng thẳng khi họ yêu cầu bạn xem xét lại mọi thứ vào phút trước không? Hành động của họ có khiến bạn tốn thời gian hay tiền bạc không? Bạn có cảm thấy lo lắng khi không có giao tiếp tốt về trạng thái? Một khi bạn biết điều này, nó sẽ giúp tập trung vào các cuộc thảo luận phản hồi của bạn.
Truyền đạt những gì bạn cần.
Một khi bạn biết chính xác điều gì đang làm phiền mình, hãy bình tĩnh truyền đạt chính xác những gì bạn cần, khi nào bạn cần và tại sao bạn cần. Bạn cũng có thể hỏi họ những gì họ cần ở bạn để giúp họ thành công.
Mặc dù bạn có thể cảm thấy muốn trút bỏ tất cả sự thất vọng của mình trên bản báo cáo trực tiếp về những căng thẳng mà họ đã gây ra cho bạn và những vấn đề mà họ đã gặp phải, nhưng một cách tiếp cận khắc nghiệt thường sẽ phản tác dụng. Họ sẽ bị cơn giận của bạn lấn át và đóng cửa hoặc trở thành phòng thủ và bức tường đá. Hít thở sâu và cố gắng nhớ rằng chúng có thể có ý nghĩa tốt nhưng chỉ đơn giản là vật lộn trong lĩnh vực này.
Giúp đỡ khi bắt đầu.
Trong một số tình huống, chỉ cần đưa ra phản hồi về những gì bạn cần hoặc muốn có thể cải thiện tình hình. Nhưng ở những người khác, bạn sẽ cần phải làm nhiều hơn nữa để giúp mọi thứ tiến lên.
Để bắt đầu báo cáo trực tiếp của bạn, hãy xem xét thực hiện các hành động sau với chúng:
- Làm việc với họ để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc
- Suy nghĩ về hướng đi
- Nói qua các phần nhỏ hơn
- Thiết lập các mốc trung gian
- Làm một số công việc với họ trong một cuộc họp
- Lập nhóm với các đồng nghiệp
- Yêu cầu cập nhật hàng ngày về những gì họ dự định làm và những gì họ đã hoàn thành
Cơ cấu lại tình huống để họ có thể có được và giữ được động lực có thể tạo ra một thế giới khác biệt.
Đánh giá cao sự tiến bộ.
Khi bạn bắt đầu nhận thấy chuyển động theo đúng hướng, hãy thể hiện sự đánh giá cao đối với mỗi bước tiến của bạn. Bạn có thể cảm thấy lo ngại rằng việc đưa ra phản hồi tích cực quá nhanh khi họ chưa hoàn thành mọi việc sẽ khiến họ chùng xuống. Nhưng điều ngược lại thường đúng. Phản hồi tích cực giúp xây dựng sự tự tin, tích cực và động lực của họ và có thể thúc đẩy họ hướng tới những kết quả ngày càng tốt hơn.
Báo cáo trực tiếp của bạn có thể biết rằng họ quản lý thời gian thực sự tồi và có thể cảm thấy tồi tệ hơn về điều đó so với bạn. Đẻ vào chúng là phản tác dụng; gia tăng cảm xúc tiêu cực về công việc của họ thường gây ra hơn sự chậm trễ, không ít hơn. Hãy nhớ rằng bạn đang ở cùng một đội. Thay vì xé nhỏ chúng ra, hãy xây dựng chúng theo từng bước của con đường.
Nhận hỗ trợ từ bên ngoài.
Đôi khi bạn quá gần với một tình huống. Dù cố gắng đến đâu, bạn cũng không thể đưa ra phản hồi khách quan và bình tĩnh. Hoặc báo cáo trực tiếp của bạn có thể không trung thực với bạn về những gì thực sự đang xảy ra, chẳng hạn như lãng phí hàng giờ mỗi ngày để cuộn trên điện thoại của họ hoặc tình huống ở nhà có thể khiến họ mất tập trung.
Trong những tình huống này, có thể hữu ích nếu kết nối nhân viên của bạn với các nguồn lực bên ngoài như đào tạo quản lý thời gian, huấn luyện viên nội bộ hoặc huấn luyện viên bên ngoài, những người có thể giúp họ phát triển các kỹ năng này. Một người có kinh nghiệm trong việc giúp đỡ mọi người vượt qua những thử thách này và người xa cách về mặt cảm xúc hơn với hoàn cảnh thường có thể hiệu quả hơn người có tiền sử thất vọng.
Là một người quản lý, bạn không thể ép buộc bất kỳ ai cải thiện việc quản lý thời gian của họ. Nhưng giao tiếp và hành động của bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng của báo cáo trực tiếp để vượt qua những khó khăn của họ và tăng năng suất của họ.
Thế giới bản tin | Vina Aspire News
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
Nguồn : https://hbr.org/2022/05/how-to-help-an-employee-who-struggles-with-time-management