Làm thế nào để làm gián đoạn ngày làm việc của ai đó – mà không làm họ khó chịu

Gián đoạn là một thực tế của cuộc sống – nhưng chúng có phải gây khó chịu không? Một nghiên cứu gần đây cho thấy 31% sự gián đoạn tại nơi làm việc thực sự được trải nghiệm một cách tích cực và đưa ra sáu chiến lược để giúp bất kỳ ai trở thành người ngắt lời tốt hơn (nghĩa là ít gây phiền nhiễu hơn): Đánh giá mức độ quan trọng của nhiệm vụ, không chồng chất, xác định điều tốt nhất người làm gián đoạn, chú ý đến các dấu hiệu bận rộn, giảm bớt gánh nặng thời gian cho người đó, và nếu có thể, hãy cảnh báo trước. Đặc biệt là khi nhiều tổ chức chuyển sang mô hình kết hợp dài hạn, điều quan trọng hơn bao giờ hết là phải chủ động suy nghĩ về cách chúng ta giao tiếp với nhau trong công việc. Trong bối cảnh mới phức tạp này, tất cả chúng ta đều phải chú ý đến việc phát triển các tiêu chuẩn về ý nghĩa của việc trở thành một người ngắt lời “tốt”.

Bị gián đoạn trong công việc có thể vô cùng bực bội, khó chịu và căng thẳng – nhưng nó có phải vậy không? Sự gián đoạn tại nơi làm việc thường là cần thiết, cung cấp cho chúng tôi thông tin và sự cộng tác trong thời gian thực mà chúng tôi cần để thực hiện công việc của mình. Và khi Slack, Zoom và vô số công cụ giao tiếp khác giúp việc liên lạc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, những gián đoạn này chỉ ngày càng trở nên thường xuyên hơn (và không thể tránh khỏi).

Tin tốt là, nghiên cứu gần đây cho thấy rằng sự gián đoạn không phải là điều khó chịu. Tôi đã thực hiện một nghiên cứu với nhà nghiên cứu quản lý đồng nghiệp David Greenway, trong đó chúng tôi yêu cầu 35 nhân viên tri thức trực tiếp, toàn thời gian theo dõi mỗi khi họ bị gián đoạn trong ngày làm việc (tất cả dữ liệu đều được thu thập trước đại dịch). Thông qua phân tích nhật ký của họ và một loạt các cuộc phỏng vấn sâu, chúng tôi nhận thấy rằng những gián đoạn được cảm nhận tích cực trên thực tế gần như phổ biến như những gián đoạn tiêu cực: Trong số 251 sự gián đoạn được những người tham gia báo cáo, 31% có trải nghiệm tích cực, trong khi 34% là tiêu cực và 35% là trung tính. Chúng tôi cũng nhận thấy rằng 80% người tham gia báo cáo ít nhất một lần gián đoạn tích cực trong suốt ngày làm việc của họ, trong khi 86% ghi nhận ít nhất một lần gián đoạn tiêu cực.

Tại sao ai đó sẽ cảm thấy tốt khi bị gián đoạn? Trong nghiên cứu của chúng tôi, những người tham gia báo cáo những gián đoạn tích cực đã mô tả cách những trải nghiệm này khơi dậy những cảm xúc như hạnh phúc, phấn khích hoặc hài lòng. Ví dụ, một chuyên gia nhân sự giải thích rằng mặc dù đang trong quá trình lập kế hoạch dự án, nhưng cô ấy đã rất vui khi một đồng nghiệp ngắt lời cô ấy để yêu cầu cô ấy xem lại một số tài liệu tiếp thị:

“Đây là một sự gián đoạn đáng hoan nghênh vì nó liên quan đến một dự án khác mà tôi [was] hy vọng sẽ sớm kết thúc … Mặc dù nó làm gián đoạn công việc của tôi trong kế hoạch dự án … Tôi thấy nó là tích cực. Tôi rất vui vì điều đó [the marketing project] đang tiến lên… Điều quan trọng là làm điều đó trong thời điểm đó hơn là hoàn thành kế hoạch dự án, điều không [as] khẩn cấp.”

Tương tự, một nhà giao dịch chứng khoán mô tả rất vui khi người thuê mới ghé qua bàn của cô ấy trước khi thị trường mở cửa trong ngày, mặc dù cô ấy đang kiểm tra tin tức:

“Chúng tôi không vui lòng để xảy ra gián đoạn trong giờ giao dịch, [but] trước khi thị trường mở cửa là thời điểm tuyệt vời để [check in]… Anh ấy nói với tôi những gì anh ấy đã làm vào ngày hôm trước, những gì anh ấy đã trải qua, và hỏi, “Hôm nay chúng ta nên làm gì?”… Tôi khá hào hứng… Tôi không có nhiều cơ hội thuê người dưới quyền. [and] đây là người đầu tiên tôi đến gặp và nói rằng chúng tôi nên thuê. Vì vậy, tôi cảm thấy rất vui khi anh ấy làm rất tốt… Bắt anh ấy tăng tốc sẽ giúp ích về lâu dài…[That] đã khiến nó trở thành một trải nghiệm tích cực. ”

Rõ ràng, cách chúng ta gặp phải sự cố gián đoạn về cơ bản có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng của nó đến công việc của chúng ta. Mặc dù việc chuyển bánh răng và xáo trộn lịch trình của chúng ta để đáp ứng một nhiệm vụ đột xuất có thể khiến bạn bực bội, nhưng sự gián đoạn có thể mang lại cảm giác tích cực nếu chúng có vẻ là cách sử dụng tốt thời gian của chúng ta. Sự gián đoạn này có giúp tôi đạt được tiến bộ về điều gì đó đáng giá không? Nhiệm vụ mới này có quan trọng hơn bất cứ điều gì tôi đã làm trước đây không? Chúng ta cũng có nhiều khả năng bị gián đoạn một cách tích cực hơn nếu chúng dễ dàng phù hợp hơn với ngày của chúng ta. Đây có phải là thời điểm thuận tiện để đối phó với sự gián đoạn này không? Tôi có đủ thời gian rảnh rỗi để thêm nó vào khối lượng công việc của mình không? Tôi đã lên kế hoạch tâm lý để dành thời gian cho công việc này chưa?

Xem xét các yếu tố này có thể giúp bạn tối ưu hóa cách thức, thời điểm và đối tượng mà bạn làm gián đoạn. Chúng tôi đã xác định một số chiến lược cụ thể có thể giúp bạn tăng cơ hội nhận được sự cố gián đoạn của bạn một cách tích cực:

1. Đánh giá mức độ quan trọng của nhiệm vụ.

Mọi người có nhiều khả năng thấy sự gián đoạn là đáng giá thời gian của họ nếu nhiệm vụ họ được yêu cầu thực hiện có vẻ quan trọng – đặc biệt nếu nó có vẻ hơn quan trọng hơn bất cứ điều gì họ đã làm trước đây. Vì vậy, trước khi ngắt lời ai đó, hãy cân nhắc xem điều bạn muốn họ làm có được ưu tiên cho họ hay không.

2. Đừng chồng chất.

Tương tự, chúng tôi phát hiện ra rằng mọi người có xu hướng phản ứng tiêu cực với sự gián đoạn nếu nó xuất hiện vào thời điểm họ đã cảm thấy quá tải. Để tránh chồng chất, hãy tự hỏi bản thân xem bạn biết gì về khối lượng công việc hiện tại của người đó. Nếu bạn biết họ bị đánh, hãy cân nhắc ngắt lời người khác thay thế (nếu nhiệm vụ khẩn cấp) hoặc đợi cho đến khi người đó có ít đồ ăn hơn (nếu nhiệm vụ có thể đợi).

3. Xác định đúng người để ngắt lời.

Thật khó chịu khi bạn bị ai đó làm gián đoạn, chỉ để phát hiện ra rằng bạn thậm chí không phải là người phù hợp với công việc. Ví dụ, một trợ lý văn phòng trong nghiên cứu của chúng tôi đã phản ứng tiêu cực khi ai đó yêu cầu cô ấy tìm đồ đóng gói, vì đó là nhiệm vụ mà cô ấy cảm thấy có thể dễ dàng được thực hiện bởi chính người giao việc. Vì vậy, trước khi gõ cửa một ai đó, hãy tự hỏi bản thân: Liệu đây có phải là người thích hợp để đảm nhận nhiệm vụ mới này? Vai trò của ai khiến họ phù hợp nhất với nhiệm vụ bạn cần trợ giúp? Trách nhiệm của ai thường bao gồm các nhiệm vụ tương tự? Sự gián đoạn của bạn có nhiều khả năng được chấp nhận nếu bạn đặt trước công việc để xác định người phù hợp nhất để yêu cầu.

4. Chú ý đến các dấu hiệu bận rộn.

Dựa trên các thử nghiệm trong phòng thí nghiệm trước đây, nghiên cứu của chúng tôi phát hiện ra rằng sự gián đoạn được trải nghiệm một cách tích cực hơn nếu chúng xảy ra vào những thời điểm có vẻ như là “thích hợp”. Điều đó thường có nghĩa là đợi một lúc khi người mà bạn muốn làm gián đoạn không còn quá chú tâm vào một nhiệm vụ khác hoặc dù sao thì họ cũng cần phải tạm dừng công việc thường ngày của mình. Để xác định xem đây là thời điểm thích hợp để ngắt lời, hãy chú ý đến các tín hiệu mà người đó đang gửi: Họ đang làm việc với cánh cửa đang đóng hay mở? Chúng được liệt kê là “vắng mặt” hay “có sẵn” trực tuyến? Họ có bị chặn giờ này trên lịch của họ không? Những dấu hiệu này có thể giúp bạn biết được khả năng bị gián đoạn như thế nào.

5. Giảm bớt gánh nặng thời gian.

Trong nghiên cứu của mình, chúng tôi nhận thấy rằng nhận thức của mọi người về thời gian gián đoạn dường như kéo dài ảnh hưởng đến cách họ cảm nhận về nó. Khi sự gián đoạn dường như kéo dài hoặc mất nhiều thời gian hơn “lẽ ra”, chúng có nhiều khả năng gây ra cảm giác tiêu cực. Để giải quyết vấn đề này, hãy suy nghĩ sáng tạo về cách bạn có thể giảm tải và sử dụng thời gian của người đó hiệu quả nhất. Bạn có thể trình bày bối cảnh gián đoạn ngắn gọn hơn không? Có những bước nào bạn có thể tự hoàn thành trước khi giao nhiệm vụ cho người khác không? Quan trọng là, tất cả là về cách bạn nhìn nhận – ngay cả khi những chi tiết này không phải là vấn đề lớn đối với bạn, việc trình bày sự gián đoạn theo cách làm nổi bật sự tôn trọng của bạn đối với thời gian của người khác có thể có tác động lớn đến cách họ phản ứng .

6. Đưa ra cảnh báo trước.

Theo định nghĩa, sự gián đoạn sẽ luôn có phần bất ngờ. Nhưng họ không nhất thiết phải xuất hiện hoàn toàn – trong một số trường hợp, bạn có thể cho ai đó biết rằng bạn dự kiến ​​sẽ phải làm gián đoạn họ trong tương lai gần. Ví dụ: nếu bạn định yêu cầu đồng nghiệp phản hồi về thiết kế trang web sau khi hoàn thành, bạn có thể cho họ biết rằng bạn sẽ liên hệ trong vòng tuần tới. Điều này giúp đồng nghiệp của bạn lên kế hoạch tinh thần cho sự gián đoạn và dành thời gian cho nhiệm vụ, ngay cả khi thời gian chính xác vẫn chưa được biết.

Đặc biệt là khi nhiều tổ chức chuyển sang mô hình kết hợp dài hạn, điều quan trọng hơn bao giờ hết là phải chủ động suy nghĩ về cách chúng ta giao tiếp với nhau trong công việc. Việc quay trở lại văn phòng, dù là bán thời gian hay toàn thời gian, sẽ mang lại cơ hội cho những gián đoạn trực tiếp mà không thể xảy ra khi tất cả giao tiếp đều được thực hiện trực tuyến. Đồng thời, việc phụ thuộc nhiều hơn vào nhắn tin tức thời, cuộc gọi điện video và các công cụ kỹ thuật số khác tạo ra những thách thức riêng của nó, vì nhiều rào cản đối với sự gián đoạn (cũng như các dấu hiệu hữu hình giúp xác định xem liệu sự gián đoạn có phù hợp hay không) giảm đáng kể. Tất nhiên, luôn có những cách tốt hơn và tệ hơn để ngắt lời ai đó – nhưng trong bối cảnh mới phức tạp này, tất cả chúng ta đều phải chú ý đến việc phát triển các tiêu chuẩn về ý nghĩa của việc trở thành một người ngắt lời “tốt”.