Lợi thế cạnh tranh trong các quy trình hợp tác tốt hơn

Ngủ đủ giấc, uống đủ nước, tập thể dục, xây dựng thói quen chăm sóc da, ăn rau – đây là những thói quen hàng ngày giúp mọi người khỏe mạnh và hạnh phúc hơn. Và với tư cách là một xã hội, chúng tôi tôn vinh họ. Chúng tôi thấy những cá nhân duy trì những thói quen này là người truyền cảm hứng, thậm chí là quyến rũ – không phải vì bản thân các hành động đó là hấp dẫn, mà vì kết quả là ấn tượng.

Nếu chúng ta có thể áp dụng logic này trong cuộc sống cá nhân của mình, tại sao không áp dụng nó cho cả những người chuyên nghiệp của chúng ta? Đối với mọi đội chiến thắng trong một trò chơi, mọi doanh nghiệp ra mắt công chúng, mọi công ty công bố một công nghệ mới, một quy trình đã đưa họ đến đó. Quy trình là trung gian giữa một ý tưởng và một thành tựu. Các thành phần của nó thường bị bỏ qua: các cuộc họp, thay đổi lịch trình, thuyết trình, thay đổi ngân sách và điều chỉnh nhân sự. Tất cả chúng đều quan trọng.

Để thành công, việc tạo ra và duy trì các quy trình cạnh tranh là yêu cầu bắt buộc của doanh nghiệp, cả ở cấp độ cá nhân và doanh nghiệp. Uber, Special Olympics và Under Armour đều chuyển sang phần mềm quản lý công việc cộng tác (CWM) để hoàn thiện các quy trình công việc này và đạt được mục tiêu.

Loại bỏ sự chậm trễ không cần thiết: Uber

Rất ít công ty đồng nghĩa với sự gián đoạn hơn Uber, công ty khai thác dịch vụ gọi xe đã mở rộng trong thập kỷ qua thành hệ thống giao hàng thuốc, hàng tạp hóa và bữa ăn trong giờ tới. Tuy nhiên, khi phát triển, hoạt động tiếp thị hiệu suất của Uber gặp khó khăn với sự chậm trễ bất ngờ và thông tin sai lệch khiến các thành viên trong nhóm thất vọng và ngăn cản việc mở rộng quy mô. Các quy trình diễn ra chậm và thủ công, dựa vào email và bảng tính để ghép các hình ảnh dữ liệu và thông tin liên lạc bị phân mảnh lại với nhau.

Bhavik Joshi, giám đốc quản lý chương trình, tiếp thị hiệu suất của Uber cho biết: “Mỗi nhóm về cơ bản quản lý việc lập kế hoạch, thực hiện và báo cáo, sử dụng các quy trình và công cụ của riêng họ. “Điều này dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình thực hiện, các vấn đề liên lạc, mọi thứ rơi vào tình trạng rạn nứt, căng thẳng và sự kém hiệu quả trên toàn diện. Tôi có thể thấy rằng đây không phải là cách chúng tôi có thể mở rộng quy mô. “

Nhận thấy nhu cầu hợp nhất và tự động hóa quy trình làm việc, Uber đã chuyển sang nền tảng CWM để hình dung lại và trao quyền cho các quy trình đã lỗi thời của mình. Công nghệ cung cấp khả năng tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ các công việc không cần thiết và ưu tiên các nhiệm vụ. Nó cũng bao gồm các mẫu cho phép nhóm tiếp thị hiệu suất xây dựng các bản tóm tắt chiến dịch tự động và thông báo cho các bên liên quan phù hợp vào đúng thời điểm, điền vào các bảng kế hoạch và trang tổng quan với dữ liệu có liên quan.

Kết quả thật đáng kinh ngạc: giảm 45% thời gian để tạo ra một vòng đời khách hàng toàn cầu, tăng gấp đôi năng suất và giảm 199% thời gian để hình dung lộ trình. Bhavik ca ngợi tầm quan trọng của một quy trình tốt và nhóm của anh ấy hiện “giúp các nhóm khác nhau trong tổ chức của chúng tôi đơn giản hóa, chuẩn hóa và loại bỏ các quy trình không cần thiết”.

Làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu: Thế vận hội đặc biệt

Đặc biệt Thế vận hội Quốc tế (SOI) còn có nhiều cơ hội hơn là cung cấp cơ hội cho các vận động viên khuyết tật về trí tuệ và thể chất. Tổ chức là trung tâm của cộng đồng, cung cấp các cơ hội đào tạo lãnh đạo và các sáng kiến ​​về sức khỏe.

Nhưng SOI đã phải vật lộn để điều phối các nhóm toàn cầu của mình, điều này đôi khi có nghĩa là khả năng hiển thị của các dự án bị hạn chế, các nỗ lực trùng lặp cũng như thông tin chi tiết và giải pháp có thể không được chia sẻ. Tổ chức cần làm cho công việc hiệu quả hơn ở mọi cơ hội, giải phóng nhân viên của mình suy nghĩ sáng tạo và tập trung vào công việc chiến lược bằng cách sử dụng các chương trình và công cụ cộng tác minh bạch để loại bỏ các quy trình và nỗ lực trùng lặp.

SOI đã triển khai một CWM mang lại sự hợp tác rõ ràng giữa các nhóm, loại bỏ các silo và cho phép các ý tưởng và quy trình lan truyền nhanh chóng bằng các bảng điều khiển trực quan, thời gian thực, thay vì đóng góp kiến ​​thức trong các thực hành đổi mới nó. Trong một trường hợp, ba nhóm phân tán đã sử dụng CWM để chia sẻ các mẹo và giải pháp cho một dự án duy nhất, tiết kiệm cho mỗi nhóm hơn 45 giờ nhân viên mỗi tháng.

Quản lý nội dung có mục đích: Under Armour

Mặc dù có hình ảnh cung cấp trải nghiệm thể dục kỹ thuật số mới nhất và phong phú nhất, nhóm truyền thông Connected Fitness của Under Armour đã bị lạc trong đám cỏ kỹ thuật số, bị ngắt kết nối khỏi các tài sản cần thiết để đưa sản phẩm của mình ra thị trường. Để truy cập hình ảnh sản phẩm, nhóm có thể dành hàng giờ để tìm hiểu các nguồn bị hỏng và các đường liên lạc bị hỏng.

Khi đến lúc tung ra một sản phẩm mới, HealthBox, nhóm đã triển khai CWM để thay thế bộ phương tiện truyền thống của mình bằng một cơ sở gia đình kỹ thuật số thời gian thực, nơi các nhà thiết kế, nhà tiếp thị và công chúng luôn có thể truy cập nội dung. Việc áp dụng CWM đã giúp HealthBox nhận được hơn 20 giải thưởng tại Triển lãm Điện tử Tiêu dùng năm đó và cho phép công ty chia sẻ tài sản của mình với 35 nguồn truyền thông để tạo ra 1,5 tỷ lần hiển thị trên thương hiệu.

Sự vĩ đại bắt đầu bằng một quá trình
Những thành tựu ấn tượng là kết quả của quá trình tinh chỉnh và một số thương hiệu lớn nhất trên thế giới đang sử dụng phần mềm CWM để biến điều đó thành hiện thực.

Cho dù tổ chức của bạn đang tìm cách tự động hóa quy trình công việc, mở rộng quy mô cộng tác, quản lý nội dung hoặc tất cả những điều trên, việc chọn CWM phù hợp có thể giúp bạn thực hiện sứ mệnh, phục vụ khách hàng và phát triển và dẫn đầu trong lĩnh vực của mình.

Tìm hiểu cách Smartsheet có thể cung cấp năng lượng cho các quy trình của bạn và giúp tổ chức của bạn tối đa hóa tiềm năng của nó.