Ngừng lan man trong các cuộc họp – và bắt đầu nhận thông báo của bạn qua

Mặc dù việc chia sẻ quan điểm của bạn trong các cuộc họp là rất quan trọng, nhưng điều quan trọng là phải biết khi nào và như thế nào. Bạn không muốn độc quyền cuộc trò chuyện. Trong phần này, tác giả đưa ra các mẹo thực tế để chia sẻ sàn để bạn có thể truyền tải thông điệp của mình hiệu quả hơn. Đầu tiên, hãy dành thời gian để suy ngẫm sau các cuộc họp. Nếu bạn cảm thấy như bạn đã chia sẻ quá nhiều, hãy nhìn lại và xem xét những người khác đã đóng góp. Hãy tự hỏi bản thân một cách trung thực: “Tôi đã nói chuyện qua mọi người chưa?” Ước tính bạn đã phát biểu bao nhiêu phần trong cuộc họp. Cũng nên xem xét sử dụng các kênh giao tiếp khác để chia sẻ ý tưởng của bạn. Ví dụ: bạn có thể giữ một danh sách đang chạy về những hiểu biết sâu sắc của mình trên máy tính để chuẩn bị tốt hơn cho việc chia sẻ chúng trong cuộc họp tiếp theo không? Hoặc, bạn có thể chia sẻ ý tưởng trong bối cảnh không họp – ví dụ: trong email tiếp theo hoặc nền tảng trò chuyện nội bộ không? Cũng rất hữu ích nếu bạn tự cho mình một tín hiệu để tạm dừng và tập nén suy nghĩ của mình. Một đồng nghiệp hoặc cố vấn đáng tin cậy cũng có thể cung cấp thông tin chi tiết về cách bạn đạt được mục tiêu nói ít hơn và lắng nghe nhiều hơn.

Điều này đã bao giờ xảy ra với bạn chưa: Bạn thảo luận về một cuộc họp chiến lược, chỉ để thấy rằng bạn không thể nhớ bất kỳ ai ngoài mình đang chia sẻ ý kiến ​​hoặc đóng góp ý kiến? Nhiều nhà lãnh đạo cần được huấn luyện để lên tiếng. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn gặp phải vấn đề ngược lại – và bạn dường như không thể ngừng lại đang nói? Điều này có thể dẫn đến sự thất vọng xung quanh – các thành viên trong nhóm của bạn trở nên thất vọng vì họ muốn chia sẻ ý tưởng của riêng mình và người quản lý của bạn trở nên thất vọng vì họ muốn nghe những quan điểm khác. Ý tưởng của bạn bị mất vì các bên liên quan mất kiên nhẫn với thói quen thống trị cuộc trò chuyện của bạn – và bắt đầu điều chỉnh bạn.

Nếu bạn nghi ngờ mình có thể độc chiếm cuộc trò chuyện trong các cuộc họp, hãy thử nghiệm các chiến thuật này để giúp truyền tải thông điệp của bạn.

Đo lường chính xác mức độ bạn đang nói.

Hãy dành thời gian để suy ngẫm sau các cuộc họp. Nếu bạn cảm thấy như bạn đã chia sẻ quá nhiều, hãy nhìn lại và xem xét những người khác đã đóng góp. Hãy tự hỏi bản thân một cách trung thực: “Tôi đã nói chuyện qua mọi người chưa?” Ước tính bạn đã phát biểu bao nhiêu phần trong cuộc họp.

Ví dụ: “Tôi đã nói khoảng một phần ba thời gian và nói chuyện với Jim hai lần.” Lưu ý rằng không có một điểm thiết lập cụ thể nào về mức độ bạn nên hoặc không nên nói. Bạn sẽ cần phải sử dụng ruột của mình. Nếu bạn nhận thấy mình có thói quen nói chuyện qua loa với người khác, đã đến lúc thiết lập lại. Trong tương lai, hãy cố gắng ưu tiên lắng nghe hơn là nói.

Đưa ra quy tắc cho chính bạn về thời điểm chia sẻ. Ví dụ: “Tôi sẽ không phát biểu cho đến khi có ít nhất hai người khác trong cuộc họp chia sẻ ý kiến ​​của họ” hoặc “Tôi sẽ giới hạn phần chia sẻ của mình ở một điểm”. Hoặc, “Tôi sẽ tự tính giờ và chỉ cho phép nói ba phút.”

Tất nhiên, lời khuyên này sẽ không hoạt động mọi lúc; đầu vào của bạn sẽ cần thiết và được thu hút khi tiền đặt cọc cao. Nhưng đối với các cuộc họp thông thường, hãy tập rút lui và để người khác có cơ hội. Tôi huấn luyện khách hàng lập chỉ mục quá mức về việc tuân theo thời gian nói được quy định của họ. Mặc dù bạn không muốn giới hạn thời gian nói của mình mãi mãi, nhưng việc tuân thủ quy tắc thời gian ngay từ đầu sẽ giúp bạn xây dựng thói quen nhường nhịn ý kiến.

Cân nhắc sử dụng các cách khác để chia sẻ ý tưởng của bạn.

Nếu bạn vượt trội về khả năng sáng tạo, bạn có thể trở nên sống động trong một phiên động não và nhanh chóng tạo ra vô số ý tưởng. Tuy nhiên, nếu bạn có xu hướng lan man khi mô tả những ý tưởng đó, bạn có thể bị phân tán và không chuẩn bị tốt. Xem xét các cách khác để sắp xếp ý tưởng của bạn và truyền đạt chúng cho khán giả. Ví dụ: bạn có thể giữ một danh sách đang chạy về những hiểu biết sâu sắc của mình trên máy tính để chuẩn bị tốt hơn cho việc chia sẻ chúng trong cuộc họp tiếp theo không? Hoặc, bạn có thể chia sẻ ý tưởng trong bối cảnh không họp – ví dụ: trong email tiếp theo hoặc nền tảng trò chuyện nội bộ không?

Sử dụng bất kỳ hình thức giao tiếp nào theo ý bạn để giúp sắp xếp suy nghĩ của bạn. Sau đó, bạn sẽ truyền đạt các khái niệm đã được suy nghĩ kỹ lưỡng khi bạn làm đăng lại. Một khách hàng mà tôi đã làm việc có nhiều ý tưởng tuyệt vời; tuy nhiên, trong bài đánh giá của cô ấy, người giám sát của cô ấy lưu ý rằng những ý tưởng của khách hàng của tôi đã bị thất lạc khi cô ấy cố gắng diễn đạt những ý tưởng đó. Khách hàng này không đủ cô đọng và độc quyền trong các cuộc họp lãnh đạo cấp cao. Để giúp lấy lại uy tín của cô ấy sau bài đánh giá này, khách hàng của tôi chỉ chia sẻ một quan điểm tại một thời điểm đã được trình bày đầy đủ để cô ấy trông có chiến lược và có tổ chức hơn. Đối với những vấn đề quan trọng, sau đó cô ấy sẽ tiếp tục bằng một cuộc họp khác hoặc gửi email. Chiến lược này đã giúp cô lấy lại quyền kiểm soát cách nói trong các cuộc họp.

Tập nén suy nghĩ của bạn.

Khi nói, hãy đảm bảo rằng những gì bạn đang nói là cần thiết và có tác động. Bạn thậm chí có thể nghĩ về các câu của mình ở dạng tweet: Tôi sẽ truyền đạt ý tưởng này như thế nào nếu tôi đang tweet và gặp phải giới hạn ký tự? Làm thế nào tôi có thể cắt giảm thông điệp của mình về bản chất của nó?

Bạn cũng có thể thử viết ra những suy nghĩ mà bạn định thảo luận trong một cuộc họp. Điều này sẽ giúp bạn thấy nhịp độ trong cách bạn đưa ra ý tưởng. Một khi bạn thiết lập được nhịp điệu để nén suy nghĩ của mình, bạn sẽ không cần mất nhiều thời gian để chuẩn bị và luyện tập.

Hãy coi bạn là người biên tập loại bỏ những từ và ý tưởng không truyền đạt được bản chất của những gì bạn muốn chia sẻ. Tôi đã làm việc với một nhà lãnh đạo, người này nhận thấy rằng cô ấy có thể thu nhỏ mỗi câu của mình khoảng năm từ một cách đáng tin cậy. Mặc dù điều đó nghe có vẻ không nhiều, nhưng những từ bổ sung đó giúp giao tiếp trở nên lộn xộn hơn. Cô ấy đã gửi những thông điệp có tác động đáng kể hơn bằng cách cắt bớt các câu nói của mình.

Đang tạm dừng xây dựng.

Bạn có cho đồng nghiệp của mình đủ thời gian để hiểu những gì bạn nói và đặt câu hỏi không? Nếu không, hãy tự cho mình một tín hiệu để tạm dừng.

Một khách hàng mà tôi đã làm việc quyết định rằng khi anh ta cần giảm tốc độ và ngừng nói, anh ta sẽ tự véo mình. Đây là một tín hiệu để thở, ngừng nói hoặc đặt câu hỏi cho nhóm. Chiến thuật đơn giản này có thể mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc. Bằng cách giảm tốc độ và tạm dừng có chủ ý, bạn sẽ có thể điều chỉnh xung động chia sẻ quá mức của mình và thông điệp của bạn sẽ có cơ hội tiếp cận tốt hơn.

Yêu cầu giúp đỡ.

Có thể khó biết được liệu bạn có đang chia sẻ quá mức hay không. Một quan điểm mới có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc. Yêu cầu đồng nghiệp hoặc cố vấn đáng tin cậy cung cấp thông tin chi tiết về cách bạn đạt được mục tiêu là nói ít hơn và lắng nghe nhiều hơn.

Yêu cầu phản hồi cụ thể: “Tôi đã chia sẻ ý tưởng của mình sau ba phút hoặc ít hơn không?” Câu trả lời bạn nhận được có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết mà bạn có thể sử dụng cho các cuộc trò chuyện trong tương lai. Một khách hàng mà tôi đã làm việc quyết định có một thỏa thuận đối ứng với một đồng nghiệp đáng tin cậy. Họ chắc chắn sẽ chú ý đến các kiểu mẫu của nhau và sau đó sẽ gặp nhau mỗi tháng một lần để chia sẻ quan điểm của họ.

Mặc dù điều quan trọng là phải chia sẻ quan điểm của bạn, nhưng điều quan trọng là phải biết khi nào và làm như thế nào. Thử nghiệm với một số hoặc tất cả các chiến thuật này để đảm bảo rằng ý kiến ​​đóng góp của bạn đang được lắng nghe.