Vui lòng ngừng sử dụng các cụm từ này trong các cuộc họp

Một số quyết tâm của Năm Mới dễ đạt được hơn những quyết tâm khác. Ngay cả vào thời điểm vượt quá tầm kiểm soát của chúng ta, chúng ta vẫn kiểm soát được cách nói của mình. Và vì vậy, khi các nhà lãnh đạo và nhân viên tiếp tục suy nghĩ lại về nơi làm việc hiện đại sẽ trông như thế nào, bao gồm cả cách chúng ta tập hợp, có lẽ đây là thời điểm thích hợp để loại bỏ một số cụm từ khỏi từ vựng “meeting-speak”. Để tìm hiểu điều gì khiến người khác không thể vui khi không bao giờ nghe thấy lại trong một cuộc họp, tác giả đã thực hiện một chút nguồn cung ứng cộng đồng. Cô ấy trình bày một số câu trả lời gây được tiếng vang lớn nhất.

Cuộc họp kéo dài 50 phút là một giờ. Mục cuối cùng của chương trình đã được giải quyết và rõ ràng là chúng tôi sẽ kết thúc sớm. Những người khác có thể hài lòng với sự thay đổi này, nhưng tôi co rúm người lại, chuẩn bị cho câu nói mà tôi biết sắp đến: “Tôi sẽ trả lại cho bạn 10 phút cuộc đời của bạn!”

Một số phiên bản của tuyên bố vui vẻ này dường như giới thiệu mọi cuộc họp kết thúc bằng một vài phút rảnh rỗi. Nó được coi như một tin tức đáng mừng, một món quà bất ngờ của thời gian. Nhưng ngôn ngữ có tính cách chung chung, và cách chúng ta nói về các cuộc họp của mình giúp xác định điều gì sẽ xảy ra trong các cuộc họp đó. Bằng cách dành thêm vài phút như một cơ hội để mọi người “quay trở lại” thời gian của họ, như thể thời gian đó đã bị đánh cắp một cách sai trái, chúng tôi đã phá hoại sự hợp tác của mình. Chúng tôi vô tình gửi một thông điệp mạnh mẽ rằng tổ chức của chúng tôi đang tụ họp Lấy từ các thành viên trong nhóm, thay vì đóng góp vào thành tích chung của nhóm chúng tôi.

Ngay cả vào thời điểm vượt quá tầm kiểm soát của chúng ta, chúng ta vẫn kiểm soát được cách nói của mình. Và vì vậy, khi các nhà lãnh đạo và nhân viên tiếp tục suy nghĩ lại về nơi làm việc hiện đại sẽ trông như thế nào, bao gồm cả cách chúng ta tập hợp, có lẽ đây là thời điểm thích hợp để loại bỏ một số cụm từ khỏi từ vựng “meeting-speak”. Để tìm hiểu điều gì khiến người khác sẽ vui khi không bao giờ nghe thấy lại trong cuộc họp, tôi đã thực hiện một chút nguồn cung cấp cộng đồng trên phương tiện truyền thông xã hội và giữa các đồng nghiệp. Dưới đây là một số phản hồi gây được tiếng vang lớn nhất.

Chúng tôi sẽ đợi năm phút để mọi người tham gia.

Thường nằm trong số những từ đầu tiên do người chủ trì cuộc họp trực tuyến thốt ra, hành vi này làm mất thời gian của những người tham gia đúng giờ và không làm gì để thiết lập văn hóa đúng giờ cho các cuộc họp. Đồng thời, có những lý do chính đáng khiến một cá nhân có thể đến muộn cuộc họp Zoom (hoặc gặp trực tiếp). Để tận dụng tối đa những phút không thể tránh khỏi đó khi bạn chờ đợi những người đánh lạc hướng, một ý tưởng là bắt đầu với các bài tập thiết lập giai điệu ngắn gọn. Tôi thường bắt đầu bằng cách yêu cầu mọi người loại bỏ một sự phân tâm. Điều đó có thể có nghĩa là chuyển thứ gì đó ra khỏi bàn làm việc, mở cửa sổ trong phòng hoặc đóng cửa sổ trên máy tính của họ. Một bài tập khác mà tôi thích là yêu cầu mọi người viết ra ý định hoặc mục tiêu của họ cho cuộc họp. Đây không phải là thứ sẽ được chia sẻ công khai, nhưng việc thực hành suy nghĩ về mục tiêu của một người trước khi cuộc họp bắt đầu có thể là cơ sở.

Bạn đang tắt tiếng.

Để chắc chắn, những từ này nhanh chóng báo hiệu rằng người nói cần nhấp vào nút bật âm thanh. Nhưng cụm từ này – thường được nhiều người nói cùng một lúc – đã trở nên nổi tiếng. Nó cũng làm cho người ở cuối nhận xét cảm thấy ngớ ngẩn, như thể (hai năm làm việc từ xa phổ biến) họ vẫn không biết cách xác định vị trí nút có biểu tượng micrô. Một đồng nghiệp của tôi đề nghị người này dịu dàng hơn, khẳng định hơn, “Nếu bạn đang nói, tôi không thể nghe thấy bạn.” Thay vì khiến người nói im lặng cảm thấy ngớ ngẩn, cách sắp xếp lại này cho họ thấy rằng bạn thực sự muốn nghe những gì họ nói.

Chúng tôi đang chế tạo chiếc máy bay trong khi lái nó.

Một người bạn làm việc trong lĩnh vực ứng phó thảm họa nhân đạo (và do đó có ý thức sâu sắc về những gì có thể xảy ra nếu bạn thực sự làm điều này) đã đề nghị tặng chiếc áo khoác thú cưng này. “Nếu đúng như vậy, máy bay của bạn sẽ bị rơi!” anh ấy lưu ý. Nhiều người trong chúng ta đã nghe ẩn dụ này trong nhiều cuộc họp. Nhưng thực sự người nói đang nói gì về sáng kiến ​​được mô tả? Có phải nó đang bay với tốc độ nhanh đến nỗi chúng ta không thể ngờ rằng nó không thể hiểu được hoặc đặt câu hỏi về những sai sót của nó? Có phải lần lượt cụm từ này là một cái cớ để thực hiện một cách lộn xộn? Nếu không, có lẽ chúng tôi có thể cụ thể hơn bằng cách xác định các phần của dự án mà chúng tôi đã tìm ra, những gì chúng tôi vẫn đang làm, những gì chúng tôi chưa biết và cách chúng tôi dự định điều chỉnh dựa trên những gì chúng tôi học hỏi.

Chúng ta hãy thực hiện điều này ngoại tuyến.

Nếu không có đề cập rõ ràng, nhanh chóng về cách thức và thời điểm cuộc trò chuyện “ngoại tuyến” này sẽ diễn ra, đây là một cách biệt ngữ để bác bỏ ý tưởng của ai đó và khiến họ ngừng hoạt động vô thời hạn. Và vì mọi hoạt động theo dõi có ý nghĩa sẽ có thể diễn ra Trực tuyến, nó cũng không còn ý nghĩa nữa. Tại sao không đi với một cái gì đó như thế này: “Đó là một chủ đề quan trọng nằm ngoài phạm vi của cuộc họp này. Tôi sẽ gửi email cho bạn khi chúng ta kết thúc. “

Tôi sẽ trả lại cho bạn 10 phút cuộc sống của bạn.

Tôi sẽ kết thúc bằng cách quay lại dòng này, vì nó vẫn là dòng mà tôi hạnh phúc nhất không bao giờ được nghe lại. Điều này không có nghĩa là tôi phản đối các cuộc họp kết thúc sớm. Nhưng nếu chúng được cấu trúc tốt, hoạt động tốt và ngắn gọn đáng ngạc nhiên, chúng ta nên ăn mừng thành quả của sự hợp tác và mong đợi cuộc họp mặt tiếp theo của chúng ta.

Lần tới khi bạn thấy mình bị cám dỗ để cống hiến cho đồng đội một vài “phút sống lại” quý ​​giá của họ, hãy cân nhắc nói: “Chà. Bởi vì mọi người đều làm việc rất hiệu quả, chúng tôi đã hoàn thành sớm 10 phút. Cảm ơn bạn rất nhiều vì sự hiện diện và tham gia của bạn. Có một ngày tuyệt vời.” Cách diễn đạt lại đơn giản này có khả năng điều chỉnh lại công việc của bạn.