Ngoài việc hiểu rõ giá trị nghĩa là gì trong một tổ chức cụ thể và đảm bảo rằng ba thành phần của đề xuất giá trị CNTT được giải quyết bởi mọi dự án, năm nguyên tắc đã được xác định là trọng tâm để phát triển và cung cấp giá trị trong mọi tổ chức.
Nguyên tắc 1. Có Quy trình quản lý giá trị danh mục đầu tư được xác định rõ ràng.
Mỗi tổ chức nên có một quy trình chung để quản lý giá trị tổng thể được phân phối cho tổ chức từ danh mục đầu tư CNTT của mình. Điều này sẽ bắt đầu như một phương tiện để xác định và ưu tiên các cơ hội CNTT theo giá trị tiềm năng so với nhau. Nó cũng sẽ bao gồm các cơ chế để tối ưu hóa giá trị doanh nghiệp (ví dụ thông qua các dự án chiến lược ,chiến lược và cơ sở hạ tầng) theo một nhóm nhỏ về cách tổ chức muốn phân bổ nguồn lực của mình.
Một quy trình quản lý giá trị danh mục đầu tư nên tiếp tục theo dõi các dự án khi chúng đang được phát triển. Cần đảm bảo không chỉ các dự án đạt được lịch trình và các cột ngân sách mà còn các yếu tố khác về hiệu quả chuyển đổi đang được giải quyết (ví dụ thiết kế lại quy trình kinh doanh ,đào tạo quản lý thay đổi , quản lý thông tin và khả năng sử dụng). Rào cản chính để đạt được giá trị có thể là một tổ chức không sẵn sàng xem xét lại các quyết định đưa ra về danh mục đầu tư của mình . Tuy nhiên điều này là cực kỳ quan trọng đối với các sáng kiến chiến lược và cơ sở hạ tầng nói riêng. Các công ty có thể phải phê duyệt đầu tư vào các loại dự án này dựa trên thông tin không hoàn hảo trong một môi trường không chắc chắn. Khi họ phát triển thông tin được cải thiện có thể dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn về đầu tư. Trong một số trường hợp điều này có thể dẫn đến quyết định giết chết một dự án; ở những người khác để tăng tốc hoặc định hình lại nó như một đề xuất giá trị trở nên rõ ràng hơn.
Cuối cùng một quy trình quản lý giá trị danh mục đầu tư nên bao gồm một phương tiện liên tục để đảm bảo giá trị đó được nhận ra từ một khoản đầu tư. Quản lý phải theo dõi kết quả mong đợi vào những thời điểm thích hợp sau khi thực hiện và giữ ai đó trong tổ chức chịu trách nhiệm cung cấp lợi ích .
Nguyên tắc 2. Nhắm đến giá trị
Nhiều giá trị có thể được giảm bớt bằng cách làm tiêu tan các khoản đầu tư CNTT vào quá nhiều dự án . Tập trung vào một vài lĩnh vực chính và thiết kế một tập hợp các dự án bổ sung sẽ thực sự tạo ra sự khác biệt là một cách các công ty đang cố gắng giải quyết mối quan tâm này. Nhiều công ty đang thực hiện các sáng kiến công nghệ lớn hơn và sẽ có tác động chuyển đổi và / hoặc chiến lược đáng kể đến tổ chức. Tuy nhiên không giống như những nỗ lực trước đây thường mất nhiều năm để hoàn thành và cuối cùng có giá trị đáng ngờ những sáng kiến này đang hướng đến việc mang lại giá trị lớn thông qua một loạt các dự án nhỏ tập trung liên kết với nhau sẽ dẫn đến cả tác động ngắn hạn ngay lập tức và giá trị chiến lược lâu dài. Ví dụ một công ty có khoảng ba trăm đến bốn trăm dự án đang được tiến hành liên kết với một trong hàng tá sáng kiến lớn.
Nguyên tắc 3: Áp dụng định hướng toàn diện cho giá trị công nghệ
Bởi vì giá trị đến từ sự tương tác hiệu quả của con người, thông tin và công nghệ điều quan trọng là các tổ chức có mục tiêu tối ưu hóa khả năng quản lý và sử dụng chúng cùng nhau . Việc áp dụng một cách tiếp cận có hệ thống đối với giá trị trong đó , công nghệ không được xem trong sự cô lập và các tương tác và tác động được dự đoán và lên kế hoạch đã được chứng minh là góp phần tạo ra giá trị kinh doanh. Các nhà quản lý nên đặt mục tiêu kết hợp công nghệ như một phần không thể thiếu trong một chương trình thay đổi kinh doanh tổng thể thay vì đối phó với mọi người và quản lý thông tin như suy nghĩ của công nghệ. Một công ty đã thực hiện điều này bằng cách thực hiện một mục tiêu kinh doanh duy nhất (ví dụ tăng tỷ lệ thâm nhập thị trường lên 15% sau năm năm) và thiết kế một chương trình xung quanh nó bao gồm một số dự án công nghệ đi kèm.
Nguyên tắc 4. Nhằm mục đích sở hữu chung các sáng kiến công nghệ
Nguyên tắc này bao gồm rất nhiều lãnh vực. Nó bao gồm sự cần thiết phải tài trợ điều hành mạnh mẽ cho tất cả các dự án CNTT. Nếu không có nhà tài trợ điều hành cho một dự án chúng tôi chỉ đơn giản là giành chiến thắng trong khi bắt đầu. Nó cũng nhấn mạnh rằng tất cả những người tham gia vào một dự án phải cảm thấy họ chịu trách nhiệm về kết quả. Một người quản lý cho biết những ngày này rất khó để cô lập tác động của công nghệ do đó phải có tâm lý ‘chúng tôi’. Quan điểm này được củng cố bởi nghiên cứu cho thấy chất lượng của mối quan hệ kinh doanh CNTT là trung tâm việc cung cấp giá trị CNTT. Sự tin tưởng lẫn nhau hỗ trợ kinh doanh hữu hình cho CNTT và nhân viên của mình và nhân viên CNTT tự coi mình là một phần của nhóm giải quyết vấn đề kinh doanh đều tạo ra sự khác biệt đáng kể trong việc cung cấp bao nhiêu công nghệ giá trị.
Nguyên tắc 5. Thử nghiệm thường xuyên hơn
Sự phức tạp ngày càng tăng của công nghệ , phạm vi các tùy chọn có sẵn và sự không chắc chắn của môi trường kinh doanh từng làm cho việc xác định đầu tư công nghệ có thể được thực hiện một cách hiệu quả nhất ở đâu và như thế nào. Các nhà điều hành đương nhiên phản đối các rủi ro liên quan đến việc đầu tư mạnh vào các tình huống kinh doanh có thể xảy ra hoặc các trò chơi kỹ thuật có thể hoặc không thể nhận ra giá trị. Do đó nhiều công ty đang tìm cách củng cố sự hiểu biết của họ về đề xuất giá trị cho một cơ hội cụ thể mà không phải chịu quá nhiều rủi ro. Thực hiện các nghiên cứu thí điểm là một cách để làm điều này . Những thí nghiệm như vậy có thể chứng minh giá trị của một ý tưởng khám phá những cơ hội mới và xác định thêm về những gì sẽ cần thiết để làm cho một ý tưởng thành công. Họ cung cấp cho các nhà quản lý cấp cao nhiều lựa chọn hơn trong việc quản lý một dự án và danh mục đầu tư công nghệ tổng thể. Chúng cũng cho phép đánh giá lại giá trị tiềm năng và các khoản đầu tư vào một dự án cụ thể được đánh giá lại và cân bằng lại trước các cơ hội khác thường xuyên hơn. Nói tóm lại thử nghiệm cho phép các khoản đầu tư công nghệ được thực hiện theo từng khối và khiến cho các quyết định tại các cột mốc quan trọng trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Kết Luận
Trong nỗ lực sử dụng công nghệ để mang lại giá trị kinh doanh, các nhà quản lý CNTT nên ghi nhớ rõ ràng : “Giá trị tối đa trong mắt của người hành nghề”. Vì không có khái niệm thống nhất về giá trị doanh nghiệp , điều quan trọng là phải đảm bảo rằng cả các nhà quản lý doanh nghiệp và CNTT đang làm việc theo một mục tiêu chung. Đây có thể là giảm chi phí truyền thống ,hiệu quả của quy trình , khả năng kinh doanh mới giao tiếp được cải thiện hoặc một loạt các mục tiêu khác. Mặc dù mỗi tổ chức hoặc đơn vị kinh doanh tiếp cận giá trị khác nhau ngày càng mục tiêu này bao gồm nhiều hơn là việc cung cấp công nghệ đơn giản cho một đơn vị kinh doanh. Ngày nay công nghệ đang được sử dụng như một chất xúc tác để thúc đẩy nhiều loại chuyển đổi và chiến lược tổ chức khác nhau. Do đó giá trị CNTT không còn có thể được xem tách biệt với các bộ phận khác của doanh nghiệp cụ thể là con người và thông tin. Do đó không còn đủ để tập trung đơn giản vào việc phát triển và phân phối các dự án CNTT để mang lại giá trị.
