Khi bạn được sếp giao một dự án CNTT mới. Ở vai trò là nhà quản lý dự án – Project Manager bạn sẽ làm việc gì đầu tiên?
Theo quan sát của cá nhân tôi trong một số cộng đồng CNTT lớn ở Việt Nam thì việc đầu tiên là lên kế hoạch quản lý dự án. Dường như các nhà quản lý dự án ý thức rất rõ việc lên kế hoạch quản lý dự án là công việc rất quan trọng để đưa dự án đi đến thành công.
Nhưng, đâu là thông tin dữ liệu đầu vào cho việc lên kế hoạch quản lý dự án CNTT? Điều bạn cần quan tâm là dự án của bạn đã có tồn tại Business Case (hay tạm dịch là giải pháp đề xuất) chưa? Thông thường ở các doanh nghiệp FDI, các dự án tương đối lớn một tí có vai trò Business Analyst (có thể họ là trưởng bộ phận nghiệp vụ, IT Manager, hoặc chức danh Business Analyst) đảm nhận phân tích và đưa ra các giải pháp đề xuất để đảm bảo giải quyết các mục tiêu và mang lại giá trị cho doanh nghiệp và tạo ra sự thay đổi.
Bên cạnh đó có một câu hỏi quan trọng không kém cần đặt ra là “Dự án được hình thành để giải quyết mục tiêu gì cho tổ chức?”. Các mục tiêu đó xoay quanh các thông tin:
• Scope: Khối lượng công việc cần hoàn thành
• Schedule: Khung thời gian cho phép
• Budget: Kinh phí trong giới hạn
• Quality: Chất lượng cần đảm bảo, hay nói làm ra sản phẩm đáp ứng được nhu cầu sử dụng
Bạn thấy đó, việc xác định những yêu cầu đầu vào của quá trình lên kế hoạch quản lý dự án CNTT rất quan trọng. Nó giúp bạn biết cần viết kế hoạch như thế nào để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu.
Để quá trình lên kế hoạch quản lý dự án CNTT một cách hiệu quả. Ở vai trò Project Manager, bạn cần trả lời các câu hỏi tiền đề để tạo trước khi phát triển Project Charter như:
• Ai là Project Sponsor?
• Ai là Project Manager? Project Manager có những quyền hạn gì trong dự án này?
• Các vai trò cần có trong dự án là gì?
• Ai là người phù hợp tham gia đội dự án?
• Phạm vi của dự án này như thế nào?
• Chi phí rót cho dự án này là bao nhiêu? Nguồn tiền lấy từ đâu?
• Bao lâu thì dự án cần hoàn thành?
• Những nguồn lực, công nghệ nào bắt buộc phải có?
• Cách tiếp cận, công cụ nào cần sử dụng để phát triển hệ thống thông tin?
• Những hoạt động công việc nào cần hoàn thành theo các mốc thời gian?
• Quá trình cung cấp nguồn lực, kinh phí sẽ được giải ngân như thế nào?
• Đâu là đối tác chính tham gia dự án? Có đối tác nào cần dự phòng?
• Những rủi ro lớn nào dự án có thể gây ảnh hưởng mục tiêu dự án?
• Thông tin dự án nên lưu ở đâu?
• Dự án có thể kế thừa được know-how từ tổ chức?
• …
Câu trả lời của bạn phụ thuộc vào từng bối cảnh cụ thể của dự án và kinh nghiệm chinh chiến của Project Manager. Nhưng chính câu trả lời sẽ giúp bạn hình thành được Project Charter và tiến hành phê duyệt một kế hoạch sơ khởi để xin tổ chức cung cấp một số thành viên chủ chốt cùng tham gia phát triển các kế hoạch chi tiết. Bạn có thể Google thêm với từ khoá “Các bước cần có để phát triển một Project Plan” và bạn có thể hoàn thành Plan của bạn.
Bản kế hoạch dự án là cơ sở để Project Manager hình thành hệ thống quản lý dự án, là cơ sở để bạn làm việc với nhà đầu tư, và hành xử với các bên liên quan. Bản kế hoạch rõ ràng, chi tiết, và mang tính thực tiễn cao sẽ giúp Project Manager hoàn thành các mục tiêu của dự án.
Tôi thì hay thách thức các IT Manager rằng “Khi ra trận, điều gì xảy ra khi người tướng không có chiến lược/chiến thuật bày binh bố trận?”. Có thể một kết quả không tốt đang chờ đợi người tướng ấy. Triển khai dự án CNTT cũng vậy, lên kế hoạch quản lý dự án là cách bạn bày binh bố trận cho trận đánh của mình, mà bạn là người tướng trong trận đánh ấy.
Thegioibantin.com | Vina Aspire News
Nguồn: Cao Trần
