Cách xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền chặt – Từ xa

Mặc dù nhiều nhà quản lý đã thích nghi với các cuộc họp ảo để thay thế các cuộc họp mặt đối mặt do hậu quả của đại dịch Covid-19, việc phát triển các mối quan hệ kinh doanh mới trực tuyến đặt ra một loạt thách thức cụ thể. Bởi vì các mối quan hệ thành công được xây dựng dựa trên sự tin tưởng, điều quan trọng là phải nỗ lực để khắc phục những thiếu sót của các tương tác ảo.

Như được mô tả trong cuốn sách của chúng tôi, Tìm kiếm niềm tin trong nền kinh tế toàn cầu, ngay trước đại dịch, chúng tôi đã phỏng vấn 82 nhà quản lý từ bốn khu vực trên thế giới về cách họ quyết định tin tưởng các đối tác kinh doanh mới. Câu trả lời của họ thay đổi theo khu vực và văn hóa. Ví dụ: chúng tôi nhận thấy rằng các nhà quản lý ở cả Châu Mỹ Latinh và Trung Đông / Nam Á đều muốn dành thời gian tìm hiểu trực tiếp các đối tác kinh doanh mới tiềm năng để thiết lập lòng tin. Ở Mỹ Latinh, các nhà quản lý sử dụng thời gian đó để đánh giá các giá trị được chia sẻ của các đối tác kinh doanh tiềm năng, trong khi ở Trung Đông / Nam Á, các nhà quản lý tập trung vào việc đánh giá sự tôn trọng các giá trị khác nhau.

Sau đó vào tháng 11 và tháng 12 năm 2020, chúng tôi đã phỏng vấn lại 21 người trong số các nhà quản lý đó và hỏi họ rằng đại dịch đã ảnh hưởng như thế nào đến khả năng phát triển các mối quan hệ kinh doanh mới của họ. Chúng tôi nhận thấy rằng sự khác biệt về văn hóa của họ vẫn còn hoạt động. Ví dụ, lòng tin không thay đổi trong đại dịch. Tỷ lệ này vẫn còn thấp ở Mỹ Latinh và Trung Đông / Nam Á so với Đông Á và phương Tây. Tuy nhiên, kinh nghiệm chung của các nhà quản lý về việc hầu như phải gặp gỡ đã tạo ra một sự đồng thuận: Hầu như không thể xây dựng loại mối quan hệ tin cậy để duy trì doanh nghiệp của họ thông qua đại dịch khi chỉ có thể gặp gỡ ảo. Họ giải thích rằng các cuộc họp ảo là giao dịch nhưng quyết định tin tưởng các đối tác kinh doanh mới đòi hỏi phải xây dựng mối quan hệ sâu sắc hơn.

Ở đây, chúng ta thảo luận về những thách thức cụ thể mà các nhà quản lý đã phải đối mặt trong việc xây dựng các mối quan hệ kinh doanh trên thực tế. Sau đó, chúng tôi đưa ra bốn lời khuyên từ chuyên gia về cách vượt qua những thách thức đó.

Các thách thức

Các cuộc phỏng vấn trước đại dịch của chúng tôi đã xác định bốn tiêu chí mà các nhà quản lý sử dụng để đưa ra quyết định tin cậy: sự cởi mở, năng lực, sự tôn trọng và mối quan hệ (tức là các giá trị tương tự). Các cuộc phỏng vấn của chúng tôi trong thời gian xảy ra đại dịch đã nhấn mạnh việc tìm kiếm thông tin khó khăn như thế nào để đánh giá các đối tác tiềm năng dựa trên các tiêu chí này khi tương tác xã hội chỉ giới hạn trong tương tác trực tuyến theo kịch bản, có giới hạn thời gian.

Ví dụ, một nhà quản lý đến từ Nhật Bản giải thích: * “Việc đánh giá mức độ năng lực trước đây khá khó khăn đối với chúng tôi [meeting with them]. ” Một nhà quản lý khác từ Hồng Kông nói thêm, “Tôi nghĩ rất khó thuyết phục mọi người ký một thỏa thuận hàng tỷ đô la, giả sử ở Campuchia, chứ không phải thực sự đã nhìn thấy đất hoặc nhìn thấy dự án.”

Những người tham gia cũng than thở rằng tương tác trực tuyến hạn chế khả năng của họ để nhìn và nghe cách các đối tác kinh doanh tiềm năng tương tác với nhau. Một nhà quản lý đến từ Thái Lan giải thích rằng việc hiểu rõ quy trình ra quyết định trong công ty của đối tác tiềm năng khi gặp gỡ hầu như rất khó khăn. Công ty của cô ấy cuối cùng đã không đưa ra bất kỳ quyết định cuối cùng nào cho đến khi đại dịch bùng phát và họ có thể gặp mặt trực tiếp. Cô ấy nói với chúng tôi, “Sau khi chúng tôi thực hiện ‘nhìn và xem’, chúng tôi biết rằng tất cả các quyết định của họ đều do một người đàn ông đưa ra. Chà, kết cục là chúng tôi đã không làm việc cùng nhau. ”

Lời khuyên từ Chuyên gia Xây dựng Niềm tin

Hai năm sau đại dịch, mọi người đã học được rất nhiều về những gì họ có thể làm và không thể làm trên mạng. Các nhà quản lý mà chúng tôi phỏng vấn đã tích lũy được kinh nghiệm và trí tuệ đáng kể vì nó liên quan đến việc xây dựng lòng tin với các đối tác kinh doanh mới. Dưới đây là bốn bài học rút ra từ kinh nghiệm của họ.

1. Đừng bỏ qua những việc cá nhân.

Mặc dù dành thời gian trong môi trường ảo để tìm hiểu người khác là ít hơn lý tưởng, nhưng điều quan trọng vẫn là xây dựng lòng tin trong bối cảnh xây dựng các mối quan hệ mới. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải có chủ đích dành thời gian cho các cuộc trò chuyện cá nhân hơn:

Bởi vì trong không gian ảo, bạn có ít cơ hội để làm quen với đối phương. Thời gian rất có hạn. Bạn không bắt đầu trò chuyện về gia đình của bạn hoặc bạn đã lớn lên như thế nào. Tôi nhận thấy rằng việc nói về những điều cá nhân trong môi trường ảo khó hơn nhiều so với việc đi ăn trưa với một người có rào cản đi lên hoặc đi xuống sau khoảng 30 phút, một giờ ở bên nhau. – quản lý từ Bolivia

Đó là những thứ mà bạn không học được bởi vì mọi thứ đều nằm trong chương trình nghị sự. Nếu bạn thực hiện một cuộc họp trực tuyến, bạn không dành đủ thời gian để thảo luận ngoại tuyến, điều này sẽ cho bạn manh mối. – quản lý từ Đức

Tất cả chúng tôi đều đang nghe và xem video và tất cả những điều đó nhưng vẫn có ưu tiên là mặt đối mặt. [In in-person meetings] bạn đã có tất cả các cuộc trò chuyện bên kia sẽ diễn ra sau các cuộc họp và nội dung. [Those side conversations] hiện đang diễn ra trên WhatsApp hoặc iMessage và trên các cuộc gọi điện thoại. Nhưng nó chỉ là [quick] bắt lên taxi hoặc thứ gì đó tương tự. Đó là những khoảnh khắc trực tiếp mà bạn tạo niềm tin với đối tác. – quản lý từ Singapore

2. Sử dụng mạng của bạn.

Những người mà bạn tin tưởng trong các mạng hiện có của mình có thể giới thiệu bạn với họ hoặc giúp bạn đánh giá các đối tác tiềm năng. Họ có thể hoạt động như một nhà môi giới cho bạn. Nói rõ bạn có thể có những mối quan tâm chung nào với đối tác tiềm năng và bạn có thắc mắc gì về họ. Đây là những gì một số người tham gia đã nói về mạng lưới:

Không có công thức cho điều này. Bạn chỉ cần tìm kiếm những người trong mạng lưới của bạn, những người có thể hữu ích nhất cho bạn và những người sẵn sàng giúp đỡ bạn. Và tôi đã xác định được ba hoặc bốn người trong số đó. Tôi sẽ đến gần họ và nói, “Tôi cần gặp một người nhất định. Bạn có thể giúp thực hiện phần giới thiệu đó cho tôi được không? ” – quản lý từ Mỹ

Một khách hàng người Đức hiện tại đã giới thiệu chúng tôi với công ty con ở Áo. Và chúng tôi đã có một mùa giải tốt với người Áo. Nhưng sau đó, có một cuộc tái cơ cấu công ty và tôi nghĩ rằng chúng tôi có thể mất tất cả hoạt động kinh doanh của công ty này. Thay vào đó, ban lãnh đạo mới ở cấp cao nhất, người mà chúng tôi chưa từng làm việc trước đây, đã liên hệ với nhau để nói rằng họ muốn tiếp tục làm việc với chúng tôi vào năm tới. – quản lý từ Ý

Tầm quan trọng của các tài liệu tham khảo [skyrocketed], bởi vì không dễ để tạo kết nối với một người mà bạn không biết. Ngày càng có nhiều người yêu cầu tham khảo. Bởi vì hiện tại, chúng ta không thể liên hệ ẩn danh với mọi người. Bạn có email và mọi thứ, nhưng điều đó là chưa đủ. – quản lý từ Thổ Nhĩ Kỳ

Một nhà quản lý người Nhật giải thích rằng anh ta đã xác định được tiềm năng kinh doanh mới ở Đài Loan, nhưng với đại dịch, anh ta không thể đến thăm địa điểm. Thay vào đó, anh chuyển sang một công ty Nhật Bản khác mà anh tin tưởng và biết rằng có những người ở Đài Loan có thể đến thăm địa điểm và gặp gỡ mọi người. Anh ấy nói với chúng tôi, “Bây giờ, chúng tôi thường hỏi công ty bên thứ ba đáng tin cậy.”

3. Cân nhắc thử việc với một đối tác mới.

Nếu ai đó đang liên hệ với bạn về công việc kinh doanh mới, hãy bắt đầu với một khoản đầu tư nhỏ hơn mức bạn sẽ thực hiện nếu bạn có thể gặp trực tiếp họ. Tương tự, nếu bạn đang liên hệ về công việc kinh doanh mới, hãy hiểu rằng sở thích của đối tác tiềm năng đối với các giao dịch nhỏ hơn ban đầu có thể dẫn đến các giao dịch lớn hơn cuối cùng. Một người quản lý từ Ả Rập Xê Út nói với chúng tôi:

Có giao dịch này mà chúng tôi đã đóng vào tuần trước. Đây là lần đầu tiên chúng tôi giao dịch với đối tác này, nhưng chúng tôi thực sự thích cơ hội và chúng tôi thích thị trường và sự thẩm định của chúng tôi rất tích cực trên toàn diện. Chúng tôi sẵn sàng triển khai các quỹ lớn hơn vào cơ hội đầu tư cụ thể này. Tuy nhiên, do không thể gặp mặt trực tiếp và tận mắt chứng kiến ​​công ty nên chúng tôi quyết định chuyển sang giai đoạn đầu tư. Chúng tôi cho biết chúng tôi muốn đầu tư một số tiền nhất định ngay bây giờ và có tùy chọn đầu tư thêm số tiền trong tương lai, sau khi cuộc gặp mặt trực tiếp diễn ra.

4. Chia sẻ kiến ​​thức chuyên môn với các đối tác đáng tin cậy.

Bạn có thể giúp họ sắp xếp hợp lý các quy trình của mình – tạo ra khoản tiết kiệm – hoặc cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng – phát triển công việc kinh doanh mới cho họ và cho bạn.

Một người quản lý từ Nicaragua giải thích:

Chúng tôi đang xây dựng một số công cụ trực tuyến để giúp họ bán sản phẩm của mình. Nó giúp bán sản phẩm của chúng tôi, nhưng cũng giúp họ bán tất cả các sản phẩm mà họ mang theo. Điều đó đã giúp chúng tôi mở rộng kinh doanh với họ vì họ thấy rằng chúng tôi sẵn sàng giúp đỡ họ. Đó không chỉ là một công việc kinh doanh; nó giống như cố gắng giúp nhau tồn tại trong môi trường mới này.

Một nhà quản lý khác đến từ Phần Lan nói với chúng tôi rằng thiết bị của công ty anh ấy có khả năng truyền thông tin kỹ thuật số về hiệu suất. Những khách hàng không chọn dịch vụ này trong hợp đồng ban đầu của họ đã hỏi làm cách nào để bật dịch vụ này và tận dụng tối đa trong thời gian đại dịch. Kết quả là công ty của anh ấy có công việc kinh doanh mới và các cách tiếp thị dịch vụ mới mà công ty của anh ấy có thể cung cấp.

Tương lai của Tìm kiếm Niềm tin

Những người tham gia nhất trí rằng học cách làm việc trực tuyến trong thời kỳ đại dịch sẽ mang lại sự thay đổi lâu dài nhưng không có nghĩa là hoàn toàn từ bỏ cuộc gặp trực tiếp khi quyết định tin tưởng một đối tác tiềm năng mới. Như một nhà quản lý từ Ý đã nói:

Chúng tôi có thể sẽ [do more] trực tuyến sau Covid-19, nhưng tôi không nghĩ nó sẽ chỉ là một thứ trực tuyến, bởi vì chúng ta là con người. Mọi người đều muốn quay lại những gì chúng ta đã từng làm, nhưng vẫn có một số cuộc họp mà cả hai bên đều hiểu rằng chúng ta có thể tổ chức trực tuyến.

Và như một nhà quản lý từ Hoa Kỳ đã nói với chúng tôi:

Tôi nghĩ rằng nó sẽ quay ngược lại một số con đường như trước đây với các cuộc gặp mặt trực tiếp, nhưng tôi không nghĩ rằng nó sẽ đến đó một lần nữa. Đại dịch sẽ còn kéo dài quá lâu. Và bạn sẽ phát triển những thói quen mới, chiến lược mới và các công cụ giao tiếp mới mà bạn sẽ quen và đủ thoải mái. Và trong nhiều trường hợp, bạn sẽ thấy rằng nó đủ tốt. Đối với tôi, điều đó không quan trọng bằng việc gặp trực tiếp trong một số trường hợp mà tôi đã từng gặp phải trong quá khứ. Nó không tốt bằng trực tiếp, nhưng nó cho tôi cơ hội để sử dụng thời gian của mình tốt hơn và không phải thực hiện từng chuyến đi mà tôi đã thực hiện trong quá khứ.

. . .

Khi đại dịch tiếp tục cản trở sự phát triển kinh doanh trực tiếp, các nhà quản lý đã trở nên cam chịu hơn với tương tác trực tuyến, và thậm chí còn thấy một số lợi ích của nó. Tuy nhiên, những gì đối phó với Covid-19 đã dạy chúng ta rằng khi nói đến xây dựng mối quan hệ cho các mối quan hệ kinh doanh mới, điều quan trọng là phải sử dụng các mối quan hệ kinh doanh một cách có chủ đích. Không muốn bỏ qua việc dành thời gian trò chuyện cá nhân khi trực tuyến, sử dụng mạng của bạn để liên hệ và hỏi ý kiến ​​các đối tác tiềm năng, cân nhắc dùng thử giới hạn trước khi chấp nhận rủi ro lớn hoặc từ chối hoàn toàn một thỏa thuận và tìm cách sáng tạo để trợ giúp các đối tác tin cậy hợp lý hóa và phát triển doanh nghiệp của họ.

* Lưu ý của biên tập viên: Trích dẫn từ những người tham gia đã được chỉnh sửa nhẹ để rõ ràng.