Làm thế nào để trở thành một nhà quản lý hỗ trợ khi thời gian khó khăn

Khi các sự kiện đáng lo ngại trên thế giới tiếp tục diễn ra, có thể hiểu được tâm trí của nhóm của bạn đang ở nơi khác. Là một người quản lý, bạn có thể làm gì để hỗ trợ nhóm của mình ngay bây giờ? Làm thế nào để bạn cân bằng nhu cầu về lòng trắc ẩn với nhu cầu vẫn hoàn thành công việc? Tác giả đưa ra các khuyến nghị về cách quản lý vượt qua những thời điểm không chắc chắn. Để bắt đầu, hãy dành một chút thời gian để hiểu cảm xúc của chính bạn. Bạn sẽ có thể hỗ trợ nhóm của mình và khả năng phục hồi mô hình tốt hơn nếu bạn thừa nhận và quản lý bất kỳ căng thẳng và lo lắng nào mà bạn cảm thấy. Điều quan trọng nữa là đừng làm chai sạn cảm xúc của bạn hoặc mong đợi nhân viên cũng làm như vậy. Khuyến khích lòng từ bi của bản thân, hỏi mọi người xem họ cần gì và làm mẫu cho việc tự chăm sóc bản thân.

Không bao giờ dễ dàng để quản lý con người trong những thời điểm khó khăn. Nhưng khi tin tức đáng lo ngại và bạn biết rằng tâm trí của nhóm của bạn đang ở nơi khác có thể hiểu được, có thể đặc biệt khó biết cách hỗ trợ tốt nhất cho nhân viên của bạn. Làm thế nào để bạn cân bằng giữa mong muốn được từ bi với nhu cầu tiếp tục hoàn thành công việc? Bạn nói gì – hay không nói? Và bạn nên làm gì nếu bạn cũng đang cảm thấy choáng ngợp bởi tất cả?

Các chuyên gia nói gì

Hầu hết chúng ta đều cảm thấy choáng ngợp, khó chịu và lo lắng khi đối mặt với sự không chắc chắn. Rich Fernandez, Giám đốc điều hành của Viện lãnh đạo SIY, giải thích: “Chúng ta có một cơ chế thần kinh cơ bản hướng chúng ta đến sự căng thẳng trong những thời điểm căng thẳng. Và điều này có thể bắt đầu một chu kỳ không lành mạnh: “Một triệu chứng của mất tập trung là mất tập trung hơn. Sau đó, chúng tôi cảm thấy lo lắng hơn, ”Susan David, người sáng lập Viện Huấn luyện tại Bệnh viện McLean và là tác giả của Sự nhanh nhẹn về cảm xúc. Trong một đội, những cảm giác này có thể lây lan. Cô giải thích: “Chúng tôi tiếp thu một cách tinh tế những cảm xúc và bắt đầu cảm nhận hoặc bắt chước chúng. Fernandez tin tưởng vào “quản lý nhân ái”, nơi bạn “tìm cách hiểu cách bạn có thể phục vụ và mang lại lợi ích cho nhân viên trong khi cân bằng nhu cầu giữ họ làm việc.” Dưới đây là những cách thực tế để thực hiện cả hai điều đó trong khi cung cấp hỗ trợ.

Dành thời gian để xử lý cảm xúc của chính bạn

Bạn sẽ có thể hỗ trợ nhóm của mình và khả năng phục hồi mô hình tốt hơn nếu bạn thừa nhận và quản lý bất kỳ căng thẳng và lo lắng nào mà bạn cảm thấy. Bắt đầu bằng cách dành thời gian để hiểu những gì bạn đang cảm thấy. “Bạn muốn gắn nhãn cảm xúc của mình. Hãy tạo khoảng cách giữa bạn và họ để bạn có thể đưa ra quyết định tỉnh táo về cách hành động theo cách phù hợp với giá trị của bạn, ”David nói. Ngay cả khi các sự kiện trên thế giới dường như đang diễn ra ngoài tầm kiểm soát, “bạn vẫn có thể chọn người mà bạn muốn trở thành,” David giải thích. Hãy tự hỏi bản thân: Điều gì quan trọng nhất đối với tôi? “Ví dụ: nếu một trong những giá trị cốt lõi của bạn là cộng tác, hãy hỏi, ‘Làm cách nào để tôi có thể giúp mọi người cảm thấy như họ là một phần của nhóm?’

Thừa nhận những gì đang xảy ra

Việc kìm nén cảm xúc hoặc mong đợi nhân viên cũng làm như vậy có thể phản tác dụng. Fernandez nói: “Những cảm giác lo lắng và đau khổ này rất thực tế và“ không thể bị phớt lờ, phủ nhận hoặc kìm nén ”. Giả vờ rằng mọi thứ đều ổn, hoặc chỉ cố gắng tiếp tục công việc như thể không có chuyện gì xảy ra, có thể khiến mọi người thất vọng hoặc cảm thấy bực bội. Thay vào đó, hãy trực tiếp giải quyết vấn đề, thừa nhận rằng mọi người có thể đang có xu hướng và mọi thứ không chắc chắn. Đồng thời, bạn nên tránh việc nghiền ngẫm, nơi bạn bị mắc kẹt trong vòng xoáy tiêu cực. Thừa nhận cảm giác của mọi người, nhưng sau đó “chuyển sang nói về cách bạn muốn hoạt động như một nhóm,” David nói. Bạn có thể làm điều này bằng cách hỏi, “Chúng ta muốn đối xử với nhau như thế nào trong những khoảng thời gian này?” Ví dụ, các thành viên có thể đồng ý rằng họ muốn tiếp tục cung cấp một sản phẩm chất lượng cho khách hàng đồng thời tôn trọng và tử tế với nhau. David nói: “Nó giúp một nhóm có cơ sở khi bạn xác nhận lại và khẳng định lại ý thức chung về mục đích.

Khuyến khích lòng từ bi

Một số thành viên trong nhóm của bạn có thể đang nhìn xung quanh và tự hỏi làm thế nào đồng nghiệp của họ giữ được nó với nhau trong khi họ đang mất ngủ. Khuyến khích họ có chút lòng trắc ẩn và thừa nhận rằng căng thẳng là một phản ứng sinh lý bình thường khi cảm thấy mất kiểm soát hoặc bị đe dọa. David nói: “Hãy giúp nhân viên nhận ra rằng sự thay đổi có thể dẫn đến sự thiếu tự chủ,” điều này có thể khiến bộ não và cơ thể chúng ta rơi vào tình trạng quá tải. Nếu bạn đang cảm thấy căng thẳng, hãy thừa nhận điều đó hoặc nói về những tình huống trước đây mà bạn cảm thấy lo lắng, để họ biết rằng họ không đơn độc.

Hỏi mọi người xem họ cần gì

Nói chuyện trực tiếp với nhân viên và để họ mô tả những gì họ đang trải qua. Fernandez nói. Bạn muốn “thực sự hiểu những gì họ nghĩ và cảm thấy, ngay cả khi bạn không đồng ý hoặc cảm thấy điều tương tự.” Sự đồng cảm này tạo cơ sở cho sự tin tưởng để bạn có thể chuyển sang chế độ giải quyết vấn đề. Và đừng cho rằng mọi người đều cần những thứ giống nhau. Fernandez gợi ý rằng, “Đó là một khoảng thời gian khó khăn đối với nhiều người. Điều gì sẽ hữu ích nhất vào lúc này? Chúng ta hãy cùng nhau suy nghĩ về điều đó, bởi vì tôi muốn giúp đỡ và đảm bảo rằng bạn có thể vượt qua những thách thức hiện tại để bạn có thể làm tốt nhất của mình ”. Có thể họ cần thêm một số hướng dẫn về cách giảm bớt phiền nhiễu hoặc lời khuyên về việc sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho công việc của họ. Bạn cũng có thể giúp mọi người linh hoạt hơn trong việc xác định lịch trình làm việc của họ và “khuyến khích họ cân bằng giữa công việc cần hoàn thành với nhu cầu chăm sóc bản thân quan trọng và cuộc sống bên ngoài công việc của họ,” Fernandez nói.

Mô hình tự chăm sóc

Ngủ, tập thể dục và dinh dưỡng tốt được chứng minh là giúp tăng khả năng phục hồi. Vì vậy, hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn chăm sóc bản thân, David nói. Ví dụ: nếu một nhân viên nói với bạn rằng họ đang lấy điện thoại lên giường để đọc tin tức, bạn có thể chia sẻ rằng bạn đang cố để của mình trong một phòng riêng. Nếu mọi người nói với bạn rằng họ gặp khó khăn khi rời khỏi Twitter trong ngày, hãy mời họ đi dạo trong lần đăng ký tiếp theo (bạn có thể thực hiện điều này bằng cách trò chuyện qua điện thoại khi đang đi dạo trong các khu vực lân cận tương ứng của bạn). Tất nhiên, người quản lý không phải là nơi ra lệnh cho những hành vi này, nhưng bạn có thể chia sẻ những gì phù hợp với mình. Fernandez nói, hít thở có tỉnh táo cũng giúp làm dịu lo lắng và tăng cường sự tập trung. Mặc dù việc nhắc nhở nhân viên hít vào và thở ra có vẻ khó xử nhưng bạn có thể chia sẻ nghiên cứu về lợi ích của nó.

Các nguyên tắc cần nhớ

Làm:

• Bình thường hóa căng thẳng – đó là một phản ứng sinh lý phổ biến đối với sự không chắc chắn
• Giúp nhóm của bạn cảm thấy có cơ sở bằng cách khẳng định lại mục đích chung của bạn
• Khuyến khích mọi người chăm sóc bản thân bằng mọi cách nhỏ giúp xây dựng khả năng phục hồi của họ

Đừng:

• Bỏ qua sự lo lắng và bận tâm của riêng bạn
• Bỏ qua cảm xúc của mọi người
• Giả sử rằng tất cả mọi người trong nhóm của bạn cần các loại hoặc mức độ hỗ trợ giống nhau

Ghi chú của biên tập viên: Bài viết này được chuyển thể từ “Cách giữ cho nhóm của bạn tập trung và năng suất trong những thời điểm không chắc chắn”Được xuất bản lần đầu vào tháng 3 năm 2017.