Việc giới thiệu có thể tạo ra hoặc phá vỡ trải nghiệm của người mới thuê

Mặc dù hầu hết các bài hùng biện xung quanh Sự từ chức lớn đều tập trung vào công nhân Mỹ trong các công việc văn phòng, tình trạng thiếu lao động đang gia tăng trên toàn cầu trong nhiều lĩnh vực và loại vai trò. Châu Mỹ Latinh, Đông Âu và Châu Á cũng đang ở giữa sự hỗn loạn của thị trường lao động, liên quan đến cả lao động được gọi là “có tay nghề” và lao động “không có tay nghề”. Khi thị trường lao động thế giới tiếp tục thay đổi, các công ty giữ được nhân tài quan trọng và đầu tư vào lực lượng lao động của họ sẽ là những công ty đầu tư vào việc giới thiệu nhân viên.

Mục đích của việc giới thiệu phải là thiết lập các nhân viên mới để thành công và giảm thời gian để họ cảm thấy thoải mái trong vai trò mới của mình. Điều này chỉ hoạt động nếu các quy trình giới thiệu được thiết kế có chiến lược với mục tiêu cuối cùng. Nhưng việc tham gia thậm chí còn trở nên khó khăn hơn với sự gia tăng của công việc từ xa và kết hợp. Trong một cuộc khảo sát năm 2020 của Workable, những người trả lời trong bộ phận nhân sự đã báo cáo việc giới thiệu hoặc đào tạo từ xa là thách thức tuyển dụng lớn nhất trong thời kỳ đại dịch và nó tiếp tục thách thức các nhà tuyển dụng.

Ngay cả trước khi có sự thay đổi ảo, hơn một phần ba số công ty thiếu quy trình giới thiệu có cấu trúc, từ xa hoặc bằng cách khác. Hơn nữa, nhiều tổ chức đánh giá thấp thời gian thuê mới để thành thạo vai trò của họ. Chương trình giới thiệu trung bình kéo dài 90 ngày, nhưng theo báo cáo “Tạo hành trình gia nhập đặc biệt cho nhân viên mới” của Gallup, nhân viên mới thường mất 12 tháng để đạt được toàn bộ tiềm năng hiệu suất của họ.

Mối quan hệ bền chặt không được xây dựng trên nền tảng kém. Nếu muốn cải thiện khả năng giữ chân nhân tài, bạn cần cải thiện trải nghiệm giới thiệu của nhân viên. Gallup báo cáo rằng chỉ 12% nhân viên cảm thấy công ty của họ làm tốt công việc thu hút các thành viên mới trong nhóm, còn lại 88% nhân viên có kinh nghiệm gia nhập mờ nhạt. Và trong một cuộc khảo sát năm 2021 từ Principles, 94% chuyên gia nhân sự đã trả lời cho biết những người họ thuê trong thời kỳ đại dịch chỉ tương tác với công ty hầu như không, và trong số những người được hỏi, 31% cho biết nhân viên đang gặp khó khăn trong việc kết nối với đồng nghiệp. Mười phần trăm thậm chí còn không chắc chắn về việc những nhân viên mới đang thích ứng như thế nào.

Xem xét rằng việc giới thiệu kém có thể khiến nhân viên của bạn mất niềm tin vào vai trò mới của họ, mức độ gắn kết kém hơn và tăng nguy cơ nhảy việc khi họ nhìn thấy một vị trí mới, thú vị hơn ở nơi khác, những thống kê này rất đáng lo ngại, đặc biệt là đối với các công ty tuyển dụng từ xa.

Mặt khác, các công ty thực hiện chương trình giới thiệu chính thức có thể thấy tỷ lệ giữ chân nhân viên trong số những người mới tuyển dụng cao hơn 50% và năng suất cao hơn 62% trong cùng một nhóm. Ngoài ra, theo báo cáo về việc gia nhập của Gallup, những nhân viên có trải nghiệm tích cực về việc tham gia gần như gấp ba lần khả năng cảm thấy được chuẩn bị và hỗ trợ trong vai trò của họ, thúc đẩy sự tự tin và cải thiện khả năng thực hiện tốt vai trò của họ.

Chìa khóa để gia nhập thành công

Một chương trình giới thiệu ngắn hạn không phải là điều duy nhất làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên mới của bạn. Những người được tuyển dụng gần đây cũng cần có cơ hội để hình thành mối quan hệ tại nơi làm việc với người quản lý, đồng nghiệp và các bên liên quan chính của họ. Trên thực tế, báo cáo của Gallup cũng tiết lộ rằng các nhân viên có khả năng đồng ý mạnh mẽ rằng họ đã có kinh nghiệm tham gia đặc biệt cao gấp ba lần khi người quản lý của họ có vai trò tích cực trong quá trình này. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý không có đủ năng lực để hỗ trợ hoặc triển khai các chương trình giới thiệu. Hơn nữa, hầu hết các công ty nhỏ hơn (và thậm chí một số công ty lớn hơn) không cung cấp các chương trình cố vấn. Bằng cách không cung cấp cơ hội cố vấn cho những người mới được tuyển dụng, bạn đã cướp đi cơ hội phát triển các mối quan hệ cần thiết của nhân viên để thành công trong môi trường làm việc mới của họ.

Là một người quản lý, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo trải nghiệm của mỗi nhân viên mới tại nơi làm việc là một trải nghiệm tích cực – nhưng biết những bước bạn cần thực hiện để tạo ra một kế hoạch triển khai hiệu quả có thể khiến bạn cảm thấy quá sức. Ba bước sau đây có thể giúp các nhà quản lý tạo ra các quy trình giới thiệu chiến lược nhằm thiết lập các nhân viên mới để thành công và cải thiện khả năng giữ chân nhân viên.

1. Đặt mục tiêu rõ ràng và các biện pháp để thành công.

Trước khi thiết lập giới thiệu mới chương trìnhbạn nên bắt đầu bằng cách xem lại phần giới thiệu của mình bàn thắng. Và khi bạn đang xem xét các mục tiêu, hãy đảm bảo rằng chúng bao gồm bốn chữ C: tuân thủ, làm rõ, văn hóa và kết nối. Dưới đây là một số câu hỏi bạn nên hỏi:

• Bạn đã xác định và giải thích rõ ràng các quy định, chính sách và thủ tục mà nhân viên cần tuân thủ chưa?
• Bạn đã đặt ra rõ ràng kỳ vọng công việc của nhân viên và liên kết chúng với các biện pháp cụ thể, có thời hạn chưa?
• Sau khi hoàn thành chương trình, nhân viên sẽ hiểu đầy đủ về văn hóa công ty của bạn và được hỗ trợ để thiết lập tất cả các mối quan hệ quan trọng đối với sự thành công của họ?
• Các khả năng của tổ chức bạn cần được cải thiện ở đâu để thực hiện chương trình mới này?
• Sau khi hoàn thành chương trình giới thiệu, bạn sẽ liên tục cải thiện và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của những nhân viên mới được tuyển dụng như thế nào?

Khi bạn đã tạo một bộ mục tiêu đề cập đến cả bốn chữ C, đã đến lúc quyết định cách bạn lập kế hoạch đo lường thành công. Các thước đo của bạn phải được liên kết trực tiếp với mục tiêu của bạn và bao gồm các chỉ số định lượng (như tỷ lệ phần trăm nhân viên mới vẫn được tuyển dụng tại công ty của bạn sau một năm) và các chỉ số định tính (như phản hồi từ nhân viên mới về trải nghiệm gia nhập của họ). Để đạt được các mục tiêu và biện pháp này cần có ý kiến ​​đóng góp của các bên liên quan trong toàn tổ chức của bạn, vì vậy hãy đảm bảo bạn dành thời gian gặp gỡ với các nhà lãnh đạo công ty trước khi tiếp tục.

2. Tạo một nhóm tích hợp nhiều phòng ban.

Nếu bạn muốn cải thiện trải nghiệm của nhân viên tại nơi làm việc, bạn cần tạo ra một quy trình giới thiệu vượt ra ngoài lĩnh vực nhân sự và liên quan đến các lĩnh vực khác của công ty, bao gồm các nhóm liên quan, các bên liên quan chính và Giám đốc điều hành.

Người quản lý có thể giới thiệu nhân viên mới cho nhóm của họ càng sớm thì càng tốt. Trước khi giới thiệu, hãy đảm bảo nhóm biết lý do tại sao nhân viên mới được thuê và họ sẽ đóng những vai trò gì trong nhóm hoặc trong toàn tổ chức. Mặc dù tạo điều kiện cho các mối quan hệ bền vững trong nhóm có thể là khoản đầu tư lớn hơn về thời gian ban đầu, nhưng nó có thể giúp thúc đẩy năng suất và hiệu suất của nhân viên.

Điều quan trọng cần nhớ là những người mới thuê cũng sẽ tương tác với các bên liên quan bên ngoài nhóm trực tiếp của họ. Tuy nhiên, không phải lúc nào nhân viên mới cũng rõ họ sẽ làm việc với những người này như thế nào hoặc cách tốt nhất để kết nối với họ. Người quản lý có thể giúp xây dựng các mối quan hệ này bằng cách lập danh sách tên, bao gồm ghi chú về việc họ là ai và họ quan trọng như thế nào đối với công ty. Với tư cách là người quản lý, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo rằng các kết nối đang hoạt động trơn tru, vì vậy hãy lên lịch thời gian để kiểm tra với các bên liên quan và đảm bảo rằng mạng lưới của những người mới thuê đang đến với nhau.

Một lời giới thiệu thường bị bỏ qua (nhưng quan trọng để thực hiện) là giữa người mới thuê của bạn và Giám đốc điều hành của công ty bạn. Nếu bạn có một tổ chức nhỏ hơn, hãy lên lịch uống cà phê riêng hoặc cà phê nhóm giữa (những) người mới thuê và lãnh đạo công ty của bạn. Nếu điều này không thực tế vì quy mô công ty, vị trí hoặc hạn chế về thời gian, hãy thử tổ chức một tòa thị chính hoặc bữa tiệc đặc biệt với những nhân viên mới nhất, nhóm điều hành và giám đốc điều hành của bạn. Việc kết nối những nhân viên mới với Giám đốc điều hành sẽ mang lại cho họ cảm giác hòa nhập vào công ty cũng như củng cố ý tưởng rằng sự phát triển mà họ đại diện cho công ty là quan trọng.

Hơn nữa, việc gặp gỡ Giám đốc điều hành giúp nhân viên có cơ hội tiếp cận trực tiếp với văn hóa công ty và loại trải nghiệm của nhân viên mà họ có thể mong đợi. Một cuộc gặp đầu tiên tuyệt vời với Giám đốc điều hành sẽ ở lại với nhân viên trong một thời gian dài sắp tới, tác động tích cực đến cảm giác thân thuộc và cam kết của họ, do đó, thúc đẩy khả năng duy trì và hiệu suất tốt hơn.

3. Cung cấp hỗ trợ trong suốt hành trình tham gia.

Trong quá trình giới thiệu, các nhà quản lý nên tập trung vào việc cắt giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ hành chính của nhân viên mới và tăng thời gian dành cho huấn luyện hiệu suất và tạo kết nối. Lý tưởng nhất là HR đã trang bị cho bạn một nền tảng công nghệ xử lý các nhiệm vụ chính này. Sử dụng các công cụ này, bạn sẽ có thể triển khai và theo dõi các phương pháp hay nhất về tích hợp trong thời gian thực trong suốt từng giai đoạn của quy trình, như sau:

• Trước khi bắt đầu tuyển dụng mới, bạn có thể yêu cầu họ đăng ký trên cổng thông tin giới thiệu của công ty bạn để họ có thể xem video chào mừng, hoàn thành tài liệu ban đầu và nhận lịch trình hàng ngày cũng như chương trình giới thiệu tùy chỉnh tổng thể. Bạn cũng có thể kiểm tra xem tất cả các bên liên quan có được thông báo về việc tuyển dụng mới đang chờ xử lý hay không.
• Vào ngày đầu tiên, bạn có thể theo dõi liệu người mới thuê có hoàn thành tốt lịch trình trong ngày của họ hay không, bao gồm cả việc liệu họ có được giới thiệu với các bên liên quan chính, được đưa vào máy trạm của họ, nhận các công cụ kinh doanh của họ và hoàn thành chương trình học tập trong ngày của họ hay không. Bạn cũng có thể nhận được phản hồi từ nhân viên về trải nghiệm hàng ngày của họ, cho phép bạn thực hiện hành động sửa chữa.
• Đối với phần còn lại của chương trình giới thiệu, bạn có thể theo dõi xem những người mới thuê đã đọc thông tin quan trọng của công ty hay chưa, kiểm tra tỷ lệ hoàn thành và vượt qua các mô-đun e-learning và đánh giá tác động của trải nghiệm gia nhập đối với việc đạt được các mục tiêu gia nhập chính của một cá nhân và cấp độ nhóm thuần tập.
• Vào cuối chương trình, bạn sẽ có một bảng điều khiển toàn diện mô tả mức độ đạt được trong từng mục tiêu tham gia của mình để bạn có thể biết những gì đang hiệu quả và những gì cần được cải thiện.

Cuối cùng, bạn sẽ muốn đảm bảo nền tảng mới này tích hợp với hệ thống quản lý nguồn nhân lực tổng thể của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi tác động của chương trình giới thiệu của mình đến hiệu suất thực tế của nhân viên mới tuyển dụng trong công việc và mức độ hài lòng của nhân viên mới.

Trong thời kỳ mà các công ty đang gặp khó khăn trong việc giữ chân nhân tài, việc tạo ra một quy trình giới thiệu mạnh mẽ cho những người mới tuyển dụng là điều bắt buộc. Bằng cách thực hiện một chương trình giới thiệu chiến lược, các nhà quản lý có thể xây dựng lòng tin của những nhân viên mới, tăng cường sự tham gia và tạo ra một môi trường giữ chân nhân tài trong nhiều năm tới.