Làm sao để đào tạo hiệu quả ?
Có thể bạn chưa biết
MỤC TIÊU VÀ NỘI DUNG ĐÀO TẠO:
Mục tiêu:
– Hiểu rõ các khái niệm liên quan đến hoạt động đào tạo và phát triển trong tổ chức
– Có khả năng hoạch định, tổ chức thực hiện và đánh giá các hoạt động đào tạo và phát triển.
Nội dung đào tạo:
– Phần 1: Khái quát về đào tạo và phát triển.
– Phần 2: Đào tạo nhân viên.
– Phần 3: Phát triển nhân viên
– Recency: Tính mới xảy ra
– Appropriateness: Sự phù hợp
– Motivation: Động cơ
– Primacy: Sự xuất hiện đầu tiên
– 2 way communication: Giao tiếp 2 chiều
– Feed-back: Phản hồi
– Active learning: Học tích cực
– Multi-sense learning: Học vận dụng nhiều giác quan
– Exercise: Luyện tập
d. Tìm hiểu trước về học viên:
– Trình độ học vấn, vị trí công việc, tuổi tác của học viên,…
– Đã có những hiểu biết, kinh nghiệm gì về chủ đề đào tạo.
– Đã có những kiến thức nền tảng, cơ bản để tham gia chủ đề sẽ được đào tạo.
– Xây dựng chương trình & phương pháp đào tạo cho phù hợp
– Thường áp dụng cho các chương trình do đối tác bên ngoài thực hiện.
4- Nội dung đào tạo: Đáp ứng yêu cầu PRACTICE:
– Practical: Không lí thuyết suông.
– Relevant: Dựa trên chủ đề, mục tiêu học tập
– Applicable: Có khả năng ứng dụng được
– Current: Có tính cập nhật
– Time limit: Thời lượng phù hợp
– Important: Nêu lên những điểm quan trọng
– Challenge: Có những nội dung mới mẻ, thách thức tạo hứng thú.
– Elective: Chọn lọc những nội dung phong phú từ nhiều nguồn khác nhau nhưng phù hợp.
5- Các phương pháp đào tạo:
Phương pháp đào tạo:
– Thuyết giảng
– Hỏi & đáp (Q&A)
– Thảo luận theo nhóm
– Làm mẫu
– Thực hành đóng vai
– Băng video, CD
– Hoạt động
– Kể chuyện
Công cụ hỗ trợ:
– Bảng, flipcharts
– Bảng, flipcharts, giấy, viết
– Phim/Video
– Camera
– Trò chơi, âm nhạc, công cụ….
6- Thời lượng & Thời gian đào tạo:
Thời lượng đào tạo: Căn cứ vào nội dung chương trình mà quyết định thời lượng đào tạo cho phù hợp.
Thời gian đào tạo: Cần chọn lựa thời điểm đào tạo phù hợp để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của tổ chức.
7- Đối tác đào tạo:
ĐÀO TẠO NỘI BỘ:
- Giảng viên chính thức trực thuộc trung tâm đào tạo của doanh nghiệp thực hiên.
- Giảng viên kiêm chức đang làm việc tại các khối/trung tâm/phòng ban/bộ phận của DN cộng tác đào tạo.
- Cần có những tiêu chí xét tuyển GV kiêm chức để đảm bảo chất lượng đào tạo.
ĐÀO TẠO BÊN NGOÀI:
- Giảng viên bên ngoài do các Trung tâm Đào tạo bên ngoài cử đến đào tạo cho CBNV của DN.
- Cần nắm vững quy trình chọn lựa đối tác cộng tác để đảm bảo chất lượng đào tạo.
* Quy trình chọn lựa giảng viên kiêm chức:
– Ứng viên nộp hồ sơ xin làm GV kiêm chức.
– Chon lọc hồ sơ
– Phỏng vấn ứng viên dựa trên các tiêu chí: Khả năng chuyên môn, kinh nghiệm giảng dạy, thái độ, nguyện vọng công tác.
– Trình bày đề tài trước hội đồng.
– Giảng thử
– Đánh giá
– Giảng chính thức
* Quy trình chọn lựa Đối tác đào tạo bên ngoài:
– Liên hệ với đối tác mời tham gia đào tạo: Khoảng 3 đối tác
– Đưa ra các đề xuất đào tạo cho đối tác: Mục tiêu đào tạo mong muốn; kết quả học tập mong muốn; Những điểm cần lưu ý liên quan đến tính chất công việc, năng lực hiện tại… của học viên.
– Đánh giá các đề xuất đào tạo của đối tác: Đề cương chương trình, cách thức TNA, phương pháp đào tạo, giảng viên, chi phí (gặp gỡ & trao đổi phỏng vấn trực tiếp)
– Tiến hành cho đối tác dạy thử: Đánh giá nội dung đào tạo & chất lượng giảng viên.
– Chọn lựa đối tác phù hợp với chương trình đào tạo.
– Tiến hành ký kết hợp đồng với đối tác.
Thành công của việc thực hiện một chương trình đào tạo phụ thuộc vào công tác chuẩn bị. Chiếm 50% của sự thành công hay không.
2- Các công tác chuẩn bị cơ bản:
a. Chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị & phòng học:
– Diện tích phòng học, ánh sáng, âm thanh.
– Tài liệu, hand-out phát cho học viên
– Công cụ hỗ trợ: Flipchart, bảng viết, LCD, màn hình, mẫu vật, văn phòng phẩm,…
– Cách thức bố trí phòng học phù hợp với đề tài & phương pháp giảng dạy.
b. Trang thiết bị cho đào tạo: – Bảng giấy (flipchart), giấy A1, bút viết bảng. – Bảng trắng – Laptop & Máy chiếu (Projector)
c. Bố trí phòng học tùy theo chương trình đào tạo: – Kiểu quán cà phê – Kiểu nhà hát – Kiểu phòng họp – Kiểu hình chữ U – Kiểu lớp học
3- Thực hiện đào tạo:
* Đối với các chương trình đào tạo nội bộ:
– GV chính thức/GV kiêm chức phải “rehearsal-diễn tập” đề tài đào tạo trước khi giảng dạy chính thức cho học viên.
– Chuẩn bị các câu hỏi Q&A cho đề tài trình bày.
* Đối với các chương trình đào tạo do đối tác thực hiện:
– Cần bố trí chuyên viên đào tạo của doanh nghiệp tham dự để đảm bảo chất lượng của chương trình; có những đóng góp & phản hồi kịp thời cho đối tác.
4- Đánh giá tính hiệu quả của đào tạo:MÔ HÌNH ĐÁNH GIÁ TÍNH HIỆU QUẢ CỦA ĐÀO TẠO
MỨC ĐỘ 1: PHẢN ỨNG CỦA HỌC VIÊN
Bảng câu hỏi đánh giá:
* Sử dụng để thu thập thông tin sau khóa học với các tiêu chí:
– Sự phù hợp của nội dung với mục tiêu khóa học.
– Phương pháp đào tạo.
– Thời gian
– Viễn dẫn giảng của GV.
– Cách thức tổ chức khóa học.
– Các nhận xét, đóng góp từ giảng viên, học viên,…
* Phương pháp:
– Nhận xét đánh giá bởi học viên.
– Nhận xét đánh giá của giảng viên.
– Nhận xét đánh giá bởi một giảng viên khác.
MỨC ĐỘ 2: SỰ TIẾP THU CỦA HỌC VIÊN
* Sử dụng bài kiểm tra để xác định học viên tiếp thu các vấn đề được trình bày trong khóa đào tạo như thế nào?
* Bài kiểm tra có thể ở các hình thức sau:
– Trắc nghiệm
– Bài viết
– Thi vấn đáp
– Đề tài trình bày.
MỨC ĐỘ 3: THAY ĐỔI HÀNH VI
* Sau khi khóa học kết thúc từ 1 đến 3 tháng theo dõi sự thay đổi hành vi, tư duy cua học viên được thể hiện thông qua:
– Phát huy các sáng kiến, thay đổi, cải tiến quy trình làm việc.
– Tinh thần đồng đội, hợp tác với đồng nghiệp xung quanh.
– ….
MỨC ĐỘ 4: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Hiệu quả đào tạo thông qua các kết quả đạt được:
* Tài chính:
– Tăng trưởng doanh số.
– Tăng trưởng lợi nhuận.
– Giảm chi phí tạo sản phẩm, dịch vụ,…
* Khách hàng:
– Số lượng đơn hàng từ khách hàng cũ.
– Số lượng khách hàng mới.
– Số lượng đại lí mới.
– Thị phần, thị trường mới, chi nhánh mới,…
– Sự thỏa mãn của khách hàng bên trong & bên ngoài Công ty.
* Quy trình hoạt động:
– Năng suất
– Thời gian sản xuất, cung ứng dịch vụ
– Tỷ lệ công việc hoàn thành đúng tiến độ.
– Tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn
– Tỷ lệ các công việc mắc phải sai lỗi.
– Tần suất xảy ra và chi phí cho tai nạn lao động,…
* Phát triển nhân viên:
– Giảm sự biến động về nhân sự.
– Sự hài lòng về việc phát triển của nhân viên (nâng cao năng lực, kỹ năng, sự thăng tiến).
Từ “học” có nhiều cách hiểu, nhưng thông thường thì “học” được hiểu là sự thay đổi hành vi & thái độ. Trong bài viết này chúng tôi không có ý định phân tích các lí thuyết về cách học của người trưởng thành, mà mục đích của chúng tôi là trình bày một số nguyên tắc khi thiết kế các chương trình đào tạo & thực hiện việc đào tạo mà giảng viên cần nghiêm túc thực hiện. Các nguyên tắc được liệt kê sau đây về cơ bản tương tự như những nguyên tắc được trình bày trong bất cứ khóa “phương pháp đào tạo” nào, điểm khác biệt duy nhất là các nguyên tắc này khác nhau ở tên gọi.
Các nguyên tắc này đề cập đến việc đào tạo & giáo dục, rất phổ biến trong các buổi học trang trọng & huấn luyện trên công việc. Bất cứ hình thức đạo tạo nào cũng nên bao gồm các nguyên tắc trong 9 nguyên tắc sau đây thì càng tốt. Chúng ta có thể dễ dàng nhớ 9 nguyên tắc sau đây bằng cụm từ dễ nhớ sau: RAMP 2 FAME
Recency: Tính mới xảy ra
Appropriateness: Sự phù hợp
Motivation: Động cơ
Primacy: Sự xuất hiện đầu tiên
2-way communication: Giao tiếp 2 chiều
Feedback: Phản hồi
Active learning: Học tập tích cực
Multi-sense learning: Học vận dụng nhiều giác quan
Exercise: Luyện tập
1- Tính mới xảy ra – Recency:
Quy tắc về tính mới xảy ra cho chúng ta biết những gì mới nhất được học là những gì mà học viên nhớ được nhiều nhất. Quy tắc này được áp dụng trong hai lĩnh vực học tập riêng biệt. Thứ nhất, quy tắc này áp dụng vào nội dung cuối buổi học. Và thứ hai, là những gì mới nhất trong tấm trí học viên. Trong trường hợp thứ nhất, điều quan trọng là người GV phải thường xuyên tóm tắt & đảm bảo các thông tin chính yếu được nhấn mạnh một lần nữa vào cuối buổi học. Trong trường hợp thứ hai, GV phải có kế hoạch đưa vào buổi giảng của mình những phần ôn tập thường xuyên.
Các nhân tố caafna xem xét về tính mới xảy ra là:
* Chia buổi học thành nhiều đề tài.
* Mỗi đề tài nên được tiến hành trong khoản thời gian ngắn, nếu có thể không nên kéo dài hơn hai mươi phút.
* Nếu đề tài trình bày kéo dài hơn hai mươi phút, hãy thường xuyên tóm tắt lại. Điều này sẽ chia các buổi học dài thành những phần nhỏ hơn & cuối mỗi phần bạn có thể tóm tắt lại các nội dung quan trọng.
* Vào cuối buổi học, hãy tóm tắt lại toàn bộ những gì đã được trình bày, nêu bật những điểm hoặc những thông tin quan trọng.
* Luôn giúp học viên nhận thức được đầy đủ tính logic và tiến trình của buổi học.
2- Tính phù hợp – Approprianteness:
Các nhân tố cần xem xét về tính phù hợp là:
* Giảng viên cần xác định rõ các nhu cầu cụ thể khiến học viên phải tham gia quá trình đào tạo. Khi nhu cầu dược xác định, giảng viên phải đảm bảo rằng mọi thứ liên quan buổi học phải phù hợp với nhu cầu đó.
* Sử dụng những mô tả, ví dụ, minh họa quen thuộc với học viên.
3- Động cơ – Motivation:
Các nhân tố cần xem xét về động cơ học tập là:
* Tài liệu học tập phải có ý nghĩa & có giá trị đối với học viên, chứ không chỉ đối với riêng GV.
* Không chỉ học viên phải có động cơ học tập mà giảng viên cũng phải có động cơ giảng dạy. Nếu GV không có động cơ giảng dạy, việc học tốt của học viên có thể cũng sẽ không xảy ra.
* Như đã đề cập trong quy tắc phù hợp, giảng viên đôi khi cần phải xác định nhu cầu học tập của học viên. Cách động viên có thể thường xuyên tạo động cơ học tập nơi học viên qua việc cho học viên biết là buổi học có thể đáp ứng các nhu cầu của họ.
* Đi từ cái đã biết đến cái chưa biết. Bắt đầu buổi học với những gì quen thuộc với người học. Dần dần xây dựng & nối kết các điểm lại với nhau để mọi học viên biết họ được mong đợi gì trong tiến trình học tập
.
4- Sự xuất hiện đầu tiên – Primacy:
Các nhân tố cần xem xét về sự xuất hiện đầu tiên là:
* Các đề tài chỉ nên được tiến hành trong khoảng thời gian ngắn, khoảng hai mươi phút là tốt như đã được đề cập trong quy tắc về tính mới xảy ra.
* Phần đầu của buổi học là quan trọng vì đa số học viên sẽ lắng nghe, vì vậy hãy làm cho nó thú vị & trình bày nhiều thông tin trong phần đầu của buổi học.
* Giúp học viên luôn nhận thức được đầy đủ phương hướng & sự tiến triển của việc học của mình.
* Đảm bảo học viên thực hiện đúng trong lần đầu tiên bạn yêu cần họ thực hiện một việc nào đó.
5- Giao tiếp 2 chiều – 2 way communication:
Các nhân tố cần xem xét về giao tiếp 2 chiều:
* Ngôn ngữ cử chỉ của GV cũng bao hàm trong giao tiếp 2 chiều, đảm bảo rằng cử chỉ của GV phải phù hợp với những gì GV đang nói.
* Kế hoạch giảng dạy của buổi học nên được thiết kế để có những sự hợp tác với học viên.
6- Phản hồi – Feedback:
Các nhân tố cần xem xét về phản hồi là:
* Học viên cần được kiểm tra thường xuyên để có thông tin phản hồi từ GV.
* Khi học viên được kiểm tra họ phải nhận được thông tin phản hồi về kết quả của mình càng sớm càng tốt.
* Việc kiểm tra cũng có thể bao gồm việc giảng viên thường xuyên đặt câu hỏi với nhóm.
* Tất cả các thông tin phản hồi không bắt buộc phải mang tính tích cực như một vài người nghĩ. Chỉ có khoảng một nửa các thông tin phản hồi là mang tính tích cực, và các thông tin phản hồi tích cực thì hầu như không có tác dụng nếu không có thông tin phản hồi tiêu cực.
* Khi một học viên làm hoặc nói đúng một điều gì đó, hãy thừa nhận điều đó (trước nhóm/cả lớp nếu có thể)
* Chuẩn bị bài giảng của bạn sao cho nó được sự ủng hộ tích cực của học viên ngay từ đầu.
* Tìm ra những người làm đúng cũng như luôn luôn để ý xem ai làm sai.
7- Học chủ động – Active learning:
Các nhân tố cần xem xét về học chủ động là:
* Áp dụng các bài học thực tế trong giảng dạy.
* Đặt ra nhiều câu hỏi trong buổi học
* Có thể dùng một bài đố vui ngắn nhằm giúp học viên luôn chủ động
* Nếu có thể hãy để các học viên thực hành những gì họ đang được giảng dạy.
* Nếu các học viên phải ngồi học trong một thời gian dài mà không được tham gia hay không được hỏi gì về mình thì họ có thể sẽ ngủ gật hay mất hứng thú trong buổi học.
8- Học vận dụng nhiều giác quan – Multi sense learning:
Các nhân tố cần xem xét về học tập vận dụng nhiều giác quan:
* Nếu bạn kể cho học viên về cái gì đó, hãy cố gắng cho họ xem cái đó.
* Cần để cho học viên vận dụng nghiều giác quan để học, nhưng đừng bị kích thích thái quá.
* Khi áp dụng phương pháp học vận dụng nhiều giác quan, đảm bảo rằng giác quan được chọn có thể được vận dụng. Đảm bảo rằng học viên không gặp khó khăn khi nghe, nhìn và cầm những gì bạn muốn.
9- Luyện tập – Exercise:
Các nhân tố cần xem xét về luyện tập là:
* GV càng để cho học viên lặp lại điều gì đó nhiều lần thì học viên gần như nắm giữ được thông tin đó.
* Qua việc đặt các câu hỏi thường xuyên, việc ghi chú không có giá trị cốt lõi
* Thường xuyên tóm tắt vì đây là một hình thức luyện tập khác. Luôn luôn tóm tắt lại vào mỗi cuối buổi học.
* Để các học viên thường xuyên nhớ lại những gì vừa được trình bày.
* Quy tắc luyện tập cũng bao gồm cho học viên làm bài tập.
Kết luận:
Các nguyên tắc này liên quan đến công tác đào tạo & huấn luyện. Chúng được áp dụng trong mọi tình huống khi đào tạo trên phòng học hoặc huấn luyện trên công việc thực tế. Chúng có thể áp dụng cho trẻ em, thanh thiếu niên cũng như người lớn. Sự giảng dạy có hiệu quả cần áp dụng càng nhiều các nguyên tắc này càng tốt, hãy lướt qua các bản nháp để đảm bảo rằng tất cả các nguyên tắc này đã được áp dụng và nếu chúng chưa được áp dụng có lẽ cần phải sửa đổi lại.
| R | Chúng ta đã áp dụng tính mới xảy ra nhiều lần trong suốt buổi học qua việc chia buổi học dài ra thành nhiều đề tài nhỏ. |
| A | Chúng ta đã làm cho tài liệu giảng dạy thích hợp với học viên ngay từ đầu buổi học. |
| M | Chúng ta cho các học viên thây họ có những lí do để ngồi trong lớp học & lắng nghe chúng ta |
| P | Chúng ta áp dụng hiệu quả của sự xuất hiện lần đầu tiên rất nhiều lần trong suốt buổi học cũng như áp dụng tính mới xảy ra. Chúng ta đã chia nhỏ buổi học ra để có nhiều “phần kết thúc”. Lưu ý rằng toàn bộ buổi học áp dụng sự xuất hiện đầu tiên & tính mới xảy ra bằng cách áp dụng phần mở đầu & kết thúc có cấu trúc. |
| 2 | Chúng ta cho phép & khuyến khích sự giao tiếp giữa GV & học viên. Giao tiếp 2 chiều đã được thiết kế đưa vào buổi học. |
| F | Chúng ta cho phép thông tin phản hồi trong suốt buổi học. Sự ủng hộ tích cực cũng đã được đưa vào đầu buổi học để khuyến khích di chuyển & thực hành. |
| A | Cả giảng viên và học viên phải thường xuyên di chuyển & thực hành |
| M | Chúng ta áp dụng việc học vận dụng nhiều giác quan qua việc nghe nhìn và làm. |
| E | Các học viên không chỉ nghe mà còn nhìn, làm & luyện tập. |
Thegioibantin.com | Vina Aspire News
Nguồn: VungtauHR, Jack