10 cách đơn giản để cải thiện giao tiếp nơi công sở

Giao tiếp là một quá trình hai chiều. Nếu bạn muốn cải thiện giao tiếp tổng thể ở nơi làm việc, bạn cần tạo ra không gian để lắng nghe nhân viên của mình.

Giao tiếp là nền tảng của nền văn minh nhân loại. Chúng ta giao tiếp để tìm hiểu thêm về thế giới xung quanh, để chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc của mình với người khác hoặc để làm việc nhóm. Tuy nhiên, thông thường giao tiếp tại nơi làm việc có thể là nguồn gốc của xung đột nội bộ trong khi nó nên là là giải pháp cho các vấn đề. 

Tại sao giao tiếp lại quan trọng ở nơi làm việc?

Giao tiếp tốt là một trong những cách tốt nhất để đảm bảo nhân viên hiểu được những gì bạn mong đợi từ họ. Nó không chỉ giúp mọi người tập trung vào mục tiêu chung của công ty, mà còn giúp xây dựng niềm tin và tạo ra một nơi làm việc thú vị hơn.

Bất kỳ thành viên nào trong đội ngũ lãnh đạo của tổ chức đều phải hiểu tầm quan trọng của việc giao tiếp — và đặc biệt là việc lắng nghe nhân viên. Mọi người trong doanh nghiệp của bạn đều thuộc biên chế bởi vì họ làm tăng thêm giá trị cho nơi làm việc. Nếu họ không nhận được thông tin một cách hiệu quả hoặc họ bối rối trước việc quản lý vai trò của mình hàng ngày, thì không chỉ các kỹ năng của họ bị lãng phí mà còn có khả năng họ sẽ mất đi sự tập trung vào công việc. 

Làm thế nào bạn có thể cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc?

Tin tốt là có vô số cách bạn có thể cải thiện việc giao tiếp ở nơi làm việc, không có cách nào đòi hỏi nhiều tiền bạc hoặc thời gian để thực hiện. Một số liên quan đến việc nghiên cứu cách bạn truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và đưa ra các quy trình chính thức hơn, trong khi những người khác tập trung vào việc tạo ra một môi trường cho phép mọi người giao tiếp cởi mở hơn.

Dành thời gian đối thoại với nhân viên nhiều hơn

Ngay cả khi bạn có chính sách giao tiếp cởi mở thì một số nhân viên sẽ luôn cảm thấy dễ dàng giao tiếp trong môi trường riêng tư hơn, đặc biệt là tại nơi làm việc. Hãy đảm bảo rằng các cuộc đối thoại này diễn ra thường xuyên. 

Bạn không cần phải có một chương trình nghiêm ngặt cho từng cuộc họp đối thoại với nhân viên nhưng bạn nên tập trung vào các ưu tiên hiện tại, đặt mục tiêu ngắn hạn và tìm hiểu xem họ có đủ thời gian, nguồn lực và thông tin để hoàn thành mục tiêu đó không . Điều quan trọng là tạo ra một không gian an toàn cho mỗi và mọi nhân viên để nói lên bất kỳ mối quan tâm nào mà họ có thể gặp phải (về mức độ tham gia, tầm quan trọng của họ đối với công ty hay mức lương) và chia sẻ những ý tưởng dự án mới có thể có giá trị cho một đội nhóm quy mô hơn. 

Lên lịch làm việc và các cuộc họp nhóm hàng tuần

Các cuộc họp nhóm cũng là nơi hoàn hảo để người quản lý thông báo các dự án hoặc chương trình mới, tiến độ thực hiện các mục tiêu của nhóm và bất kỳ điều gì khác có thể liên quan. Hãy dành thời gian vào cuối cuộc họp cho phần Q&A, nơi mỗi nhân viên có thể đặt câu hỏi và nói lên mối quan tâm của cả nhóm. Giao tiếp cởi mở thúc đẩy cảm giác an toàn về tâm lý, tác động tích cực hơn đến văn hóa công ty bạn và doanh nghiệp nói chung.

Tại Workday, các nhân viên bắt đầu tuần mới bằng một cuộc họp nhóm, nơi mọi người đều có chung một mục tiêu mà họ muốn hoàn thành, cùng với bất kỳ dự án nào khác mà họ đang thực hiện. Sau đó, vào cuối tuần, tất cả cùng nhau chia sẻ những thành công và thất bại của mình, tiếp đến là một phiên mở, nơi diễn ra các cuộc thảo luận và chia sẻ kiến thức đến toàn nhóm. Sự cởi mở đó là cơ sở cho quá trình giao tiếp thành công tại nơi làm việc.

Theo dõi Biên bản họp & Đặt mục tiêu công việc rõ ràng

Biên bản họp là không cần thiết trong mọi cuộc họp, nhưng nó đặc biệt hữu ích cho các cuộc họp riêng và các cuộc họp tập trung vào một dự án cụ thể. Thay vì đồng ý về thời hạn và trách nhiệm bằng lời nói, sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu ai đó ghi chú và chia sẻ chúng sau đó. Đảm bảo mọi người đều thống nhất về thông tin nhận được là điều quan trọng — đặc biệt khi việc giao tiếp đang diễn ra bằng các nền tảng trực tuyến và kết nối internet không ổn định có thể khiến kết nối gián đoạn. 

Để giữ mọi thứ công bằng, hãy luân chuyển thư ký cuộc họp. Cũng nên giữ mọi thứ ngắn gọn: giới hạn hồ sơ giao tiếp về việc nhân viên đang làm gì và vào thời điểm nào. Đối với một dự án lớn hơn, cũng có thể hữu ích khi dự đoán trước sự cố phát sinh và hướng giải quyết.

Tạo không gian an toàn cho giao tiếp tại nơi làm việc

 Một trong những cách tốt nhất để tạo tâm lý an toàn là đi đầu bằng cách làm gương. Đặt câu hỏi cho nhân viên của bạn khi có điều gì đó không rõ ràng. Thừa nhận khi bạn mắc lỗi hoặc không có câu trả lời cho mọi câu hỏi từ nhân viên. Với tư cách là người quản lý, bạn cũng cần phải kiểm soát dòng chảy của cuộc trò chuyện và để ý khi các đường dây liên lạc bị chùn bước. Nếu ai đó tỏ ra quá khích hoặc liên tục ngắt lời, bạn cần tạo không gian để tất cả mọi người có cơ hội giao tiếp.

Giải thích lý do cho các yêu cầu đối với nhân viên

Giao cho nhân viên một nhiệm vụ mà không có bất kỳ lời giải thích hoặc thông tin nào về lý do tại sao nó quan trọng hoặc cách nó phù hợp với mục tiêu chung của công ty dễ khiến họ thất vọng. Để công việc của chúng ta có ý nghĩa hơn, chúng ta cần cảm thấy rằng mình đang đóng góp cho một điều gì đó to lớn hơn chính bản thân mình. Là một nhà lãnh đạo mọi người, truyền đạt giá trị đó là một trong những ưu tiên hàng đầu của bạn.

Không phải lúc nào bạn cũng có thể làm cho các nhiệm vụ trở nên ý nghĩa hơn. Đôi khi, đó chỉ là một công việc cần được hoàn thành, hãy minh bạch ở điểm này. Sự trung thực sẽ cho nhân viên của bạn thấy rằng bạn có thể đồng cảm với hoàn cảnh của họ và giúp xây dựng lòng tin. Bằng cách đó, khi bạn cần nhân viên của mình tập hợp lại và làm những công việc không hợp lý hơn, họ sẽ có nhiều khả năng tham gia hơn.

Phản hồi hiệu quả nhất là phản hồi mang tính xây dựng

Nhân viên cần phản hồi để hiểu liệu họ có đang đáp ứng kỳ vọng hay không. Nếu không có một đường dây liên lạc mạnh mẽ — cho dù là một cuộc họp trực tiếp / trực tuyến thông thường — thì bước này có thể gây khó khăn và trở thành một vấn đề. Nếu được truyền đạt không tốt, phản hồi có thể bị coi là một cuộc tấn công cá nhân, nhưng khi phản hồi mang tính xây dựng, nó có thể giúp nhân viên hiểu những gì họ đang làm tốt và những gì cần phải làm để cải thiện. Về lâu dài, mọi nhân viên sẽ coi trọng giao tiếp hiệu quả ở đây.

Giao tiếp là một công việc hai chiều

Với tư cách là người quản lý, công việc của bạn không phải chỉ đơn giản là đưa ra các yêu cầu. Giao tiếp hiệu quả cần phải có hai chiều, nghĩa là yêu cầu phản hồi về ý tưởng của bạn nhân viên bạn, cho người khác cơ hội phát biểu trong các cuộc họp và nỗ lực lắng nghe để đáp lại. Giao tiếp không chỉ là cung cấp thông tin cho nhóm mà còn là việc lắng nghe và tương tác với họ trong bất kỳ tình huống cụ thể nào.

Bạn có thể có một mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp, nhưng việc giao tiếp với từng nhân viên về cách đạt được những mục tiêu đó sẽ mang lại cho họ cảm giác tự chủ và trách nhiệm hơn. Cho phép nhân viên của bạn truyền đạt suy nghĩ của họ cho toàn nhóm và các nhà quản lý sẽ giúp họ gắn kết và có trách nhiệm với các mục tiêu này hơn.  

Giao tiếp với nhân viên ở cấp độ cá nhân

Giao tiếp không chỉ là đảm bảo những người phù hợp trong tổ chức của bạn có thông tin phù hợp mà còn là việc có thể kết nối với mọi người. Bạn không thể ca ngợi những phẩm chất của việc giao tiếp trong một cuộc họp và sau đó ngay lập tức nhốt mình sau bàn làm việc.

Hãy dành thời gian với các đồng nghiệp của bạn bên ngoài môi trường làm việc có thể giúp xây dựng tình bạn thực sự, từ đó có thể giao tiếp trung thực hơn và một môi trường làm việc thú vị và hỗ trợ hơn nhiều.

Đảm bảo nhóm của bạn có thể cung cấp phản hồi bí mật

Bằng cách cung cấp cho nhóm của bạn phương thức gửi phản hồi bảo mật, nó mang lại cho bạn cơ hội khám phá các vấn đề tiềm ẩn đang ảnh hưởng đến nhân viên của bạn và cả doanh nghiệp nói chung, dưới tư cách là một nhà quản lý. Vì càng có nhiều thông tin, bạn càng có thể đáp ứng nhu cầu của từng nhân viên. Và cách duy nhất để thu thập thông tin là lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp.

Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi nỗ lực nhất quán

Thông thường, giao tiếp hiệu quả chỉ tập trung vào việc tạo ra một môi trường mà mọi người đủ thoải mái để thể hiện những gì họ thực sự đang nghĩ, thử thách các ý tưởng và đặt ra những câu hỏi có vẻ ngốc nghếch. Các nhà quản lý cần làm gương cho nhóm của họ và toàn công ty bằng cách thể hiện ý nghĩa của việc trở thành một người giao tiếp tốt. Điều đó có nghĩa là thực hành kỹ năng lắng nghe tốt, tạo cơ hội cho nhân viên phát biểu, đặt ra các kỳ vọng rõ ràng và cung cấp phản hồi thường xuyên.

>> Xem thêm: Sau 2 năm work from home – cần làm gì để người lao động không “mất lửa”

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam