Làm thế nào để chào đón nhân viên mới khi phải làm việc từ xa?

Quá trình chào mừng người mới luôn là một yếu tố quan trọng trong sự thành công của việc tuyển dụng. Hãy tạo cho những nhân viên cảm giác được quan tâm, nhờ đó họ sẽ có động lực để đóng góp hơn trong tương lai. Còn nếu không, những nhân viên tiềm năng này sẽ có thể ra đi bất cứ lúc nào, và dành thời gian và tài năng của họ ở một nơi xứng đáng hơn.

Có một tin tốt là bạn không cần phải thực hiện một quy trình chào đón quá chỉn chu. Và bạn cũng không cần phải liên tục thay đổi quá trình này (trừ khi nó là bắt buộc và cần thiết). Thay vào đó, hãy làm theo 5 phương pháp đơn giản nhưng đầy hiệu quả sau.

Chỉ là thay đổi địa điểm làm việc thôi!

Mục tiêu của việc giới thiệu thành viên mới vẫn giữ nguyên như khi đi làm trực tiếp:

• • Giúp họ làm quen với sứ mệnh và giá trị của công ty
  • Làm cho họ cảm thấy được chào đón
  • Kết nối họ với sếp cũng như đồng nghiệp cũ 
  • Cung cấp đầy đủ thiết bị và công cụ làm việc cần thiết

Hãy nhớ rằng rằng giờ đây bạn đang bị giới hạn trong cách trao đổi trực tiếp, nhưng thông qua Zoom thì việc này không còn là vấn đề nữa. Các nền tảng Webinar, những video về quy trình làm việc được chuẩn bị trước, cũng như các ứng dụng giao tiếp hiện đại như Slack và Workplace của Facebook giúp quá trình này đơn giản hơn bao giờ hết.

Hãy xem như mình cũng là một người mới

Hãy đặt mình vào vị trí của nhân viên mới trước khi bạn vạch ra quy trình chào đón họ. Để xem sau khi được tuyển dụng, họ muốn biết gì, làm gì và học gì trong vòng 30 ngày đầu tiên? 60 ngày? 90 ngày?

Thay vì phải tạo một checklist và buộc họ phải hoàn thành từng việc cần làm, hãy gửi họ danh sách những lợi ích khi làm ở công ty và để họ tự mình tìm hiểu trước. Ngoài ra, cung cấp các video về các buổi đào tạo, và đề xuất hoàn thành những nhu cầu của họ. Do hạn chế trong việc gặp gỡ trực tiếp mọi người, ban nhân sự nên điều hướng để họ làm quen với công nghệ mới và dành thời gian hướng dẫn họ làm sao sử dụng chúng. Cái họ cần lúc này không phải một chiếc bút để đánh dấu vào checklist có sẵn mà là một người hướng dẫn có tâm.

Hãy đảm bảo đáp ứng những gì mà người mới mong đợi trong quá trình chào đón ban đầu. Sau đó, các nhà lãnh đạo nhân sự và người quản lý trực tiếp có thể tạo các chuỗi huấn luyện tương tác thường xuyên. Điều đó sẽ giúp những người mới cảm thấy được chào đón và xem trọng.

Đơn giản hóa văn hóa làm việc

Như chúng ta đã biết, để hòa nhập văn hóa công ty với thói quen làm việc từ xa của người mới là điều không hề đơn giản. Họ có thể không thích nghi kịp theo văn hóa hiện hữu nơi tổ chức, nhưng ít nhất hãy khiến họ cảm thấy mình là một phần của các giá trị, sứ mệnh của công ty.

Có một cách rất hay đó là hãy giới thiệu cho người mới một “đại sứ văn hóa”, người mà họ có thể trò chuyện, trao đổi về những điều không được đề cập đến trong hợp đồng chính thức – chẳng hạn như thời gian nghỉ, hay các hoạt động tình nguyện xã hội, cũng cách tận dụng chúng.

Một chiến thuật khác khá hay do Karen O’Neill, Giám đốc Phát triển tại Facebook nghĩ ra: Họ có truyền thống về việc giao thoa văn hóa đào tạo nhân viên mới thông qua việc tham gia nhiều ban ngành trong một tổ chức, điều này sẽ giúp họ tạo sự kết nối và thu thập kinh nghiệm từ những người cũ. Giờ đây, bộ phận Nhân sự đã thay đổi . Họ thiết lập các họp online và sử dụng các ứng dụng dành cho những người mới nhằm giúp họ tiếp cận, được đào tạo và chia sẻ kinh nghiệm từ nhiều khía cạnh khác nhau.

Duy trì kết nối, tạo lập giao tiếp

Ban nhân sự có thể gặp hạn chế trong giao tiếp với những người mới trong một bối cảnh trực tuyến như này. Một công việc mới luôn bắt đầu những điều không chắc chắn. Hãy tưởng tượng họ làm điều đó mà không có hướng dẫn nào, thật tệ biết mấy! 

Do đó trách nhiệm cũng như nghĩa vụ của nhà tuyển dụng là phải giữ kết nối với họ, thông qua email, các cuộc hội thoại video trực tuyến. Cố gắng giúp họ đảm bảo được các yếu tố thực tế như: những gì cần phải học hoặc hoàn thành và cách thực hiện nó. Đồng thời về khía cạnh xã hội, tạo lập các mối quan tâm và chú ý hơn đến cảm xúc của họ.

Tốt hơn nữa, mỗi ngày hãy thiết lập một lịch trình để những người mới có thể tiếp xúc với ít nhất hai đồng nghiệp khác nhau. Đó có thể là người từ ban nhân sự, quản lý, cố vấn, đại sứ văn hóa, bạn bè đồng nghiệp. Đây là một cách rất hiệu quả để họ biết họ đang làm việc cho ai, cũng như hình thành các mối quan hệ làm việc lâu dài nơi tổ chức.

Tối ưu hóa những “feedback” tích cực

Giống như hầu hết các yếu tố liên quan đến nhân sự, việc tham gia quá trình chào đón trực tuyến sẽ cần tiến triển như ở nơi làm việc. Bạn sẽ muốn làm cho nó hiệu quả hơn và phù hợp với nhu cầu kinh doanh theo thời gian. Vì vậy, bạn sẽ cần phải bao gồm những đánh giá tích cực để nhận xét quá trình này. Tìm hiểu xem những người mới tuyển dụng nghĩ gì sau khi họ đã bắt đầu thích nghi với công việc, không còn là “ma mới” nữa.

Ví dụ, tại LinkedIn, ban nhân sự tổ chức cho các “ma mới” đã “tốt nghiệp”  tham gia vào một cuộc khảo sát trực tuyến ngắn, nơi họ đánh giá các phần khác nhau của chương trình chào đón và đưa ra nhận xét. Các nhà lãnh đạo cũng theo dõi các nhóm người mới cụ thể bằng cách trò chuyện thân mật về những điều mà nhân viên thích, không thích và cần cải thiện trong thời gian tới.

Theo HR Insider, trước khi là một nhân viên lâu năm thì ai cũng từng là những “ma mới”, cũng biết ngỡ ngàng khi mới bước chân vào một môi trường làm việc lạ lẫm. Các ban nhân sự, những người giám sát quá trình này cần phải liên tục cải thiện chất lượng chào đón nhân viên cũng như hiểu rõ hơn về những cảm giác mà họ sẽ trải qua. Chỉ có như vậy, những người mới này mới toàn tâm toàn ý phục vụ cho sứ mệnh và nhiệm vụ của công ty, tổ chức ấy.

>>> Xem thêm: Đọc vị tâm lý người phỏng vấn

— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam